Автоматизация адаптации и развития сотрудников в компании Фортум

В этом кейсе мы рассмотрим не только адаптацию новых сотрудников, но и развитие тех, кто переходит или готовится перейти на новую должность, а также тех, кто включается в план преемственности.

Проект выполнен компанией Глобэкс АйТи на базе Websoft HCM.

О компании

Fortum – надежный партнер российской энергетики. Компания является ведущим производителем и поставщиком тепловой и электрической энергии на Урале и в Западной Сибири.

Задачи проекта

• Автоматизировать обучение новых сотрудников
• Автоматизировать обучение сотрудников, переведенных на новую должность
• Автоматизировать сбор потребностей в развитии преемников («дублеров») и назначать обучение согласно плану преемственности

Что сделали

• Разработали типовые программы развития по должностям.
• Создали простой и понятный интерфейс для работы с планами обучения, в котором могут разобраться даже сотрудники, имеющие минимальный опыт работы с компьютером. 
• Создали интерфейс для руководителей, позволяющий отслеживать процесс выполнения планов в реальном режиме времени, оперативно определять типовые должности, по которым отсутствуют преемники, и формировать планы развития.

Как все работает 

• Весь процесс обучения по плану реализован на Портале: сотрудники проходят курсы, тесты, участвуют в мероприятиях, выполняют задания руководителя. 
• Сотрудники получают рекомендованный план обучения по текущей должности или по типовой должности, на которую предполагается развитие. 
• Администраторы кадрового резерва и наставники выполняют мониторинг обучения, завершают задания плана, принимают решение по выполнению самих планов обучения.

Назначение планов обучения реализовано тремя способами: 

1. С помощью агентов, которые запускаются автоматически при наступлении определенного события. Один раз в сутки назначаются планы обучения исходя из типовой должности сотрудника.
2. Вручную администраторами кадрового резерва по группе сотрудников.
3. Руководителем с помощью интерфейса Портала. 

Руководитель может готовить сотрудников на собственную должность, а также на подчиненные ему должности: 

• На странице подразделения все должности представлены согласно иерархии подчинения оргструктуры компании. 
• При нажатии на круг, обозначающий должности, руководитель видит текущий список сотрудников, которые развиваются на данную должность в данном подразделении (дублеров), если они уже были добавлены ранее, а также поле для выбора новых сотрудников. 
• Выбранные сотрудники получат уведомление, которое они могут подтвердить или отклонить. В случае подтверждения для них автоматически будет создан план обучения.
•  Сотрудники группы «Администраторы кадрового резерва» получают уведомление о создании нового плана со ссылкой на страницу формы ИПР. 

Таким образом, для ключевых должностей формируются списки дублеров. Дублер – это опытный сотрудник компании, который развивается на заданную типовую должность по заданной программе для возможности замещения в перспективе той должности, на которую развивается. 

Обучение

• Сотрудник обучается согласно своему плану. Учитывается история обучения по каждому сотруднику: если учебные события уже были ранее пройдены, то они будут отмечены как выполненные. 
• Сотрудники также получают напоминания о сроках заданий.
• Наставники видят планы обучения и могут согласовать каждую задачу.
• Все планы обучения завершаются через задание  «Очное собеседование». На этом этапе администратор кадрового резерва указывает статус («Выполнен успешно»/ «Выполнен неуспешно»), фактическую дату выполнения и комментарий.

Отчеты

В проекте Фортума реализовано множество различных отчетов по обучению. Они позволяют выполнять мониторинг планов обучения всей компании.

Все планы обучения представлены в виде диаграмм на странице «Отчет по обучению». Диаграммы отображают данные по уровням в формате иерархии: по организации, по филиалам, по станции и по цеху.

Каждый уровень позволяет:

• сформировать данные по фильтру «Дублер» и периоду обучения;
• экспортировать данные со страницы в файл Excel;
• открыть подробный список планов обучения с ФИО и процентом выполнения плана;
• открыть аналитику развития сотрудников на типовые должности.

Есть также ряд дополнительных отчетов, которые помогают выполнять мониторинг планов обучения: отчет по активным задачам, по развитию карьеры, отчет для отбора потенциальных кандидатов на вакантную должность.

В результате

• Автоматизирован процесс обучения новых сотрудников и сотрудников, переведенных на новую должность.
• Сократились трудозатраты администраторов кадрового резерва на сбор задач по развитию дублеров.
• Автоматически формируются планы развития дублеров.
• Руководители, администраторы и наставники оперативно получают информацию по процессу адаптации и развития сотрудников.