Как в компании «Магнит» работают над созданием функционального и удобного портала

В компании «Магнит» переделка личного кабинета сотрудника привела к масштабному редизайну и обновлению портала, реализованного на платформе Websoft HCM. Перед инициаторами проекта стоят амбициозные задачи — улучшить функциональность сервиса, чтобы сделать его более удобным и понятным для пользователей. Первые шаги по переработке и реализации основных разделов уже сделаны. 

«Магнит» является одной из ведущих розничных сетей в России по торговле продуктами питания, лидером по количеству магазинов и географии их расположения. Компания представлена в более 3 800 населенных пунктах, ежедневно магазины компании посещают почти 13 миллионов человек. «Магнит» работает в мультиформатной модели, которая включает в себя магазины у дома, супермаркеты, аптеки и магазины дрогери. На 30 июня 2021 года компания насчитывала 22 344 торговые точки в 67 регионах России. Участниками кросс-форматной программы лояльности сети являются более 50 млн человек.

С чем столкнулись 

В компании столкнулись с тем, что пользователи испытывают определенные трудности с навигацией на портале и в целом с его использованием. Подтверждением тому были их частые обращения (в совокупности по несколько тысяч в месяц) в техподдержку и к организаторам обучения.

Инициаторы проекта задались масштабной целью — переработать портал так, чтобы он был удобным и интуитивно понятным для пользователей. Чтобы сотрудники, заходя на главную страницу, сразу понимали, в какие разделы им переходить и что делать. Все переработки интерфейса, в том числе дизайна, и вся реструктуризация нацелены именно на это. 

Масштаб проекта

Портал нацелен на всех сотрудников компании – 300 000 человек. Портал доступен пользователям с любого устройства, у которого есть выход в интернет, в том числе с домашнего компьютера.

Немного об обучении в компании 

Чему обучают 

• Строго регламентированное государством обучение технологиям, связанным с безопасностью и охраной труда. 
• Вводное обучение и другая тематика в соответствии с внутрикорпоративными требованиями. 

Частично обучение реализуется на другой платформе, но компания на пути полного перехода на Websoft HCM.

Как создаются курсы 

В компании используются различные типы курсов: классические слайдовые, тренажёры, лонгриды, видеоролики, презентации, памятники в формате pdf и другие. Около 80% обучающего контента в «Магните» делают сами, часть закупают, часть отдают на производство на аутсорсинг. 

Как это работает 

Новый личный кабинет

Его обновление инициировало всю дальнейшую переработку портала. Новый личный кабинет включает информацию о самом пользователе и статистике его обучения.

Раздел Мое обучение

Раздел включает все, что касается обучения сотрудника: курсы, тесты, мероприятия, программы обучения, опросы и так далее. Здесь же реализован функционал рекомендуемого обучения: система подсказывает, какие курсы, тесты и опросы рекомендуется пройти сотруднику в рамках его должностной позиции. 

Раздел Моя команда 

Благодаря интеграции с 1С и корпоративной системой кадрового учета на портал «подтягиваются» данные о сотрудниках: ФИО, должность, подразделение, мобильный телефон, электронная почта. Через Websoft HCM в раздел загружается фотография сотрудника. Здесь руководитель может посмотреть краткую статистику по обучению своих подчиненных, более детальную статистику по прохождению ими программы адаптации и текущих электронных курсов. 

Каталог обучения

В разработке находится страница на портале, где будут собраны все доступные для самообучения материалы. Это полностью кастомное решение, для реализации которого в компании создали систему категорирования материалов: по типам (электронные курсы, видеокурсы, слайдкурсы и т.д.), по формату обучения, тематическое тегирование, поиск полнотекстовый и по заголовкам, по блокам описания, по бизнес-направлениям: для розницы, логистики и так далее. В Каталоге обучения также реализована функция рекомендованного обучения, которое управляется централизованно корпоративной академией.

Уведомления 

Пока в компании реализованы стандартные уведомления сотрудников об обучении, но также будут создаваться кастомные. Основные каналы уведомлений сейчас это: 

• Электронная почта. 
• «Колокольчик» на портале. 
• Пуш-уведомления через мобильное приложение. 

Интеграция портала с чат-ботом 

В портал встроен консультативный чат-бот, с помощью которого сотрудники могут узнать, где найти искомые материалы, как решить проблему с их поиском, доступом к ним и так далее. 

Итоги и результаты 

• Портал стал более прозрачен, понятен, клиентоориентирован. 
• Как результат — снижение в разы количества обращений пользователей в техподдержку и к организаторам обучения. 
• Знания компании сохраняются на портале и систематизируются с помощью каталога обучения. 
• Высокая информированность пользователей о корпоративном обучении в целом. 

Планы и перспективы 

• Развитие личного кабинета. Пока это в основном справочно-информационный раздел, но в планах инициаторов проекта развитие его функциональной нагрузки. 
• Рекомендации обучения. Раздел, который планируется развивать дальше с точки зрения социальных функций в соответствии с текущими трендами (в перспективе коллеги смогут рекомендовать материалы друг другу). 
• Удобный и понятный поиск необходимых материалов. Пользователи не всегда знают, что конкретно они ищут, поэтому для них предстоит доработать поиск по одному-двум ключевым словам. Также в работе создание системы тегирования  и дополнительных различных фильтров, что в целом приведет к реализации удобного интерфейса для поиска учебных материалов, доступных для самообучения и саморазвития. 
• Развитие раздела корпоративной академии, где будут представлены все новости и полезная информация об обучении в компании, а также создание подраздела Корпоративная академия в лицах (информация обо всех сотрудниках, причастных к обучению, с контактными их данными, к кому можно адресно обратиться по вопросу обучения по конкретному направлению). 
• Календарь мероприятий. В связи с пандемией число очных обучающих мероприятий в компании было сведено на «нет», но с учетом послаблений соответствующая деятельность возрождается, а значит, становится актуальным развитие функционала календаря.
• Создание каналов обратной связи. В компании будут отслеживать качественные показатели реализации проекта через опросы: насколько пользователям стало удобней, понятней, приятней пользоваться новой версией портала по сравнению с предыдущей.
• Редизайн. В планах компании также улучшение дизайна портала, что сделает его еще более удобным для пользователей.