Платформа Websoft HCM в сети розничных магазинов «Магнит»

Елена Фабер, директор корпоративной академии розничной сети «Магнит», рассказала порталу TAdviser об опыте создания в большой территориально распределенной компании эффективной высокоавтоматизированной системы обучения сотрудников и управления развитием человеческого капитала.

- Уйти от ручного учета

- Обеспечить доступность обучающего контента в масштабе сети «Магнит»

- Консолидировать данные и собирать отчетность

- Интегрировать разные системы и сформировать микросервисную структуру

- Сочетать кастомные разработки и готовые решения

 

Читайте обо всем этом в интервью.

Елена, какие задачи в области обучения и развития персонала торговой сети решаются с помощью цифровизации и автоматизации?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Я вижу три основных направления, в которых автоматизация имеет решающее значение. Первое – это управление обучением. Полтора года назад перед нами стояла задача - уйти от ручного учета. Назначение мероприятий, уведомления, отправка анкет, сбор обратной связи, назначение наставников — все это необходимо было в максимально возможном объеме перевести в автоматический режим. Второе важное направление - доступность обучающего контента. И третье - аналитика и отчетность. У нас ведь работает 316 тыс. сотрудников, и нам нужна серьезная координация внутренних процессов. Мы чувствуем серьезную потребность в работе с данными, которыми обладает компания, с тем, чтобы принимать решения на основании их глубокого анализа.

Если говорить о других направлениях HR, то совершенно естественно, что управлять компанией такого масштаба, как наша, без автоматизированных процессов в подборе, оплате труда, в области HR-аналитики, в кадровом делопроизводстве, просто невозможно. Поэтому большое количество проектов автоматизации HR у нас идут параллельно.

Обеспечить доступность обучающего контента в масштабе сети «Магнит» - это нетривиальная задача?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Совершенно верно. Здесь решающее значение имеют два аспекта. Во-первых, необходимо обеспечить многообразия каналов доставки контента. Например, мобильное обучение - это канал доставки контента для тех сотрудников, которые работают в магазинах и у которых очень ограниченный доступ к ПК. А портальная версия обеспечивает возможность зайти на платформу с устройства вне корпоративной сети. Такой набор каналов обеспечивает возможность сотрудникам учиться в любое время и в любом месте.

Важна также техническая оснащенность пользователей на рабочем месте. Ведь недостаточно просто что-то автоматизировать. Нужно еще создать такую инфраструктуру, которая позволит сотрудникам свободно этим пользоваться. И нужна постоянная поддержка пользователей.

Такую инфраструктуру обеспечивает платформенное решение WebSoft HCM?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Платформа Websoft HCM – это ядро, которое используется для основных процессов. Также мы осуществили интеграцию платформы с нашей ERP-системой, наладили прямой онлайн-поток данных о сотрудниках: как только человек принимается на работу, мы его сразу видим в своей системе, автоматически назначаются программы обучения в соответствии с должностью, автоматически запускается процесс наставничества. Каждый шаг мониторится, все этапы видны в отчетности, которая консолидирует данные по всей стране. Все это базовые процессы, это основа.

Есть много других процессов, которые более специфичны и требуют дополнительных доработок. Мы создаем такую архитектуру, в которой можем докупать, брать с рынка определенные решения. Таким образом, у нас сложилась микросервисная структура в обучении: вокруг ядра, основы, появились «планеты», которые так или иначе помогают нам решать те или иные нужные задачи в области обучения и развития персонала.

Открытость системы - это очень важный аспект технологического решения. Насколько часто или в каком объеме происходят собственные доработки дополнительно к ядру?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Платформа WebSoft дает много свободы. Она и задумывалась как своеобразная «песочница», где каждая компания может самостоятельно дорабатывать систему под свои бизнес-процессы. Это плюс, потому что у каждой компании свои уникальные процессы.

Мы кастомизируем платформу в большом объеме, дорабатываем все так, как нам необходимо. Но нужно учитывать, что это требует достаточно много внимания и усилий. Нужна команда, нужны тестирования, нужны пилотные проекты.

С коробочными решениями проще?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Коробочные решения имеют свои преимущества, скажем, нет необходимости думать о доработках и апгрейдах. Однако такие готовые решения всегда нужно проверять на совместимость с бизнес-процессами компании. Думаю, здесь должен быть некий правильный симбиоз: нужно сохранять возможность кастомизации, но при этом использовать как можно больше готовых решений, которые учитывают требования рынка. Мир очень быстро совершенствуется, и при правильном открытом взаимодействии вендоров и компаний можно многого добиться, создавать коробочные продукты, которые будут востребованы клиентами.

Много ли персонала задействовано в техподдержке? Можно ли автоматизировать их работу?

ЕЛЕНА ФАБЕР: У нас в ИТ есть команда развития и поддержки. Она небольшая, мы достаточно много привлекаем внешних ресурсов. В условиях текущих изменений — рынок развивается, опыт пользователей меняется — мы можем прогнозировать свои доработки на год, не больше. Основу мы заложили, и теперь для нас важно ускорять все доработки, и здесь мы часто привлекаем внешние ресурсы, чтобы параллельно решать постоянно возникающие задачи.

Каков масштаб внедрения платформенного ядра?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Масштаб огромный. Для сравнения: доля онлайн-обучения через платформу в 2019 г. у нас составляла 19%, а сегодня — 98%. Споры о качестве дистанционного обучения продолжаются, но нельзя рассматривать такое обучение как отдельно взятый процесс. Оно всегда должно быть частью системы. Мы можем дать теорию онлайн, а дальше люди должны учиться на практике применять полученные знания. Онлайн-обучение будет работать, если оно включено в общую систему обучения и напрямую связано с практическим применением знаний и навыков, например через наставничество, работу с тьютором, проектную деятельность.

По Вашим сведениям, что в этой технологической системе наиболее значимо для сотрудников компании?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Доступность! Самое главное — доступность. Это первый результат, который дает цифровизация и автоматизация процессов: доступность контента и доступность статистики, возможность измерения. Вы не сможете нормально управлять процессами, если у вас нет корректно сформированной системы аналитики внутри платформы.

Какие советы Вы можете дать компаниям, которые задумываются о внедрении HCM-платформы? Можете указать «грабли», которые разу стоит обойти стороной?

ЕЛЕНА ФАБЕР: Если говорить о цифровизации в обучении и развитии, в первую очередь, надо обеспечить техническую возможность воспользоваться новыми каналами доставки контента: легкий и простой способ получения доступа (пароль) к каналу, необходимая емкость интернет-каналов, наличие ПК на рабочих местах, обеспечение гарнитурами и веб-камерами.

Кроме того, при внедрении каких-либо ИТ- решений необходимо наладить очень хорошие взаимоотношения с ИТ и с информационной безопасностью. Это очень важно - вы должны заранее понимать, какие решения будут конфликтовать между собой, а какие - нет. Информационная безопасность сразу внесет свои коррективы, подскажет, как избежать рисков, либо максимально их снизить. При наличии хорошей коммуникации с этими департаментами вы легко и качественно сможете настроить свои процессы.

Еще надо всегда помнить о том, что недостаточно просто получить, купить, интегрировать, «завести» решение как машину. Нужно учесть всю историю, связанную с его будущей поддержкой. Кто будет поддерживать эту систему? Какие линии поддержки должны быть и где они будут базироваться? На какое количество пользователей в ближайшие 3-5лет ориентируется система? ИТ-инфраструктура: через облако или на своих серверах? Кто будет далее развивать эту систему? Сколько это стоит? Сколько нужно дополнительных ресурсов на поддержку? Сколько нужно ресурсов на разработку?

Очень много вопросов! Как в них не запутаться?

ЕЛЕНА ФАБЕР: На этот счет – последний и главный совет. То, что на бумаге выглядит красиво и здорово, на деле не всегда взлетает: возникает много ограничений, барьеров, из-за которых невозможно нормально использовать продукт. Нужно пилотировать. Только после запуска пилота можно принимать решение о внедрении. Мы пилотируем все.