Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Автоматизация процедуры оценки целей и компетенций в группе «ИЛИМ»

В этом кейсе мы расскажем о проекте по автоматизации регулярной процедуры оценки для группы Илим - лидера целлюлозно-бумажной промышленности России и одного из ведущих отраслевых игроков в мире.

Этот проект выполнен на платформе Websoft HCM нашим партнером - компанией Глобекс АйТи.

Цель проекта - разработка автоматизированной версии комплексной регулярной процедуры оценки (состоящей из оценки компетенций, оценки целей и ИПР) в которой принимают участие все сотрудники компании.

За основу при реализации проекта была взять "коробочная" функциональность Websoft HCM, которая было доработана и настроена с помощью встроенных инструментов разработки платформы.

Что было сделано

  • Разработан «Личный кабинет оценки», выводимые в нем разделы зависят от роли сотрудника в проводимой процедуре.
  • Разработана и настроена единая процедура оценки, включающая в себя оценку компетенций, оценку целей и ИПР. Раннее у клиента проводились две разные процедуры оценки.
  • Разработаны отчеты, по каждой из форм процедуры, отчеты по управлениям и регионам с графическим отображением данных, а также отчет мониторинга прохождения процедуры.
  • Настроена выгрузка функциональных руководителей, директоров филиалов, HR ответственных по регионам в карточку сотрудника.
  • Настроена отправка уведомлений, согласно документообороту, при переходе плана на следующий этап и отправка уведомлений-напоминаний на каждом из этапов согласования и заполнения.
  • Разработаны процессы по присвоению профиля компетенций каждому участнику процедуры, по замене руководителей в планах оцениваемых при изменениях их подчиненности.
  • Разработаны печатные формы.

Описание бизнес-процесса

Ежегодная оценка персонала позволяет оценить результативность работы сотрудников, уровень квалификации и наметить перспективные направления для развития профессиональных качеств, что в свою очередь повышает успешность и конкурентоспособность компании. Автоматизация процесса оценки персонала позволяет сократить трудозатраты на обработку и анализ полученных данных.

Для заказчика была важна возможность просмотра форм оцениваемых не только функциональными и матричными руководителями, но и сотрудниками HR. Кроме того доступ к формам должен был быть у директоров филиалов на заключительных этапах проводимой процедуры. Для реализации этих требований в системе был разработан «Личный кабинет». Ссылка на него расположена на главной странице портала.

Личный кабинет участника оценки

Личный кабинет представляет собой удобный и простой интерфейс, как для оцениваемого и его руководителей, так и для представителей HR отдела и директоров филиалов. В зависимости от роли сотрудника в процессе оценки в «Личном кабинете» отображается разный набор разделов. 



  •  В разделе «Мои формы» отображаются формы оцениваемого, которые он должен заполнить или ознакомиться с результатом оценки руководителя. 
  •  Учитывая специфику подчиненности в организационной структуре заказчика помимо непосредственных руководителей у некоторых работников имеются «матричные» руководители. Матричный руководитель участвует в согласование форм оцениваемого и имеет доступ к его анкетам на всех этапах процедуры. Руководители могут ознакомиться и согласовать формы своих подчиненных сотрудников в разделах «Формы (матричных) подчиненных на согласование» и «Формы (матричных) подчиненных на заполнение». 
  •  «Формы директора» - раздел, который будет отображать формы оцениваемых сотрудников на заключительных этапах процедуры. Директор может зайти в формы конкретных сотрудников и ознакомиться с содержимым или скачать итоговый файл, включающий все формы сотрудника, а также отправить замечания или рекомендации непосредственному руководителю оцениваемого (нажав конверт в столбце «Обратная связь»).
  • Раздел «Формы HR» предназначен для работы с данными ответственного от HR отдела.  Важной особенностью является то, что у руководителей или HR представителей со множеством сотрудников в разделе нет необходимости искать ФИО сотрудника в дереве оценки, разворачивая все этапы процедуры для отображения. В разделе можно воспользоваться поиском «в режиме реального времени» или каким-либо из фильтров для отображения конкретной информации. 
  • Число, отображаемое на одном из разделов личного кабинета у оцениваемого сотрудника, непосредственного и матричного руководителя, является индикатором того требуется ли какое-то действие от руководителя сейчас? То есть нужно ли ему заполнение формы, если сотрудник является оцениваемым, или согласование, если сотрудник является руководителем. 
  • Раздел «Отчеты по оценке» доступен руководителям и HR представителям - в нем содержатся отчеты, касающиеся активных процедур.
  • Раздел «Архив» содержит перечень всех процедур, проводимых в системе.

Процедура оценки

Автоматизированная процедура оценки включает постановку целей и оценку компетенций. На портале процедура оценки состоит из 4 форм, которые заполняются сотрудником последовательно.

Процедура оценки во времени разделена на 3 периода. 

  1. В первый период определяются цели, дается оценка собственных компетенций, определяются слабые и сильные стороны, исходя из этих данных сотрудник составляет индивидуальный план развития. ИПР и поставленные цели согласовываются руководителем, на этом первым блок процедуры завершается. 
  2. Второй блок включает полугодовой пересмотр целей и корректировку статусов по индивидуальному плану развития. 
  3. Третий блок заключительный включает оценку сотрудником, затем, руководителем поставленных и уже выполненных целей, актуализацию статусов по индивидуальному плану развития. 

В каждом периоде блока реализован электронный процесс согласования, состоящий из 3-х этапов:

  1. Самооценка сотрудника
  2. Согласование матричного руководителя (если есть).
  3. Согласование непосредственного руководителя.

При отправке формы на согласование руководителю, возврата на доработку оцениваемому или согласование/оценки плана система отправляет уведомления о необходимости заполнить, согласовать или оценить форму. Настроена процедура для отправки уведомлений-напоминаний за определенный срок до окончания процедуры тем, кто еще не заполнил необходимые данные.

Переход в формы осуществляется из «Личного кабинета» раздела «Мои формы». На первом этапе «Подтверждение оценивающего руководителя и личных данных» есть возможность отправки сообщения об ошибках в личных данных сотрудника. Письмо отправляется ответственному HR по региону, в котором находится сотрудник. Такая система уведомлений позволяет HR сотруднику оперативно вносить правки в формы.

Форма «Постановка целей»

Форма постановки целей учитывает методику SMART. Выделены 4 перспективы, к каждой из которых указываются цели; приоритет определяет столбец «Вес»; «Ключевой показатель эффективности» определяет качественную оценку исполнения. 

Данная часть процедуры оценки позволяет определить конкретные цели работника компании, желаемый результат, период, в который необходимо достичь результата. Совместное с руководителем определение целей позволяет расставить приоритеты в деятельности на предстоящий год, повышает эффективность и увеличивает вклад сотрудника в реализацию целей компании.

 В зависимости от этапа процедуры появляются дополнительные столбцы для заполнения оцениваемым или его руководителем. 

Форма «Оценка компетенций»

В основе оценки компетенций сотрудника используется модель «Ломингер». Имеется 4 профиля компетенций, определяемые по уровню должности. Сотрудник заполняет самооценку по личностным компетенциям. Руководитель помимо личностных компетенций оценивает еще и лидерские компетенции сотрудника. При необходимости сотрудник или руководитель может указать дополнительные компетенции и дать по ним оценку. 



Оценка компетенций позволяет определить сильные и слабые стороны работника, соответствие занимаемой должности и ведет к оптимизации кадровой политики компании. Данная форма непосредственно связана со следующей формой «Индивидуальный план развития». 

Форма «Индивидуальный план развития»

Считается, что наиболее эффективно разрабатывать цели сотрудника совместно с руководителем, поэтому в процедуре предоставляется возможность сотруднику описать цели своего профессионального развития. Руководитель согласовывает или дает рекомендации для корректировки плана.

В форме предусмотрена выгрузка ИПР прошлого года, если оцениваемый принимал участие в предыдущей процедуре оценки. После заполнения формы «Оценка компетенций» в форме отображаются слабые и сильные стороны оцениваемого. Описанные возможности позволяют проанализировать имеющуюся информацию до составления плана развития сотрудника. В результате план создается исходя из потребностей работника в развитии, с учетом мнений руководителей, результата самооценки компетенций и данных о выполнение плана прошлого года.


В форме доступна для скачивания заявка на обучение установленного образка компании, что помогает автоматизировать процесс подачи заявок на обучение. Для добавления доступны области развития и компетенции для развития. Указываются способы развития в процентном соотношение 70%-20%-10%. В зависимости от выбираемой компетенции для развития выводится набор к ней привязанных тренингов и электронных курсов. В этой же форме указывается желаемый уровень владения английским языком и планируемые стажировки.

Индивидуальный план развития является взаимовыгодным, как для работника, так и для компании. Поэтому заказчик уделяет особое внимание данной форме. 

Форма «Профиль и карьера»

Данная форма хранит информацию об образовании работника, об опыте работы до трудоустройства в компанию и в ее стенах. Здесь же хранятся данные о финальных оценках оцениваемого в прошлых процедурах. 

Отчеты

Автоматизация процесса оценки персонала не имеет смысла без аналитических отчетов. В рамках проекта в системе был настроен набор отчетов. Все отчеты доступны на HR-портале, для тех сотрудников, которые имеют права доступа к ним. Пользователи отчетов видят только ту информацию, которая относится к их зоне ответственности. Таким образом решен вопрос с защитой конфиденциальной информации. 

Отчет по этапам процедуры

Данный отчет помогает отслеживать ход прохождения оценки, анализировать, какой процент респондентов заполнил и согласовал формы. Формирование отчета возможно, как на портале, так и в приложение администратора системы.

 Отчет по постановке целей

Одним из итоговых документов является отчет по постановке целей. В нем содержится информация по поставленным сотрудником и согласованных руководителем целям по каждой из перспектив. Отчет формируется на портале, имеются фильтры выбора параметров для формирования отчета и фильтры вывода полей отчета. Учитывая количество участников процедуры использование фильтров уменьшает время построения отчета. К тому же, некоторые поля отчета важны для конкретных филиалов. В дальнейшем отчет можно экспортировать в Excel файл.


 Отчет по формам «Оценка компетенций» и «Индивидуальный план развития»

Отчет составной, представляет собой 8 небольших отчетов, находящихся в разных вкладках. Первая вкладка отчета «Компетенции и потенциал» выводит оценку руководителя по компетенциям оцениваемого сотрудника. Следующие 7 отчетов содержат информацию из формы «Индивидуальный план развития». Данные этих отчетов важны для формирования бюджета на стажировки и обучение сотрудников.  

Отчеты по управлениям и регионам  с диаграммами

Эти отчеты необходим для анализа процесса прохождения процедуры оценки по управлениям и регионам компании. Учитывая, что процедура оценки имеет 17 этапов оценки, и нет необходимости выводить данные сразу по всем этапам, можно скрывать ненужные этапы. Удобнее осуществлять настройку перед каждым запуском процедуры, отображая актуальные этапы.

Помимо общей таблицы с численными значениями о том, сколько сотрудников каждого управления (региона) находятся на определенном этапе, строятся круговые диаграммы


Итоги проекта

  • 3100 сотрудников вовлечены в процедуру оценки от специалистов до высшего руководства;
  • Объединили 3 разных процедуры (постановка целей, оценка компетенций, ИПР) в одну, тем самым снизилось время прохождение процесса оценки среди всех вовлеченных лиц, также уменьшились затраты на администрирование и поддержку;
  • Подготовительные работы и запуск процедуры осуществляется в течение одного дня;
  • Всего один администратор занимается поддержкой процесса;
  • 90 секунд формируется финальный отчет по всем целям всех сотрудников, участвующим в процедуре оценки; 

Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Репликация и сквозная авторизация: как это работает на примере Академии Ростеха

Подборка кейсов за полгода

Автоматизация модульных программ обязательного обучения сотрудников страховой компании «Согласие»

Мультисайтовость корпоративного портала. Сайт базы знаний как основной источник информации

Как в компании «Магнит» работают над созданием функционального и удобного портала