Автоматизация процедуры оценки целей и компетенций в группе «ИЛИМ»

В этом кейсе мы расскажем о проекте по автоматизации регулярной процедуры оценки для группы Илим - лидера целлюлозно-бумажной промышленности России и одного из ведущих отраслевых игроков в мире.

Этот проект выполнен на платформе Websoft HCM нашим партнером - компанией Глобекс АйТи.

Цель проекта - разработка автоматизированной версии комплексной регулярной процедуры оценки (состоящей из оценки компетенций, оценки целей и ИПР) в которой принимают участие все сотрудники компании.

За основу при реализации проекта была взять "коробочная" функциональность Websoft HCM, которая было доработана и настроена с помощью встроенных инструментов разработки платформы.

Что было сделано

• Разработан «Личный кабинет оценки», выводимые в нем разделы зависят от роли сотрудника в проводимой процедуре.
• Разработана и настроена единая процедура оценки, включающая в себя оценку компетенций, оценку целей и ИПР. Раннее у клиента проводились две разные процедуры оценки.
• Разработаны отчеты, по каждой из форм процедуры, отчеты по управлениям и регионам с графическим отображением данных, а также отчет мониторинга прохождения процедуры.
• Настроена выгрузка функциональных руководителей, директоров филиалов, HR ответственных по регионам в карточку сотрудника.
• Настроена отправка уведомлений, согласно документообороту, при переходе плана на следующий этап и отправка уведомлений-напоминаний на каждом из этапов согласования и заполнения.
• Разработаны процессы по присвоению профиля компетенций каждому участнику процедуры, по замене руководителей в планах оцениваемых при изменениях их подчиненности.
• Разработаны печатные формы.

Описание бизнес-процесса

Ежегодная оценка персонала позволяет оценить результативность работы сотрудников, уровень квалификации и наметить перспективные направления для развития профессиональных качеств, что в свою очередь повышает успешность и конкурентоспособность компании. Автоматизация процесса оценки персонала позволяет сократить трудозатраты на обработку и анализ полученных данных.

Для заказчика была важна возможность просмотра форм оцениваемых не только функциональными и матричными руководителями, но и сотрудниками HR. Кроме того доступ к формам должен был быть у директоров филиалов на заключительных этапах проводимой процедуры. Для реализации этих требований в системе был разработан «Личный кабинет». Ссылка на него расположена на главной странице портала.

Личный кабинет участника оценки

Личный кабинет представляет собой удобный и простой интерфейс, как для оцениваемого и его руководителей, так и для представителей HR отдела и директоров филиалов. В зависимости от роли сотрудника в процессе оценки в «Личном кабинете» отображается разный набор разделов. 

•  В разделе «Мои формы» отображаются формы оцениваемого, которые он должен заполнить или ознакомиться с результатом оценки руководителя. 

•  Учитывая специфику подчиненности в организационной структуре заказчика помимо непосредственных руководителей у некоторых работников имеются «матричные» руководители. Матричный руководитель участвует в согласование форм оцениваемого и имеет доступ к его анкетам на всех этапах процедуры. Руководители могут ознакомиться и согласовать формы своих подчиненных сотрудников в разделах «Формы (матричных) подчиненных на согласование» и «Формы (матричных) подчиненных на заполнение». 

•  «Формы директора» - раздел, который будет отображать формы оцениваемых сотрудников на заключительных этапах процедуры. Директор может зайти в формы конкретных сотрудников и ознакомиться с содержимым или скачать итоговый файл, включающий все формы сотрудника, а также отправить замечания или рекомендации непосредственному руководителю оцениваемого (нажав конверт в столбце «Обратная связь»).

• Раздел «Формы HR» предназначен для работы с данными ответственного от HR отдела.  Важной особенностью является то, что у руководителей или HR представителей со множеством сотрудников в разделе нет необходимости искать ФИО сотрудника в дереве оценки, разворачивая все этапы процедуры для отображения. В разделе можно воспользоваться поиском «в режиме реального времени» или каким-либо из фильтров для отображения конкретной информации. 

• Число, отображаемое на одном из разделов личного кабинета у оцениваемого сотрудника, непосредственного и матричного руководителя, является индикатором того требуется ли какое-то действие от руководителя сейчас? То есть нужно ли ему заполнение формы, если сотрудник является оцениваемым, или согласование, если сотрудник является руководителем. 
• Раздел «Отчеты по оценке» доступен руководителям и HR представителям - в нем содержатся отчеты, касающиеся активных процедур.
• Раздел «Архив» содержит перечень всех процедур, проводимых в системе.

Процедура оценки

Автоматизированная процедура оценки включает постановку целей и оценку компетенций. На портале процедура оценки состоит из 4 форм, которые заполняются сотрудником последовательно.

Процедура оценки во времени разделена на 3 периода. 

1. В первый период определяются цели, дается оценка собственных компетенций, определяются слабые и сильные стороны, исходя из этих данных сотрудник составляет индивидуальный план развития. ИПР и поставленные цели согласовываются руководителем, на этом первым блок процедуры завершается. 
2. Второй блок включает полугодовой пересмотр целей и корректировку статусов по индивидуальному плану развития. 
3. Третий блок заключительный включает оценку сотрудником, затем, руководителем поставленных и уже выполненных целей, актуализацию статусов по индивидуальному плану развития. 

В каждом периоде блока реализован электронный процесс согласования, состоящий из 3-х этапов:

1. Самооценка сотрудника
2. Согласование матричного руководителя (если есть).
3. Согласование непосредственного руководителя.

При отправке формы на согласование руководителю, возврата на доработку оцениваемому или согласование/оценки плана система отправляет уведомления о необходимости заполнить, согласовать или оценить форму. Настроена процедура для отправки уведомлений-напоминаний за определенный срок до окончания процедуры тем, кто еще не заполнил необходимые данные.

Переход в формы осуществляется из «Личного кабинета» раздела «Мои формы». На первом этапе «Подтверждение оценивающего руководителя и личных данных» есть возможность отправки сообщения об ошибках в личных данных сотрудника. Письмо отправляется ответственному HR по региону, в котором находится сотрудник. Такая система уведомлений позволяет HR сотруднику оперативно вносить правки в формы.

Форма «Постановка целей»

Форма постановки целей учитывает методику SMART. Выделены 4 перспективы, к каждой из которых указываются цели; приоритет определяет столбец «Вес»; «Ключевой показатель эффективности» определяет качественную оценку исполнения. 

Данная часть процедуры оценки позволяет определить конкретные цели работника компании, желаемый результат, период, в который необходимо достичь результата. Совместное с руководителем определение целей позволяет расставить приоритеты в деятельности на предстоящий год, повышает эффективность и увеличивает вклад сотрудника в реализацию целей компании.

 В зависимости от этапа процедуры появляются дополнительные столбцы для заполнения оцениваемым или его руководителем. 

Форма «Оценка компетенций»

В основе оценки компетенций сотрудника используется модель «Ломингер». Имеется 4 профиля компетенций, определяемые по уровню должности. Сотрудник заполняет самооценку по личностным компетенциям. Руководитель помимо личностных компетенций оценивает еще и лидерские компетенции сотрудника. При необходимости сотрудник или руководитель может указать дополнительные компетенции и дать по ним оценку. 

Оценка компетенций позволяет определить сильные и слабые стороны работника, соответствие занимаемой должности и ведет к оптимизации кадровой политики компании. Данная форма непосредственно связана со следующей формой «Индивидуальный план развития». 

Форма «Индивидуальный план развития»

Считается, что наиболее эффективно разрабатывать цели сотрудника совместно с руководителем, поэтому в процедуре предоставляется возможность сотруднику описать цели своего профессионального развития. Руководитель согласовывает или дает рекомендации для корректировки плана.

В форме предусмотрена выгрузка ИПР прошлого года, если оцениваемый принимал участие в предыдущей процедуре оценки. После заполнения формы «Оценка компетенций» в форме отображаются слабые и сильные стороны оцениваемого. Описанные возможности позволяют проанализировать имеющуюся информацию до составления плана развития сотрудника. В результате план создается исходя из потребностей работника в развитии, с учетом мнений руководителей, результата самооценки компетенций и данных о выполнение плана прошлого года.

В форме доступна для скачивания заявка на обучение установленного образка компании, что помогает автоматизировать процесс подачи заявок на обучение. Для добавления доступны области развития и компетенции для развития. Указываются способы развития в процентном соотношение 70%-20%-10%. В зависимости от выбираемой компетенции для развития выводится набор к ней привязанных тренингов и электронных курсов. В этой же форме указывается желаемый уровень владения английским языком и планируемые стажировки.

Индивидуальный план развития является взаимовыгодным, как для работника, так и для компании. Поэтому заказчик уделяет особое внимание данной форме. 

Форма «Профиль и карьера»

Данная форма хранит информацию об образовании работника, об опыте работы до трудоустройства в компанию и в ее стенах. Здесь же хранятся данные о финальных оценках оцениваемого в прошлых процедурах. 

Отчеты

Автоматизация процесса оценки персонала не имеет смысла без аналитических отчетов. В рамках проекта в системе был настроен набор отчетов. Все отчеты доступны на HR-портале, для тех сотрудников, которые имеют права доступа к ним. Пользователи отчетов видят только ту информацию, которая относится к их зоне ответственности. Таким образом решен вопрос с защитой конфиденциальной информации. 

Отчет по этапам процедуры

Данный отчет помогает отслеживать ход прохождения оценки, анализировать, какой процент респондентов заполнил и согласовал формы. Формирование отчета возможно, как на портале, так и в приложение администратора системы.

 Отчет по постановке целей

Одним из итоговых документов является отчет по постановке целей. В нем содержится информация по поставленным сотрудником и согласованных руководителем целям по каждой из перспектив. Отчет формируется на портале, имеются фильтры выбора параметров для формирования отчета и фильтры вывода полей отчета. Учитывая количество участников процедуры использование фильтров уменьшает время построения отчета. К тому же, некоторые поля отчета важны для конкретных филиалов. В дальнейшем отчет можно экспортировать в Excel файл.

 Отчет по формам «Оценка компетенций» и «Индивидуальный план развития»

Отчет составной, представляет собой 8 небольших отчетов, находящихся в разных вкладках. Первая вкладка отчета «Компетенции и потенциал» выводит оценку руководителя по компетенциям оцениваемого сотрудника. Следующие 7 отчетов содержат информацию из формы «Индивидуальный план развития». Данные этих отчетов важны для формирования бюджета на стажировки и обучение сотрудников.  

Отчеты по управлениям и регионам  с диаграммами

Эти отчеты необходим для анализа процесса прохождения процедуры оценки по управлениям и регионам компании. Учитывая, что процедура оценки имеет 17 этапов оценки, и нет необходимости выводить данные сразу по всем этапам, можно скрывать ненужные этапы. Удобнее осуществлять настройку перед каждым запуском процедуры, отображая актуальные этапы.

Помимо общей таблицы с численными значениями о том, сколько сотрудников каждого управления (региона) находятся на определенном этапе, строятся круговые диаграммы

Итоги проекта

• 3100 сотрудников вовлечены в процедуру оценки от специалистов до высшего руководства;
• Объединили 3 разных процедуры (постановка целей, оценка компетенций, ИПР) в одну, тем самым снизилось время прохождение процесса оценки среди всех вовлеченных лиц, также уменьшились затраты на администрирование и поддержку;
• Подготовительные работы и запуск процедуры осуществляется в течение одного дня;
• Всего один администратор занимается поддержкой процесса;
• 90 секунд формируется финальный отчет по всем целям всех сотрудников, участвующим в процедуре оценки;