Автоматизация HR-процессов в компании Abi: как внедряли систему WebTutor

С 2011 года в компании Abi использовалась online-система обучения LMS (Learning management system) с базовым функционалом. В рамках процесса по совершенствованию образовательных функций в компании в 2017 году было принято решение о замене LMS на WebTutor – систему комплексной автоматизации бизнес-процессов, связанных с подбором, оценкой, тестированием и обучением персонала. О реализации проекта, сложностях и моментах, которые нужно учесть тем, кто только собирается внедрять систему, рассказала Ольга Антипова, Директор департамента по персоналу.

О компании

Abi - ведущий в России производитель удобных и простых в приготовлении продуктов питания из мяса. По данным потребительской панели GfK, Abi - лидер по продажам во всех категориях присутствия на территории РФ: «колбасы и сосисочные изделия», «замороженные полуфабрикаты» и «замороженные полностью готовые продукты»[1]. Компания владеет и управляет тремя современными заводами на территории РФ и специализируется на производстве продуктов для потребителей с различными вкусовыми предпочтениями. В портфель Abi входят бренды «Вязанка», «Горячая штучка», «Стародворье», «Ядрёна копоть». Дистрибуторская сеть компании охватывает практически все регионы РФ, страны Таможенного союза – Казахстан и Республику Беларусь, а также Абхазию и Азербайджан. Продукция компании доступна более чем 140 млн россиян.

[1] За период с 01.01.2019 г. по 31.12.2019 г., занимает первое место по объему покупки в кг. домохозяйствами РФ продукции на рынках колбас и сосисочных изделий, замороженных полуфабрикатов и замороженных полностью готовых продуктов. По данным потребительской панели ООО «ГФК-Русь», размер выборки: 10 тыс. домашних хозяйств РФ для колбас и сосисочных изделий, замороженных полуфабрикатов, 20 тыс. домашних хозяйств РФ для замороженных полностью готовых продуктов.

Обучение

Корпоративный университет Abi проводит обучение по следующим направлениям:

• офис: тренинги для специалистов, линейных руководителей и топ-менеджмента;
• продажи: программы для мерчандайзеров, торговых представителей, супервайзеров, территориальных менеджеров и топ-менеджмента; 
• производство: профессиональные курсы для специалистов, линейных руководителей и топ-менеджмента. 

Abi предлагает своим сотрудникам широкие возможности для профессионального развития. Для этого в компании создан Корпоративный университет, где каждый сотрудник может повысить квалификацию, пройти переподготовку или даже получить вторую профессию. Корпоративные программы направлены как на уже состоявшихся специалистов, так и на кандидатов без опыта работы и профильного образования: компания заинтересована в формировании собственного кадрового резерва, сохранении и развитии профессиональных компетенций.

Обучение сотрудников Abi идет согласно утвержденным образовательным маршрутам, где учитывается должность и стаж работы сотрудника в компании. Приглашение на тренинг и/или назначение дистанционного курса, входящего в образовательный маршрут сотрудника, осуществляется в автоматическом режиме.

Образовательные маршруты охватывают все категории сотрудников. Кроме того, для представителей рабочих профессий организована собственная производственная программа обучения, реализуемая непосредственно на рабочем месте. 

Дистанционное обучение осуществляется по двум основным направлениям:

• Первичное обучение: знакомство с компанией в период адаптации или в соответствии с определенными целями (например, освоение новой программы в связи с переходом сотрудника на новую должность). Обязательные курсы назначаются автоматически агентом «Назначение образовательных маршрутов».
• Дополнительное обучение: широкий спектр программ и тренингов, направленных на развитие компетенций. Каждый сотрудник может выбрать курсы, наиболее соответствующие его текущей профессиональной потребности. 

Все имеющиеся в Abi дистанционные курсы и тестирования размещены на портале Корпоративного университета, реализованном на базе системы WebTutor. В компании создан собственный учебно-методический отдел, сотрудники которого разрабатывают большую часть курсов. В дополнении к этому Abi сотрудничает с внешними подрядчиками – ведущими российскими разработчиками образовательных программ.

Курсы сопровождает анкета обратной связи, которую сотруднику необходимо заполнить для завершения обучения. Такая система отзывов помогает организаторам оценить преимущества курса: был ли он актуален, не содержит ли технических ошибок и насколько функционален и полезен. Также реализована система уведомлений: на электронную почту при назначении курса и за несколько дней до конца обучения, а также в виде СМС для тех сотрудников, которые более активно пользуются телефоном.

Как это работает

На данный момент в компании автоматизированы блоки дистанционного обучения, тестирования по итогам прохождения дистанционных курсов и очных тренингов.

Автоматизированы процессы:

1. Планирование и проведение очного и дистанционного обучения – модули «Дистанционное обучение», «WebTutor Mobile» и «Учебный центр».
2. Управление знаниями – модуль «Электронная библиотека» как единое хранилище знаний компании. 
3. Управление тестированием и оценка качества обучения – модуль «Тестирование».
4. Управление кадровым резервом – модуль «Развитие карьеры».
5. Организация вебинаров – модуль «Виртуальный класс». 
6. Отчетности по обучению и развитию сотрудников – отчеты представлены во всех вышеперечисленных модулях. 

Система практически полностью реализована на базе «коробочного» решения WebTutor. Доработки были сделаны в части настройки СМС-уведомлений, определенного вида заявок: на некоторые виды учебных программ для производственного персонала, на разработку нового учебного мероприятия и др.

Сейчас порталом Корпоративного университета пользуется свыше 6000 сотрудников, большая часть из которых проходит дистанционное обучение. Система охватывает практически все регионы РФ, где представлена компания, за исключением тех, где продажи осуществляются через дистрибуторские каналы.

Как внедряли

Подготовительный процесс по переходу на новую систему дистанционного обучения занял порядка двух лет: был проведен комплексный анализ текущих потребностей в обучении, функциональных возможностей установленного ПО, а также предлагаемых рынком программных решений. Общая продолжительность внедрения нового комплекса WebTutor составила чуть больше года. 

В проекте со стороны Abi как компании-заказчика участвовали специалисты сразу нескольких департаментов: Департамента по управлению персоналом и организационному развитию (3 сотрудника), Департамента информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) (3 сотрудника), Проектного офиса (2 сотрудника). Основную работу выполнял персонал Департамента ИКТ и Корпоративного университета, входящего в Департамент по управлению персоналом и организационному развитию. Партнером проекта выступила компания WebSoft – разработчик программного обеспечения для автоматизации HR процессов.

В ходе внедрения представители WebSoft помогли реализовать как стандартный «коробочный» функционал системы, так и дополнительные «кастомизированные» модули, адаптированные под запросы заказчика. Для наиболее эффективного взаимодействия с разработчиком необходимо иметь в команде своеобразного «переводчика», которым, например, может выступить HR-бизнес-партнер. Такой участник проекта сделает коммуникацию между HR-подразделением и ИТ-специалистами более эффективной в части обсуждения и внедрения ИТ-решений и сократит время реализации проекта. 

Результаты

С помощью WebTutor была выстроена комплексная система дистанционного обучения в соответствии с требованиями бизнеса. Библиотека вебинаров полностью внедрена в существующую архитектуру обучения и благодаря использованию единой платформы легко интегрируется с другими модулями системы, значительно расширяя их функционал. Это решение позволило компании повысить эффективность самого обучения, а также снизить командировочные затраты сотрудников Корпоративного университета на 70%. 

Эффективное администрирование 

• Автоматизация процессов обучения и развития сотрудников: дистанционного обучения, очного обучения, тестирования.
• Сокращение на 50% трудозатрат на администрирование процессов очного и дистанционного обучения. 
• Сохранение знаний в форме электронной библиотеки – единого ресурса накопления и трансляции электронных материалов, собранных за всю историю существования и развития компании, с внешних и внутренних тренингов.
• Гибкая система уведомлений сотрудников о назначении курсов и их дедлайнов. 
• Удобно настраиваемый и гибкий документооборот по заявкам. 

Накопление аналитики по процессам обучения и развития персонала

Руководители знают, какие учебные мероприятия прошли их сотрудники и с какими результатами, что позволяет более эффективно принимать дальнейшие управленческие решения. 

Прозрачность процесса

В результате внедрения получили возможность оценивать персонал по системе 360 градусов в автоматизированном режиме, тем самым увеличив общую прозрачность процесса карьерного роста сотрудников в компании. В настоящее время продолжается расширение функционала существующих и внедрение новых блоков автоматизации, в том числе в части влияния результатов пройденного обучения на общую оценку сотрудника.

Удобный сервис для сотрудников 

• Благодаря удобному и интуитивному интерфейсу сотрудники могут самостоятельно пройти необходимое им дистанционное обучение.
• Возможность проведения веб-конференций и вебинаров особенно актуальна для сотрудников региональных представительств Abi. 
• Доступ к единому календарю учебных мероприятий с возможностью записи на них в несколько кликов.

Планы и перспективы

1. Подбор и развитие персонала. На базе ранее приобретенного компанией программного продукта E-Staff планируется разработка комплексного решения, которое объединит все этапы процесса подбора и развития персонала: непосредственно сам подбор, адаптация, ежегодная оценка и формирование кадрового резерва. В ближайшее время планируется внедрение модулей «Оценка персонала» и «Подбор персонала». Это позволит сделать процесс подбора кадрового резерва более прозрачным, а также даст возможность проследить путь сотрудника от момента его трудоустройства до формирования кадрового резерва со всеми оценочными формами и историей обучения в Личном кабинете руководителя. 

2. Управление знаниями. Формирование единой базы классификации и формализации знаний, накопленных в различных модулях системы WebTutor: часто задаваемые вопросы, документы портала, тесты, обсуждения и т.п. 

3. WebTutor Mobile. На данный момент компания использует «коробочную» версию WebTutor Mobile с базовыми функциями. Однако для повышения удобства использования системы сотрудниками в будущем планируется «кастомизация» данного модуля с возможностью использования полного набора опций: прохождение тестов, заполнение анкет обратной связи, статистика,push-уведомления о назначенных курсах и т.п.

Полезные советы

В компании с готовностью делятся опытом, который может быть полезен тем, кто решил ступить на путь внедрения СДО на базе WebTutor.

1. До старта проекта важно детально описать, какие процессы вы хотите автоматизировать и как они должны функционировать в системе WebTutor.

Пример возможного технического задания по очному обучению:

• На портале должен быть график учебных мероприятий
• Сотрудник выбирает интересующее его мероприятие и оставляет заявку.
• Заявка должна быть согласована руководителем. После этого сотрудник попадает в список участников мероприятие.
• Сотрудник получает инвайт, что он записан на тренинг.
• За 3 дня до начала тренинга сотруднику должно прийти СМС-напоминание.
• Сразу после тренинга сотруднику должно прийти на почту уведомление о необходимости пройти проверочный тест.

 

Пример почтового уведомления:

• Если сотрудник не пройдет тест в течение трех дней, то ему приходит напоминание на электронную почту или СМС о том, что у него есть незавершенные курсы.
• Уведомлений не должно быть слишком много, иначе они отправятся в папку «Спам». 

2. Детальное описание процессов необходимо предоставить специалистам WebSoft, чтобы они проанализировали, что можно реализовать с помощью стандартного функционала, а что требует дополнительных доработок.

3. На постоянной основе за системой должен быть закреплен администратор, который следит за автоматической работой процессов, корректирует их при необходимости, исправляет точечные ошибки.