Автоматизация дистанционного обучения (часть 1)
Нужно ли автоматизировать процесс дистанционного обучения в компании?
Казалось бы, вопрос звучит очень странно. Ведь дистанционное обучение само по себе является автоматизированным процессом. Но, вопрос совсем не так прост, если хорошо задуматься.
Дистанционное обучение в любой организации это бизнес-процесс, состоящий из нескольких этапов. А раз есть процесс, то он может быть автоматизирован.
Потребность в автоматизации зависит от сложности этого процесса. В свою очередь, сложность зависит от нескольких факторов:
Чтобы понять, как сильно могут различаться процессы рассмотрим несколько вариантов:
Вариант 1. В компании разработано небольшое количество электронных курсов. Все эти курсы доступны всем сотрудникам. Сотрудники могут (если захотят) зайти в систему дистанционного обучения и пройти их. Менеджер по обучению периодически обновляет курсы и выгружает отчет по обученности.
Вариант 2. В компании создана библиотека курсов и тестов для различных категорий должностей. Сотрудникам, занимающим должность (новые сотрудники или внутренние перемещения) назначается соответствующий набор курсов и тестов на определенный срок. В случае если сотрудники не прошли обучение вовремя, информацию об этом должен получить их руководитель и менеджер по обучению
Вариант 3. В компании есть группа экспертов, участвующая в разработке электронных курсов и тестов. Контент периодически актуализируется и проходит согласование с предметными экспертами. После согласования, актуализированный контент становится доступным для изучения. Контент может быть открытым (доступным для развития всем сотрудникам), рекомендованным для изучения или обязательным. Эти признаки могут быть различными для разных категорий сотрудников. Один и тот же курс может быть обязательным для одних сотрудников и открытым для других. Какой контент обязателен/рекомендован для сотрудника может определяться его должностью/принадлежностью к подразделению/принадлежностью к группе, сформированной по произвольным критериям. Некоторые обязательные курсы и тесты должны изучаться периодически. Обязательные курсы должны назначаться сотрудникам при изменении критериев (включении в группу, занятии должности, ...). Рекомендованные курсы аналогичным образом должны быть им предложены к изучению. Изучение обязательных курсов должно жестко контролироваться, изучение рекомендованных курсов отражаться в прогрессе саморазвития сотрудника.
Вариант 4. Еще немного усложним вариант 3 и добавим к нему цепочки обучения. Когда единицей изучения (открытого, обязательного или рекомендованного) может быть не один электронный курс, а их последовательность (цепочка курсов). И переход к курсу №2 в цепочке обучения возможен только после успешного изучения курса №1.
Для целей этой статьи этих вариантов достаточно, хотя факторов, которые могут усложнить задачу может быть еще много:
Все описанные варианты не гипотетические - это реальные сценарии использования технологий дистанционного обучения в компаниях. Реальное количество вариантов использования очень велико.
Как мы видим, процессы могут быть как очень простыми (вариант 1) так и весьма сложными (варианты 3 и 4). Если в компании более 100 сотрудников, то для сложных вариантов (2, 3, 4, ...) потребуется автоматизация.
Если автоматизации не будет, то менеджер по дистанционному обучению должен будет вручную:
Когда мы говорим о тысячах сотрудников, десятках должностей и сотнях курсов эта задача становится невероятно трудоемкой. Нужна автоматизация.
Как подступиться к автоматизации если вариантов использования технологий дистанционного обучения очень много? Как выбрать систему дистанционного обучения, которая позволить автоматизировать различные сценарии (в том числе те, которые мы еще не придумали, но придумаем в будущем)?
Единственный вариант решения - декомпозировать описанные сценарии использования на отдельные атомарные этапы. И для каждого из таких этапов:
- понять возможности его автоматизации, а также трудоемкость и стоимость
- сформулировать требования к системе дистанционного обучения (текущей или планируемой)
Попробуем описать возможные этапы процесса дистанционного обучения в компании:
1. Разработка контента
2. Формирование библиотеки контента и правил доступа к нему
3. Планирование обучения
4. Проведение обучения
5. Анализ и обработка результатов обучения
В наших следующих статьях мы подробно рассмотрим каждый элементов процесса и обсудим как его можно автоматизировать и какие требования эта автоматизация предъявляет к системе дистанционного обучения.
Казалось бы, вопрос звучит очень странно. Ведь дистанционное обучение само по себе является автоматизированным процессом. Но, вопрос совсем не так прост, если хорошо задуматься.
Дистанционное обучение в любой организации это бизнес-процесс, состоящий из нескольких этапов. А раз есть процесс, то он может быть автоматизирован.
Потребность в автоматизации зависит от сложности этого процесса. В свою очередь, сложность зависит от нескольких факторов:
- масштаб компании
- зрелость процессов дистанционного обучения
- охват компании этими процессами
- используемой методологии обучения
Чтобы понять, как сильно могут различаться процессы рассмотрим несколько вариантов:
Вариант 1. В компании разработано небольшое количество электронных курсов. Все эти курсы доступны всем сотрудникам. Сотрудники могут (если захотят) зайти в систему дистанционного обучения и пройти их. Менеджер по обучению периодически обновляет курсы и выгружает отчет по обученности.
Вариант 2. В компании создана библиотека курсов и тестов для различных категорий должностей. Сотрудникам, занимающим должность (новые сотрудники или внутренние перемещения) назначается соответствующий набор курсов и тестов на определенный срок. В случае если сотрудники не прошли обучение вовремя, информацию об этом должен получить их руководитель и менеджер по обучению
Вариант 3. В компании есть группа экспертов, участвующая в разработке электронных курсов и тестов. Контент периодически актуализируется и проходит согласование с предметными экспертами. После согласования, актуализированный контент становится доступным для изучения. Контент может быть открытым (доступным для развития всем сотрудникам), рекомендованным для изучения или обязательным. Эти признаки могут быть различными для разных категорий сотрудников. Один и тот же курс может быть обязательным для одних сотрудников и открытым для других. Какой контент обязателен/рекомендован для сотрудника может определяться его должностью/принадлежностью к подразделению/принадлежностью к группе, сформированной по произвольным критериям. Некоторые обязательные курсы и тесты должны изучаться периодически. Обязательные курсы должны назначаться сотрудникам при изменении критериев (включении в группу, занятии должности, ...). Рекомендованные курсы аналогичным образом должны быть им предложены к изучению. Изучение обязательных курсов должно жестко контролироваться, изучение рекомендованных курсов отражаться в прогрессе саморазвития сотрудника.
Вариант 4. Еще немного усложним вариант 3 и добавим к нему цепочки обучения. Когда единицей изучения (открытого, обязательного или рекомендованного) может быть не один электронный курс, а их последовательность (цепочка курсов). И переход к курсу №2 в цепочке обучения возможен только после успешного изучения курса №1.
Для целей этой статьи этих вариантов достаточно, хотя факторов, которые могут усложнить задачу может быть еще много:
- кроме электронных курсов могут быть еще и вебинары
- изучение электронных курсов может быть частью смешанных программ обучения, состоящих из очных и дистанционных форм
- самостоятельное изучение материалов может быть совмещено с выполнением индивидуальных и групповых заданий, оцениваемых эксертами
- согласование обучения с руководителями - некоторые компании считают, что сотрудник, желающий изучать не обязательные для него курсы в рабочее время должен получить согласование от руководителя
- ...
Все описанные варианты не гипотетические - это реальные сценарии использования технологий дистанционного обучения в компаниях. Реальное количество вариантов использования очень велико.
Как мы видим, процессы могут быть как очень простыми (вариант 1) так и весьма сложными (варианты 3 и 4). Если в компании более 100 сотрудников, то для сложных вариантов (2, 3, 4, ...) потребуется автоматизация.
Если автоматизации не будет, то менеджер по дистанционному обучению должен будет вручную:
- определять курсов для изучения каждым сотрудником и назначать их
- отслеживать сроки изучения
- писать письма и напоминания
- назначать повторное обучение периодически (вручную отслеживая даты предыдущего обучения)
- согласовывать возможность обучения с руководителем в электронной почте
- назначать следующий курс в цепочке после успешного изучения предыдущего
- ...
Когда мы говорим о тысячах сотрудников, десятках должностей и сотнях курсов эта задача становится невероятно трудоемкой. Нужна автоматизация.
Как подступиться к автоматизации если вариантов использования технологий дистанционного обучения очень много? Как выбрать систему дистанционного обучения, которая позволить автоматизировать различные сценарии (в том числе те, которые мы еще не придумали, но придумаем в будущем)?
Единственный вариант решения - декомпозировать описанные сценарии использования на отдельные атомарные этапы. И для каждого из таких этапов:
- понять возможности его автоматизации, а также трудоемкость и стоимость
- сформулировать требования к системе дистанционного обучения (текущей или планируемой)
Попробуем описать возможные этапы процесса дистанционного обучения в компании:
1. Разработка контента
- Создание или актуализация единицы контента (модуля курса, файла, вопроса или теста) экспертами
- Согласование контента для размещения в библиотеке
2. Формирование библиотеки контента и правил доступа к нему
- Формирование курсов и тестов из согласованных единиц контента
- Формирование цепочек обучения из курсов
- Описание требований к изучению контента (курсов, тестов или цепочек курсов) - какие из них открыты и для кого, для каких сотрудников они рекомендованы или обязательны. Периодичность их изучения. Возможность их использования в различных HR-процессах - адаптации, формировании ИПР по итогам оценки компетенций, ...
3. Планирование обучения
- Формирование плана обучения (списка курсов) обязательных для изучения
- Формирование списка рекомендованных к изучению курсов
- Формирование списка обучающих мероприятий (например, вебинаров) которые могут быть посещены в ближайшее время
- Согласование планов обучения руководителями и ответственными
- Назначение повторного обучения в случае неудачного изучения или сдачи теста, а также в случае если требуется периодическое обучение/тестирование
- Планирование обучение в цепочках (после успешного изучения предыдущих курсов)
4. Проведение обучения
- Изучение материалов обучаемыми
- Контроль изучения обязательных материалов
- Сбор обратной связи по итогам обучения
- Сбор обратной связи в процессе обучения (ошибки в курса и тестах)
- Ранжирование курсов по итогам оценок обучаемых
5. Анализ и обработка результатов обучения
- Анализ результатов обучения в различных разрезах
- Анализ качества контента
В наших следующих статьях мы подробно рассмотрим каждый элементов процесса и обсудим как его можно автоматизировать и какие требования эта автоматизация предъявляет к системе дистанционного обучения.
