Как организовать внешнее обучение сотрудников и транслировать полученные ими знания - кейс компании Хлебпром

В компании «Хлебпром» на базе системы WebTutor реализовали решение, которое позволило решить сразу две задачи: автоматизировать документооборот, необходимый для организации внешнего обучения сотрудников, и усовершенствовать процесс обмена новыми знаниями между коллегами. Результатом стало создание удобной формы заявки и пополнение банка знаний предприятия.

Справка проекта

Компания-заказчик: «Хлебпром».
Идея: автоматизировать процесс подачи заявок на внешнее обучение сотрудников, сохранить знания в компании.
Срок реализации:  3 месяца.
Представители компании: руководитель Корпоративного Учебного центра Екатерина Добродеева.
В реализации проекта участвовала компания Лабмедиа (Ярославль), партнеры Websoft

О компании

«Хлебпром» сегодня – один из крупнейших производителей кондитерской продукции не только в России, но и в Европе. География продаж продукции компании протянулась от Владивостока до Калининграда, от Ханты-Мансийска до республики Крым. В компании работают около 5 000 сотрудников, и каждый из них имеет возможность пройти внешнее обучение.

С чего все начиналось

На протяжении 10 лет компания «Хлебпром» занимается организацией внешнего обучения сотрудников.

Сотрудники могли продать заявку на обучение, но четкого, автоматизированного алгоритма обработки не было. Это вызывало некоторые проблемы:

• Отсутствие прозрачного канала для подачи и согласования заявки. Заявки на обучение чаще всего подавались посредством электронной почты и требовали многоступенчатого обсуждения и одобрения нескольких руководителей, менеджера по обучению, согласования в части бюджета. Все это осложняло коммуникацию, делало ее длительной. В случае если какая-либо из сторон упустила письмо в цепочке, это могло грозить тем, что сотрудник и вовсе не попадал на обучение. 
• Отсутствие стандартизированной формы. Заявка подавалась в свободной форме в формате личной коммуникации сотрудника и специалиста Учебного центра.
• Устное согласование от руководителя, после которого менеджер по обучению никак не мог подтвердить этот факт для держателя бюджета.

В итоге только процесс согласования обучения занимал от 5 до 15 рабочих дней.

Отдельная большая проблема состояла в том, что знания, полученные сотрудником за счет компании, оставались только у него. В лучшем случае он применял их для выполнения какой-либо цели или задачи, но подтвердить это было невозможно.

В компании поняли, что настало время автоматизировать процесс организации внешнего обучения и сократить его максимум до трех рабочих дней, а также обеспечить пополнение корпоративного банка знаний после обучения сотрудников.

Этапы реализации

1. Внедрение подачи заявок на внешнее обучение через один канал, которым стал учебный портал на базе WebTutor. 
2. Анализ необходимых данных для реализации обучения: какие данные нужны от сотрудника для того, чтобы приступить непосредственно к организации прохождения им обучения. 
3. Формализация процесса согласования: установление очередности согласования и цепочки уведомлений, которые поступают всем участникам данной процедуры – функциональному и административному руководителю сотрудника. 
4. Этап контроля согласования: статус заявок и отчетность по ним. 
5. Контроль передачи полученных знаний в Учебный центр компании. 

Страница учебного портала

Как было реализовано

Алгоритм автоматизации выглядит следующим образом: сотрудник заходит на портал и подает заявку на обучение, она проходит этап согласования с руководителями, а затем с менеджером по обучению.

Электронная форма подачи заявки на обучение сотрудником

Руководитель получает письмо от системы

И согласует или отклоняет заявку

После получения согласования от руководителя, менеджер по обучению приступает к планированию обучения, создает запись о запланированном учебном мероприятии.

Интерфейс менеджера по обучению - просматриваем данные и переходим к организации мероприятия

Мероприятие создано

Что еще было придумано

После окончания обучения сотрудник может поделиться полученными знаниями с коллегами. При подаче заявки на обучение в специальном поле он может отметить, каким образом будут переданы материалы.

В системе реализовали 2 варианта передачи знаний.

1. Размещение конспекта и обучение на рабочем месте

Это мероприятия, которые сотрудник инициирует самостоятельно. Самый распространенный формат передачи знаний – это размещение конспекта. Для этого на учебном портале разработана отдельная страница, на которой сотрудники делятся конспектами и другими полезными материалами, например, ссылками на обучающие видео и т.д. Конспект загружается сотрудником в систему, и это видит менеджер по организации внешнего обучения.

Обучение на рабочем месте – форма работы, когда сотрудник самостоятельно проводит обучение коллег. Менеджер по обучению собирает обратную связь с прошедших обучение.

Страница портала на которой можно добавить свои материалы

2. Воркшоп или дистанционный курс

В компании «Хлебпром» реализуется проект Внутренний преподаватель. Он подразумевает обучение коллег сотрудником, который прошел внешнее обучение, его поддержку со стороны Учебного центра и получение за это вознаграждения.

Выбрав этот формат передачи знаний, сотрудник берет на себя ответственность передачи материалов и указывает сроки, в которые он это сделает. Эта информация становится доступна менеджеру по организации обучения, а также тренеру, который далее ведет с этим сотрудником работу по подготовке материалов для дистанционного курса (содержание, дизайн и проч.) или организации и проведению воркшопа (мастер-класса). Если подготовленная сотрудником обучающая программа соответствует критериям, которые детализированы в условиях проекта Внутренний преподаватель, он получает за это денежную мотивацию. Компания же таким образом приобретает внутреннего эксперта и возможность гарантированно транслировать новые знания среди сотрудников.

Поиск материалов, размещенных сотрудниками

Доработки в ходе реализации

Доработки потребовались в части дополнения и организации информации: у части сотрудников были указаны только административные руководители (те, кто подписывает документы), а указание функциональных отсутствовало, тем не менее это требовалось для автоматизации. Доработки были реализованы силами отдела кадров компании и сотрудников, отвечающих за 1С, и теперь информация представлена в полном объеме.

Что получилось

• После внедрения решения время на обработку заявки составляет максимум 3 рабочих дня;
• Создан единый канал подачи заявок и их учета, все данные находятся в одном месте;
• Оформление заявки занимает у сотрудника не более 10 минут;
• Согласование идет четко по цепочке приоритетности;
• У менеджера есть все необходимые данные для организации обучения; 
• Знания остаются в компании!

Планы и перспективы 

Как в любой производственной компании, в «Хлебпром» много обязательного обучения (охрана труда, пожарная безопасность и т.п.). В этой части есть определенные наработки типа подачи заявки по электронной почте, но в целом процесс не автоматизирован, и это одна из перспективных и приоритетных задач для инициаторов проекта.

Еще одна задача на перспективу – синхронизировать данные по бюджету обучения, чтобы по каким-либо параметрам шло распознавание, есть ли в бюджете мероприятие или нет. Это бы упростило проведение аналитической работы.