Только без рук, или Как в системе обучения автоматизировать все, что делалось вручную
Как автоматизировать процесс дистанционного обучения руководителей и сделать это в ограниченные сроки, знают в страховой компании «Согласие».
Здесь систему WebTutor доработали так, что ручной труд минимизирован, а удобную и понятную панель администратора с легкостью освоили тренеры, непосредственно проводящие обучение.
Идея: Автоматизировать программу обучения Практики доверия руководителей.
Срок реализации: 1 месяц.
Представители компании: руководитель отдела проектных программ обучения Анастасия Елизарова, ведущий специалист отдела дистанционного обучения Корпоративного университета Андрей Савков.
Региональная сеть страховой компании «Согласие» включает порядка 350 офисов по всей России. Компании присвоены рейтинги надежности ведущих российских рейтинговых агентств НРА, АКРА и «Эксперт РА». Компания получила от агентства «БизнесДром» оценку «Знак качества» на уровне А1 – наивысший уровень качества услуг. По итогам 2018 года премия «Согласия» составила 29,9 млрд рублей, выплаты – 16,6 млрд рублей, прибыль – 3,2 млрд рублей. Среди клиентов компании – промышленные предприятия, сельхозпроизводители, банки, компании малого и среднего бизнеса, бюджетные организации.
Среди таких практик:
В дальнейшем, в соответствии со стратегическими целями компании количество участников программы в региональной сети должно увеличиться.
Программа "Практики доверия руководителей" состоит из нескольких тем. Для успешного изучения темы обучаемый должен пройти несколько учебных активностей:
1. Создание учебного контента
Разрабатывались сценарии к курсам, презентации к вебинарам, дополнительные статьи, которые далее направлялись в отдел дистанционного обучения.
2. Продвижение программы
Для продвижения программы и вовлечения руководителей, инициаторы проекта активно взаимодействовали с отделом маркетинга компании. В соответствии с брендбуком была разработана визуализация проекта.
Руководители вовлекались в программу с помощью рассылки. Открыв письмо они могли по ссылке перейти на лендинговую страницу программы и познакомиться с ней подробнее. Узнать о чем она, какие цели преследует, какие темы включает и т.д. Здесь же размещены правила участия и ответы на наиболее частые вопросы руководителей. Продвижение программы велось параллельно с методической разработкой.
Заинтересовавшиеся программной сотрудники могут на нее зарегистрироваться.
3. Формирование групп
После регистрации, участники автоматически включаются в группу, созданную в WebTutor.
На этом этапе администраторы отслеживают пользователей по должностям (необходимо проверить, что это руководители, а не линейные сотрудники) и формируют группы на обучение.
На этапе формирования групп необходимо учитывать различный уровень развития компетенций у разных руководителей.
4. Назначение активностей вручную
После формирования группы администраторы последовательно назначали участникам все учебные активности, не допуская их до следующей в случае если не пройдена предыдущая.
5. Уведомления вручную
Рассылка писем с напоминанием о не успешном изучении учебной активности также осуществлялась вручную. Выявить отстающих помогали фильтры и отчеты. Им направлялись записи материалы мероприятий, например, записи вебинаров.
6. Отчет вручную
Администраторы регулярно отслеживали прохождение участниками программы и фиксировали статистику обучения в таблицах Excel, которые включали ФИО участника, его должность, подразделение, местоположение (Москва/региональная сеть), каждую активность. Делать это вручную было затруднительно.
В таком формате к обучению приступила пилотная группа из 88 сотрудников, из которых 46 человек полностью прошли программу. Через несколько месяцев была запущена группа в состоящая из 286 человек, Из них до окончания обучения дошли 108. С учетом того, что программа рассчитана на довольно существенный объем самостоятельного обучения пользователя, это достаточно высокая конверсия.
По итогам пилота были выявлены некоторые организационные и технические проблемы:
Инициаторы проекта начали с создания roadmap: как процесс должен выглядеть на учебном портале, какие уведомления должна рассылать система, что должны видеть участники, какие должны быть правила автоматической обработки данных и т.д.
2 этап. Разработка
В условиях ограниченных сроков времени на активную разработку было не более месяца. Необходимо было запускать вторую группу участников, а вести ее вручную было уже невозможно. Дедлайн был жестким.
3 этап. Тестирование
Для тестирования были выделены следующие роли:
Тестирование также проходило также в ограниченные сроки. Проводить его приходилось с опережением. На тестовом сервере системы была запущена тестовая (почти такая же, но немного укороченная) программа обучения, как и на боевом. Тестовой группе назначались активности с небольшим опережением, по сравнению с обучением на основном сервере. Это позволило вовремя заметить и исправить несколько мелких ошибок до того момента, как основная группа столкнулась с ними.
Последующие этапы:
4 этап. Согласование результатов
5 этап. Релиз
6 этап. Анализ решения в процессе эксплуатации
7 этап. Новые доработки и новая версия автоматизации
1. Подход к разработке
Вместо разрозненного программного кода, все функции для автоматизации проекта были вынесены в единую библиотеку. Это позволяет иметь все функции в одном месте, удобнее проводить отладку и в целом управлять разработкой.
2. Повторное использование программного кода
В проекте были использованы предыдущие наработки компании – автоматизация ПОД/ФТ и механизм лендингов. Это существенно упростило работу над проектом.
Некоторые части кода, которые созданы для автоматизации ПОД/ФТ, используются для Практики доверия руководителей. Повторное использование кода очень существенно ускорило разработку.
3. Использование настраиваемых (дополнительных) объектов в WebTutor
Для автоматизации работы с планами обучения был использован механизм настраиваемых объектов WebTutor. Это позволило существенно упростить процесс автоматизации и предоставить свободу внутренним разработчикам.
1. Страница участника, на которую он переходит с лендинга для ознакомления с картой программы (что и когда пройдено, расписание активностей на будущее, ссылки для прохождения текущих активностей и т.д.).
2. Индивидуальный план обучения, который WebTutor создает для каждого участника.
3. Автоматическое назначение активностей: WebTutor сам назначает пользователю курсы, вебинары, отправляет опросы.
4. Уведомления, которые также автоматически отправляет WebTutor:
5. Два новых интерфейса администратора: один, чтобы создать программу обучения, и интерфейс обучения сотрудника, в котором эта программа отображается.
6. Ссылка на скачивание отчета. WebTutor формирует отчет и отправляет его на электронную почту тренера.
Автоматизация позволила очень существенно снизить трудозатраты по управлению учебным процессом.
До внедрения решения тренеру необходимо было выполнять в системе следующие действия:
Действия тренера после внедрения решения:
Здесь систему WebTutor доработали так, что ручной труд минимизирован, а удобную и понятную панель администратора с легкостью освоили тренеры, непосредственно проводящие обучение.
Справка проекта
Заказчик: СК «Согласие».Идея: Автоматизировать программу обучения Практики доверия руководителей.
Срок реализации: 1 месяц.
Представители компании: руководитель отдела проектных программ обучения Анастасия Елизарова, ведущий специалист отдела дистанционного обучения Корпоративного университета Андрей Савков.
О компании
Страховая компания «Согласие» успешно работает на страховом рынке России более 25 лет, имеет лицензии на все основные виды страхования и перестрахования. «Согласие» входит в топ-10 компаний на рынке рискового страхования, а также занимает лидирующие позиции в сегментах автокаско, страхования имущества юрлиц, грузов, различных видов ответственности, добровольного медицинского страхования, сельхозстрахования, страхования морских рисков, товарных кредитов.Региональная сеть страховой компании «Согласие» включает порядка 350 офисов по всей России. Компании присвоены рейтинги надежности ведущих российских рейтинговых агентств НРА, АКРА и «Эксперт РА». Компания получила от агентства «БизнесДром» оценку «Знак качества» на уровне А1 – наивысший уровень качества услуг. По итогам 2018 года премия «Согласия» составила 29,9 млрд рублей, выплаты – 16,6 млрд рублей, прибыль – 3,2 млрд рублей. Среди клиентов компании – промышленные предприятия, сельхозпроизводители, банки, компании малого и среднего бизнеса, бюджетные организации.
С чем столкнулись
Руководители – это ценный ресурс в любой организации. В компании «Согласие» также понимают, что, какой бы талантливой ни была команда, она не сможет достичь нужного результата без грамотного руководителя. Поэтому для повышения управленческой эффективности была разработана программа "Практики доверия руководителей", в рамках которой руководители на ежемесячной основе изучают практики регулярного менеджмента.Среди таких практик:
- Я и моя команда
- Планирование
- Организация. Постановка задач
- Организация. Делегирование
- Контроль
- Мотивация
В дальнейшем, в соответствии со стратегическими целями компании количество участников программы в региональной сети должно увеличиться.
Программа "Практики доверия руководителей" состоит из нескольких тем. Для успешного изучения темы обучаемый должен пройти несколько учебных активностей:
- дистанционный курс, в ходе которого участник самостоятельно изучает материал;
- вебинар с тренером для обсуждения изученных инструментов, выполнения практических заданий в режиме онлайн, получения ответов на вопросы, возможности дать обратную связь;
- дистанционный мини-курс, который подразумевает отработку кейса.
Как это работало до полной автоматизации
В компании была внедрена и активно использовалась система WebTutor, но не все процессы были полностью автоматизированы.1. Создание учебного контента
Разрабатывались сценарии к курсам, презентации к вебинарам, дополнительные статьи, которые далее направлялись в отдел дистанционного обучения.
2. Продвижение программы
Для продвижения программы и вовлечения руководителей, инициаторы проекта активно взаимодействовали с отделом маркетинга компании. В соответствии с брендбуком была разработана визуализация проекта.
Руководители вовлекались в программу с помощью рассылки. Открыв письмо они могли по ссылке перейти на лендинговую страницу программы и познакомиться с ней подробнее. Узнать о чем она, какие цели преследует, какие темы включает и т.д. Здесь же размещены правила участия и ответы на наиболее частые вопросы руководителей. Продвижение программы велось параллельно с методической разработкой.
Заинтересовавшиеся программной сотрудники могут на нее зарегистрироваться.
Письмо с приглашением, которое получает сотрудник
3. Формирование групп
После регистрации, участники автоматически включаются в группу, созданную в WebTutor.
На этом этапе администраторы отслеживают пользователей по должностям (необходимо проверить, что это руководители, а не линейные сотрудники) и формируют группы на обучение.
На этапе формирования групп необходимо учитывать различный уровень развития компетенций у разных руководителей.
4. Назначение активностей вручную
После формирования группы администраторы последовательно назначали участникам все учебные активности, не допуская их до следующей в случае если не пройдена предыдущая.
5. Уведомления вручную
Рассылка писем с напоминанием о не успешном изучении учебной активности также осуществлялась вручную. Выявить отстающих помогали фильтры и отчеты. Им направлялись записи материалы мероприятий, например, записи вебинаров.
6. Отчет вручную
Администраторы регулярно отслеживали прохождение участниками программы и фиксировали статистику обучения в таблицах Excel, которые включали ФИО участника, его должность, подразделение, местоположение (Москва/региональная сеть), каждую активность. Делать это вручную было затруднительно.
В таком формате к обучению приступила пилотная группа из 88 сотрудников, из которых 46 человек полностью прошли программу. Через несколько месяцев была запущена группа в состоящая из 286 человек, Из них до окончания обучения дошли 108. С учетом того, что программа рассчитана на довольно существенный объем самостоятельного обучения пользователя, это достаточно высокая конверсия.
По итогам пилота были выявлены некоторые организационные и технические проблемы:
- Накладки по расписанию - когда обучение первой группы еще не закончилось, а необходимо уже запускать второй поток.
- Назначение активностей, рассылка уведомлений,выгрузка отчета вручную занимали большое количество времени.
Лендинг программы
Этапы реализации
1 этапИнициаторы проекта начали с создания roadmap: как процесс должен выглядеть на учебном портале, какие уведомления должна рассылать система, что должны видеть участники, какие должны быть правила автоматической обработки данных и т.д.
2 этап. Разработка
В условиях ограниченных сроков времени на активную разработку было не более месяца. Необходимо было запускать вторую группу участников, а вести ее вручную было уже невозможно. Дедлайн был жестким.
3 этап. Тестирование
Для тестирования были выделены следующие роли:
- Педантичный участник (проходит все активности вовремя).
- Вовлеченный руководитель (очень хочет все пройти, но из-за занятости не все успевает).
- Вечно догоняющий (сотрудник, который не успевает вовремя участвовать в учебных активностях, но по возможности догоняет группу).
- Уже забыл, что участвовал (сотрудник, который даже после максимального количества уведомлений «выпал» из обучения).
Тестирование также проходило также в ограниченные сроки. Проводить его приходилось с опережением. На тестовом сервере системы была запущена тестовая (почти такая же, но немного укороченная) программа обучения, как и на боевом. Тестовой группе назначались активности с небольшим опережением, по сравнению с обучением на основном сервере. Это позволило вовремя заметить и исправить несколько мелких ошибок до того момента, как основная группа столкнулась с ними.
Последующие этапы:
4 этап. Согласование результатов
5 этап. Релиз
6 этап. Анализ решения в процессе эксплуатации
7 этап. Новые доработки и новая версия автоматизации
Интерфейс обучаемого
Интересные решения
Все описанные доработки системы выполнялись командой внутренних разработчиков компании, без привлечения вендора. Открытая архитектура WebTutor и встроенные инструменты разработки позволили оперативно решить задачу автоматизации программы.
Вместо разрозненного программного кода, все функции для автоматизации проекта были вынесены в единую библиотеку. Это позволяет иметь все функции в одном месте, удобнее проводить отладку и в целом управлять разработкой.
2. Повторное использование программного кода
В проекте были использованы предыдущие наработки компании – автоматизация ПОД/ФТ и механизм лендингов. Это существенно упростило работу над проектом.
Некоторые части кода, которые созданы для автоматизации ПОД/ФТ, используются для Практики доверия руководителей. Повторное использование кода очень существенно ускорило разработку.
3. Использование настраиваемых (дополнительных) объектов в WebTutor
Для автоматизации работы с планами обучения был использован механизм настраиваемых объектов WebTutor. Это позволило существенно упростить процесс автоматизации и предоставить свободу внутренним разработчикам.
Результаты
В результате доработок, в системе появились новые инструменты, позволившие максимально автоматизировать процесс управления обучением:1. Страница участника, на которую он переходит с лендинга для ознакомления с картой программы (что и когда пройдено, расписание активностей на будущее, ссылки для прохождения текущих активностей и т.д.).
2. Индивидуальный план обучения, который WebTutor создает для каждого участника.
3. Автоматическое назначение активностей: WebTutor сам назначает пользователю курсы, вебинары, отправляет опросы.
4. Уведомления, которые также автоматически отправляет WebTutor:
- Назначение курса, теста или опроса
- Приглашение на вебинар в календарь
- Напоминание об активности
- Дополнительное напоминание, которое можно включать или нет
- Напоминание по всем не пройденным активностям
- Дополнительные уведомления
5. Два новых интерфейса администратора: один, чтобы создать программу обучения, и интерфейс обучения сотрудника, в котором эта программа отображается.
6. Ссылка на скачивание отчета. WebTutor формирует отчет и отправляет его на электронную почту тренера.
Автоматизация позволила очень существенно снизить трудозатраты по управлению учебным процессом.
До внедрения решения тренеру необходимо было выполнять в системе следующие действия:
- Вручную набрать группу участников
- Приглашать каждого участника на вебинар
- Проверить, кто из участников посетил вебинар
- Назначить курс тем, кто посетил вебинаре
- Отправить запись вебинара тем, кто в нем не участвовал
- Проверить, кто посмотрел запись вебинара
- И так по каждой теме…
Действия тренера после внедрения решения:
- Создать программу (расписать последовательность, как будут проходить курсы)
- Назначить группе участников программу
- Наблюдать за процессом - смотреть отчет, который система отправляет тренеру на почту
- Создает индивидуальные планы обучения
- Назначает курсы, вебинары, опросы
- Отправляет уведомления и напоминания
- Выгружает отчёт
