Автоматизация адаптации персонала.

В начале проекта по внедрению автоматизированной системы управления талантами заказчик, как правило, выбирает наиболее приоритетные бизнес-процессы для первого этапа автоматизации. Набор приоритетных процессов существенно различается: кто-то начинает с оценки эффективности и планирования обучения, а для кого-то наиболее востребованы подбор и управление компетенциями. Несмотря на различия, в каждый период развития HR в России появляются свои "лидеры" (наиболее востребованные процессы). В последнее время одним из лидеров стал бизнес-процесс адаптации персонала (onboarding).

В этой статье я попробую рассмотреть наиболее распространенные подходы к автоматизации процедуры адаптации и "подводные камни" этого процесса, то есть на что нужно обратить внимание, чтобы избежать типовых ошибок. Статья основывается на нашем многолетнем опыте автоматизации HR-процессов с помощью системы WebTutor.

Адаптация - что нужно автоматизировать?

В процессе адаптации решается множество задач:

-      проинформировать сотрудника об особенностях работы в компании,

-      обучить продуктам, технологиям и процедурам,

-      познакомить с коллегами и руководителями,

-      поставить цели на период испытательного срока,

-      обеспечить взаимодействие сотрудника с наставником.

У каждой компании, в зависимости от приоритетов, образуется индивидуальный набор задач и собственный подход к адаптации. Следовательно, индивидуально будут настраиваться и процессы автоматизации.

Поговорим о том, как можно решать наиболее распространенные задачи с помощью автоматизированной системы управления талантами (TMS - Talent Management System).

1. Информирование

В процессе адаптации новый сотрудник должен познакомиться с большим массивом информации: внутренними процедурами, нормативными документами, описаниями бизнес-процессов, организационной структурой.

Самый распространенный способ автоматизации этой задачи - создание на HR-портале вашей TMS системы раздела, посвященного адаптации. Этот раздел может содержать общие для всех новых сотрудников документы, а также подразделы со специфическими материалами для определенных подразделений и должностей. Оптимально, если ваша система позволяет разграничить права доступа к порталу таким образом, чтобы сотрудник видел только свои документы (относящиеся к его подразделению или должности).

Очень полезной может стать автоматизированная рассылка, которая отправляет уведомление новому сотруднику со ссылкой на адаптационный раздел портала. Некоторые компании настраивают в своей TMS системе цепочку уведомлений со ссылкой на различные документы. Например, на первой неделе адаптации - документы по политикам (дресс-код, информационная безопасность), на второй неделе - материалы по продуктам, стандартам и т.п.

Часто настраиваются не только автоматизированные уведомления для нового сотрудника, но и напоминания руководителю:

-      о дате выхода на работу нового сотрудника,

-      о необходимости провести встречу с сотрудником, назначить наставника, поставить цели.

Для решения задачи информирования в процессе адаптации полезными будут следующие функции вашей TMS (если она их поддерживает):

- визуализация организационной структуры,

- возможность виртуального знакомства со своей командой (коллеги, подчиненные для руководителя),

- возможность работы с корпоративной электронной библиотекой (в идеале, с автоматическим подбором рекомендованной литературы по должности).

2. Сбор данных (заполнение форм)

Многие компании ожидают, что на этапе адаптации новый сотрудник заполнит ряд форм для различных департаментов: HR, IT, юристы. Если внутренние нормативные акты и законодательство не требует заполнения этих форм в бумажной форме, то ваша TMS система может предоставить возможность заполнения этих форм в электронном виде.

Причем, для некоторых форм необходима только функция заполнения (сами формы должны легко и гибко конструироваться администраторами системы). В то время как для других форм необходима еще и функция согласования заполненных документов с различными категориями пользователей. В последнем случае система должна позволять гибко настраивать маршруты согласования и автоматизировать этот процесс.

3. Обучение

Наиболее востребованной функцией, подлежащей автоматизации, как правило является обучение. В последнее время компании стараются перевести существенную часть этого обучения в электронную форму и проводить его с помощью электронных курсов или в форме вебинаров.

Распространены следующие способы автоматизации обучения:

1. Автоматическое назначение набора электронных учебных курсов новому сотруднику.

TMS должна позволять гибко настраивать правила автоматического назначения:

- одинаковые курсы всем сотрудникам,

- курсы по должности,

- курсы по подразделению,

- курсы по произвольным атрибутам сотрудника (по грейду или уровню должности).

2. Автоматическое формирование группы участников вебинара или очного тренинга.

Как правило, подобная задача решается в такой последовательности:

-      специалист учебного центра компании формирует расписание занятий (вебинаров, тренингов) для новых сотрудников,

-      система автоматически определяет, какие виды обучения необходимы сотруднику на основе гибких правил (по должности, региону, подразделению, грейду),

-      далее система либо записывает сотрудника на это мероприятие либо информирует руководителя о необходимости это сделать.

Важно, чтобы TMS система позволяла:

-      максимально гибко описывать и обрабатывать правила, 

-      работать с листами ожиданий и квотами,

-      рассылать уведомления и напоминания в ходе процесса,

-      предоставлять удобные интерфейсы для сотрудника, руководителя, менеджера по обучению, тренера.

3. Контроль знаний

Процесс по сути аналогичен задаче дистанционного обучения. Тесты, которые должен сдать сотрудник для того, чтобы быть допущенным к полноценной работе, могут быть включены в состав электронных курсов или назначаться отдельно.

В ряде случаев разделяют промежуточное тестирование, которое проводится в процессе обучения и итоговое тестирование. В этом случае, TMS система настраивается таким образом, чтобы тестирование было назначено сотруднику автоматически через N дней после успешного изучения адаптационных курсов или через какое-то время после начала работы в компании.

Иногда, для экономии времени опытных сотрудников, которые могут обладать некоторым багажом знаний на момент начала работы в новой компании, настраивается адаптивный механизм. Если ваша TMS система поддерживает подобную адаптивность, может быть настроена процедура входного тестирования, по итогам которой определяется уровень тестируемого. Если он достаточный, то сотрудник и руководитель информируются об этом, в противном случае назначается обучение (электронные курсы, тренинги или вебинары).

4. Постановка целей

Многие компании требуют от руководителей поставить цели на период испытательного срока и проконтролировать их выполнение. Этот процесс может проходить на словах, на бумаге, в Excel или в вашей TMS системе.

В последнем случае, информация о поставленных целях хранится в системе, может быть проанализирована и проконтролирована. Система может напомнить руководителю о необходимости поставить цели, оценить их, когда придет время, и проконтролировать полноту заполнения формы (например, нужно поставить не менее, чем N целей, заполнить набор необходимых полей и т.п.).

Как правило, для решения этой задачи используется тот же механизм вашей TMS системы, что и для автоматизации процедуры оценки эффективности (performance management). Различие здесь в том, что периодическая процедура оценки эффективности, как правило, запускается HR-специалистом вручную (например, каждый год), а процедура постановки и оценки целей при адаптации требует автоматизации. То есть система сама должна определить перечень сотрудников, которым необходимо поставить цели, назначить им оценивающего руководителя и отследить дату оценки (завершения испытательного срока и т.п.).

5. Комплексный план

Задачу адаптации можно решать по частям или комплексно. При “лоскутном” решении могут присутствовать все описанные выше элементы (очные и электронные курсы, тесты, материалы, цели, опросы), но не связанные единым процессом. Первый подход прост в реализации и позволяет "есть слона по частям", автоматизируя задачи шаг за шагом.

Но, возможно и комплексное решение. Оно заключается в том, что в TMS системе описывается структурированная, модульная программа адаптации, состоящая из различных компонентов: курсов, электронных книг, задач, очных тренингов, опросов, оценочных форм. Программа определяет последовательность, сроки и ответственных.

При использовании комплексной программы, настраивается следующая автоматизированная процедура:

- при появлении нового сотрудника по описанным в системе правилам для него выбирается комплексная программа адаптации (таких программ может быть множество для различных позиций и подразделений),

- система определяет наставника или куратора программы адаптации (например, непосредственного руководителя или наставника по позиции, закрепленного за подразделением),

- система формирует план адаптации, пересчитывая относительные сроки, указанные в модульной программе, в абсолютные сроки, соответствующие периоду испытательного срока,

- система автоматически рассылает напоминания сотруднику, его руководителю и наставнику, назначает курсы и тесты, формирует формы оценки и т.п.

- пользователи системы работают с планом адаптации на портале, а  HR-служба контролирует и анализирует данные по процессу.

Что необходимо от системы TMS для того, чтобы автоматизированная процедура адаптации заработала?

1. Способность решать описанные выше задачи с возможностью гибкой адаптации готовых решений под особенности организации.
2. Способность автоматизировать как отдельные задачи, так и комплексные программы адаптации.
3. Использование корректных и оперативных данных о сотрудниках. Автоматизация адаптации не заработает, если сотрудники кадровой службы регистрируют новых сотрудников в системе кадрового учета с задержкой в неделю, а сотрудники ИТ выделяют корпоративную почту только через 10 дней. Если для нового сотрудника не будут корректно заведены необходимые атрибуты (типовая должность, регион, грейд), то нельзя будет автоматически построить программу адаптации и сформировать план обучения.
4. Система должна позволить, а администратор системы должен настроить процесс, вовлекающий в программу адаптации руководителя сотрудника. Этот процесс должен включать набор уведомлений и набор интерфейсов (постановка целей, просмотр плана адаптации) .
5. Система должна не просто предоставлять набор инструментов, но и автоматизировать процессы. Наличие в системе механизма вебинаров и электронных курсов может сократить затраты, но не обязательно облегчит жизнь HR-специалисту. Особенно, если назначение курсов и планирование вебинаров придется делать вручную. Зачастую, в компании с численностью 5000 сотрудников и текучкой в районе 50%, со стороны HR за адаптацию отвечает один сотрудник. Без автоматизации создать и проконтролировать планы адаптации 2500 сотрудников крайне затруднительно.

Эффективная автоматизация процесса адаптации, как правило, быстро окупается и начинает приносить плоды. По данным Society for Human Resource Management (SHRM) вероятность того, что сотрудник останется в компании на 69% выше для тех, кто прошел хорошо структурированную программу адаптации. Есть над чем задуматься!

Примеры интерфейсов автоматизированных системы адаптации, построенных на платформе WebTutor:

Более детально познакомиться с автоматизацией процессов адаптации можно в записи вебинара компании WebSoft для клиентов и в ранее опубликованном кейсе компании «Четыре лапы».