Автоматизация адаптации персонала.
В начале проекта по
внедрению автоматизированной системы управления талантами заказчик, как
правило, выбирает наиболее приоритетные бизнес-процессы для первого этапа
автоматизации. Набор приоритетных процессов существенно различается: кто-то
начинает с оценки эффективности и планирования обучения, а для кого-то наиболее
востребованы подбор и управление компетенциями. Несмотря на различия, в каждый
период развития HR в России появляются свои "лидеры" (наиболее
востребованные процессы). В последнее время одним из лидеров стал бизнес-процесс адаптации персонала
(onboarding).
В этой статье я
попробую рассмотреть наиболее распространенные подходы к автоматизации
процедуры адаптации и "подводные камни" этого процесса, то есть на
что нужно обратить внимание, чтобы избежать типовых ошибок. Статья основывается
на нашем многолетнем опыте автоматизации HR-процессов с помощью системы
WebTutor.
Адаптация - что нужно автоматизировать?
В процессе
адаптации решается множество задач:
- проинформировать сотрудника об особенностях
работы в компании,
- обучить продуктам, технологиям и
процедурам,
- познакомить с коллегами и руководителями,
- поставить цели на период испытательного
срока,
- обеспечить взаимодействие сотрудника с
наставником.
У каждой компании,
в зависимости от приоритетов, образуется индивидуальный набор задач и
собственный подход к адаптации. Следовательно, индивидуально будут
настраиваться и процессы автоматизации.
Поговорим о том,
как можно решать наиболее распространенные задачи с помощью автоматизированной
системы управления талантами (TMS - Talent Management System).
1. Информирование
В процессе
адаптации новый сотрудник должен познакомиться с большим массивом информации:
внутренними процедурами, нормативными документами, описаниями бизнес-процессов,
организационной структурой.
Самый
распространенный способ автоматизации этой задачи - создание на HR-портале вашей TMS системы раздела, посвященного
адаптации. Этот раздел может содержать общие для всех новых сотрудников
документы, а также подразделы со специфическими материалами для определенных
подразделений и должностей. Оптимально, если ваша система позволяет
разграничить права доступа к порталу таким образом, чтобы сотрудник видел
только свои документы (относящиеся к его подразделению или должности).
Очень полезной
может стать автоматизированная рассылка,
которая отправляет уведомление новому сотруднику со ссылкой на адаптационный
раздел портала. Некоторые компании настраивают в своей TMS системе цепочку уведомлений со ссылкой на
различные документы. Например, на первой неделе адаптации - документы по
политикам (дресс-код, информационная безопасность), на второй неделе -
материалы по продуктам, стандартам и т.п.
Часто настраиваются
не только автоматизированные уведомления для нового сотрудника, но и напоминания руководителю:
- о дате выхода на работу нового
сотрудника,
- о необходимости провести встречу с
сотрудником, назначить наставника, поставить цели.
Для решения задачи
информирования в процессе адаптации полезными будут следующие функции вашей TMS
(если она их поддерживает):
- визуализация
организационной структуры,
- возможность
виртуального знакомства со своей командой (коллеги, подчиненные для
руководителя),
- возможность
работы с корпоративной электронной библиотекой (в идеале, с автоматическим
подбором рекомендованной литературы по должности).
2. Сбор данных (заполнение форм)
Многие компании
ожидают, что на этапе адаптации новый сотрудник заполнит ряд форм для различных
департаментов: HR, IT, юристы. Если внутренние нормативные акты и
законодательство не требует заполнения этих форм в бумажной форме, то ваша TMS
система может предоставить возможность
заполнения этих форм в электронном виде.
Причем, для
некоторых форм необходима только функция заполнения (сами формы должны легко и
гибко конструироваться администраторами системы). В то время как для других
форм необходима еще и функция согласования заполненных документов с различными
категориями пользователей. В последнем случае система должна позволять гибко
настраивать маршруты согласования и автоматизировать этот процесс.
3. Обучение
Наиболее
востребованной функцией, подлежащей автоматизации, как правило является
обучение. В последнее время компании стараются перевести существенную часть
этого обучения в электронную форму и проводить его с помощью электронных курсов
или в форме вебинаров.
Распространены
следующие способы автоматизации обучения:
1. Автоматическое назначение набора
электронных учебных курсов новому сотруднику.
TMS должна
позволять гибко настраивать правила
автоматического назначения:
- одинаковые курсы
всем сотрудникам,
- курсы по
должности,
- курсы по
подразделению,
- курсы по
произвольным атрибутам сотрудника (по грейду или уровню должности).
2. Автоматическое формирование группы
участников вебинара или очного тренинга.
Как правило,
подобная задача решается в такой последовательности:
- специалист учебного центра компании
формирует расписание занятий (вебинаров, тренингов) для новых сотрудников,
- система автоматически определяет, какие
виды обучения необходимы сотруднику на основе гибких правил (по должности, региону,
подразделению, грейду),
- далее система либо записывает сотрудника
на это мероприятие либо информирует руководителя о необходимости это сделать.
Важно, чтобы TMS
система позволяла:
- максимально гибко описывать и
обрабатывать правила,
- работать с листами ожиданий и квотами,
- рассылать уведомления и напоминания в
ходе процесса,
- предоставлять удобные интерфейсы для
сотрудника, руководителя, менеджера по обучению, тренера.
3. Контроль знаний
Процесс по сути
аналогичен задаче дистанционного обучения. Тесты, которые должен сдать
сотрудник для того, чтобы быть допущенным к полноценной работе, могут быть
включены в состав электронных курсов или назначаться отдельно.
В ряде случаев
разделяют промежуточное тестирование,
которое проводится в процессе обучения и итоговое
тестирование. В этом случае, TMS система настраивается таким образом, чтобы
тестирование было назначено сотруднику автоматически через N дней после
успешного изучения адаптационных курсов или через какое-то время после начала
работы в компании.
Иногда, для
экономии времени опытных сотрудников, которые могут обладать некоторым багажом
знаний на момент начала работы в новой компании, настраивается адаптивный механизм. Если ваша TMS система
поддерживает подобную адаптивность, может быть настроена процедура входного
тестирования, по итогам которой определяется уровень тестируемого. Если он
достаточный, то сотрудник и руководитель информируются об этом, в противном
случае назначается обучение (электронные курсы, тренинги или вебинары).
4. Постановка целей
Многие компании
требуют от руководителей поставить цели на период испытательного срока и
проконтролировать их выполнение. Этот процесс может проходить на словах, на
бумаге, в Excel или в вашей TMS системе.
В последнем случае,
информация о поставленных целях хранится в системе, может быть проанализирована и проконтролирована.
Система может напомнить руководителю о необходимости поставить цели, оценить
их, когда придет время, и проконтролировать полноту заполнения формы (например,
нужно поставить не менее, чем N целей, заполнить набор необходимых полей и
т.п.).
Как правило, для
решения этой задачи используется тот же механизм вашей TMS системы, что и для
автоматизации процедуры оценки эффективности (performance management). Различие здесь в том, что периодическая
процедура оценки эффективности, как правило, запускается HR-специалистом
вручную (например, каждый год), а процедура постановки и оценки целей при
адаптации требует автоматизации. То есть система сама должна определить
перечень сотрудников, которым необходимо поставить цели, назначить им
оценивающего руководителя и отследить дату оценки (завершения испытательного
срока и т.п.).
5. Комплексный план
Задачу адаптации
можно решать по частям или комплексно. При “лоскутном” решении могут
присутствовать все описанные выше элементы (очные и электронные курсы, тесты,
материалы, цели, опросы), но не связанные единым процессом. Первый подход прост
в реализации и позволяет "есть слона по частям", автоматизируя задачи
шаг за шагом.
Но, возможно и
комплексное решение. Оно заключается в том, что в TMS системе описывается структурированная, модульная программа
адаптации, состоящая из различных компонентов: курсов, электронных книг,
задач, очных тренингов, опросов, оценочных форм. Программа определяет
последовательность, сроки и ответственных.
При использовании комплексной программы,
настраивается следующая автоматизированная процедура:
- при появлении
нового сотрудника по описанным в системе правилам для него выбирается
комплексная программа адаптации (таких программ может быть множество для
различных позиций и подразделений),
- система
определяет наставника или куратора программы адаптации (например,
непосредственного руководителя или наставника по позиции, закрепленного за
подразделением),
- система формирует
план адаптации, пересчитывая относительные сроки, указанные в модульной
программе, в абсолютные сроки, соответствующие периоду испытательного срока,
- система
автоматически рассылает напоминания сотруднику, его руководителю и наставнику,
назначает курсы и тесты, формирует формы оценки и т.п.
- пользователи
системы работают с планом адаптации на портале, а HR-служба контролирует и анализирует данные
по процессу.
Что необходимо от системы TMS для того,
чтобы автоматизированная процедура адаптации заработала?
- Способность решать описанные выше задачи с
возможностью гибкой адаптации готовых решений под особенности организации.
- Способность автоматизировать как отдельные
задачи, так и комплексные программы адаптации.
- Использование корректных и оперативных данных о
сотрудниках. Автоматизация адаптации не заработает, если сотрудники
кадровой службы регистрируют новых сотрудников в системе кадрового учета с
задержкой в неделю, а сотрудники ИТ выделяют корпоративную почту только
через 10 дней. Если для нового сотрудника не будут корректно заведены
необходимые атрибуты (типовая должность, регион, грейд), то нельзя будет
автоматически построить программу адаптации и сформировать план обучения.
- Система должна позволить, а администратор
системы должен настроить процесс, вовлекающий в программу адаптации
руководителя сотрудника. Этот процесс должен включать набор уведомлений и
набор интерфейсов (постановка целей, просмотр плана адаптации) .
- Система должна не просто предоставлять набор
инструментов, но и автоматизировать процессы. Наличие в системе механизма
вебинаров и электронных курсов может сократить затраты, но не обязательно
облегчит жизнь HR-специалисту. Особенно, если назначение курсов и
планирование вебинаров придется делать вручную. Зачастую, в компании с
численностью 5000 сотрудников и текучкой в районе 50%, со стороны HR за
адаптацию отвечает один сотрудник. Без автоматизации создать и
проконтролировать планы адаптации 2500 сотрудников крайне затруднительно.
Эффективная
автоматизация процесса адаптации, как правило, быстро окупается и начинает
приносить плоды. По данным Society for Human Resource Management (SHRM)
вероятность того, что сотрудник останется в компании на 69% выше для тех, кто прошел хорошо структурированную программу
адаптации. Есть над чем задуматься!
Примеры интерфейсов автоматизированных
системы адаптации, построенных на платформе WebTutor:
Более детально познакомиться с автоматизацией процессов адаптации можно в записи вебинара компании WebSoft для клиентов и в ранее опубликованном кейсе компании «Четыре лапы».
