С чего начать автоматизацию HR-процессов?

Вы уже много слышали и читали про HR-автоматизацию, но все никак не удавалось разобраться в этом? Давайте кратко и по существу обсудим:

• по каким причинам компании автоматизируют HR-процессы,
• какие именно HR-процессы автоматизируют,
• сколько времени занимает автоматизация,
• как избежать типовых ошибок.

Также в статье вам встретятся примеры кейсов и полезные ссылки для углубления в тему. Вы увидите, что практически любой HR-процесс можно сопроводить с помощью ИТ, полностью или частично. А также, надеемся, осознаете тот факт, что автоматизация HR-процессов это не только модный тренд, но и необходимость для каждой современной компании по ряду причин. С них и начнем.

Причины, по которым компании решают автоматизировать HR-процессы:

• освободить сотрудников от регулярных рутинных действий, которые можно поддержать с помощью информационных технологий,
• сделать HR-процессы более эффективными за счет систематизации данных и их автоматического анализа,
• повысить уровень доверия к некоторым этапам в HR-процессах за счет уменьшения влияния человеческого фактора,
• сделать HR-информацию более открытой и доступной для всех сотрудников в компании,
• повлиять HR-автоматизацией на формирование цифрового бренда компании, чтобы продемонстрировать инновационность самой компании,
• предоставить сотрудникам современные удобные инструменты для коммуникаций и непрерывной обратной связи.

Как видите, не только желание ускорить или усовершенствовать процессы, подталкивает компании к их автоматизации. Недавно встретился пример кейса, в котором анализ среднерыночных зарплат был оцифрован с помощью использования информации одного из сайтов вакансий. Ранее такую функцию выполнял рекрутер, привнося с собой весомый человеческий фактор.

HR-процессы, которые уже сейчас активно автоматизируют:

• кадровое делопроизводство,
• управление талантами,
• компенсации и льготы,
• обучение и развитие,
• коммуникации,
• рекрутинг,
• адаптация,
• оценка.

То есть, либо полностью, либо на каком-то этапе можно автоматизировать все процессы в HR. Давайте посмотрим на примерах, реализованных в системе WebTutor.

Вот так можно автоматизировать адаптацию, сформировав программу в формате blended learning и представив ее в виде последовательной траектории обучения:

В таком визуализированном виде можно автоматизировать оценку компетенций на основе обратной связи в формате 360 градусов:

А так может выглядеть оценка эффективности персонала, которая благодаря той же визуализации поможет быстрее принимать управленческие решения:

И еще один пример - автоматизации в процессах обучения и развития, результатом которой стала корпоративная база знаний одного из клиентов компании WebSoft:

Если вам интересно увидеть больше подобных примеров и реальных внедренных кейсов, загляните в статью про лучшие практики HR-автоматизации от клиентов WebSoft. Там же вы найдете запись проведенного вебинара на эту тему.

Ответ на вопрос “Как долго автоматизируется HR?”

По опыту компании WebSoft, классическое внедрение HR-автоматизации занимает 3-6 месяцев на 1 бизнес-процесс и включает 5 этапов: определение требований, проектирование, реализация, тестирование и отладка, инсталляция и поддержка.

При экспресс-подходе этот период можно сократить до 1-2 месяцев на 1 процесс. В последнем случае внедрение происходит на основе типовых процессов с помощью готовых блоков. Более детально про типовые и нетиповые процессы читайте тут.

ПРОБЛЕМЫ HR-АВТОМАТИЗАЦИИ И КАК ИХ ИЗБЕЖАТЬ

Непонимание HR-процессов в их текущем состоянии.

Непродуманный HR-процесс нельзя чудесным образом превратить в эффективный только за счет автоматизации. Как бы банально это не звучало, но “автоматизируя хаос, мы получим автоматизированный хаос”. Если что-то находится в состоянии броуновского движения, то первым этапом автоматизации будет задача по прояснению всех этапов процесса и их настройке.

Важно помнить о том, что каждый процесс - часть единого большого HR-проекта с его общей стратегией и особенностями взаимодействия между процессами и людьми, которые в них вовлечены.

Нехватка ресурсов на внедрение, настройку и дальнейшее развитие.

В любом проекте важно просчитать необходимые ресурсы (временные, денежные, человеческие, информационные) до момента, когда непосредственно начнется внедрение. В противном случае, уже в процессе автоматизации можно столкнуться с рядом сложностей, которые будут препятствовать развитию проекта. Например, может не хватить серверных мощностей для обработки данных в новом автоматизированном процессе или бюджета на исправление каких-то ошибок.

В целом, планирование автоматизации HR-процессов начинается со стратегии и не ограничивается написанием технического задания для поставщика HR-решения.

Надежды на еще неопробованные современные тренды и технологии.

Сейчас HR-рынок столь активно развивается, что мы постоянно сталкиваемся с различными инновациями. В погоне за трендами и новыми технологичными решениями можно наткнуться на еще никем не опробованные “грабли”. Это, конечно, не означает, что не стоит пробовать. И, в тоже время, разумнее проявить осторожность и предварительно поинтересоваться, кто из коллег той же сферы подобные решения уже внедрял или использует на данный момент. Подробнее смотрите и слушайте в интервью Алексея Королькова об итогах 2017 года, трендах и инновациях.

Желание одновременно охватить автоматизацией все HR-процессы.

Подобную ошибку можно встретить при внедрении e-learning. Не всем под силу сразу использовать весь набор инструментов: курсы, тесты, вебинары, социальные методики, геймификацию и так далее. Гораздо более грамотным будет постепенное освоение. Ведь нужно будет не только перенастроить процессы, но и выявить какие-то несостыковки при первоначальном использовании новых технологий. Также нужно будет переучить людей, которые на различных этапах и с различными ролями сталкиваются в неком HR-процессе. Плюс, как и любые изменения, этот проект может вызвать сопротивление у сотрудников и потребовать времени на постепенное привыкание.

Подведем итоги. 

HR-направление уверенно движется в сторону Digital, оцифровывая практически все свои процессы от подбора до оценки. Такие подходы признаются современными и целесообразными, так как не только способствуют повышению эффективности самих процессов, но и влияют на цифровой бренд компании как работодателя. Именно с этой мысли стоит начинать автоматизацию HR-процессов.

Как и в любом проекте, успешному внедрению способствует наличие стратегии. Если в компании понимают цели проекта и могут объяснить как на данный момент происходит тот или иной процесс в HR, можно начинать автоматизацию. Инновационными технологиями увлекаться можно, но осторожно, принимая во внимание тот факт, что те же чат-боты н данный момент вызывают неоднозначные отклики. Для того, чтобы не допустить ошибок в HR-автоматизации, необходимо составить качественное техническое задание, рассчитать ресурсы и выбрать поэтапный подход при внедрении.