Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Как сделать назначение обучения персональным: кейс Салым Петролеум

 


Компания «Салым Петролеум Девелопмент Н.В.» с 2019 года использует систему WebSoft HCM. Но не как платформу для прохождения обучения сотрудниками, а как систему контроля и мониторинга, в которой сотрудники видят, какое именно обучение им необходимо пройти в соответствии с типовой должностью или персональной ролью в компании. Для этого была реализована матрица назначений и каталог учебных программ. Весь функционал создавался компанией WebSoft «с нуля». В кейсе расскажем, что получилось в итоге. 

«Салым Петролеум Девелопмент Н.В.» — совместное предприятие, акционерами которого на паритетных началах являются «Шелл» и «Газпром нефть». C 2003 года СПД ведет освоение Салымской группы нефтяных месторождений в Западной Сибири. За годы реализации Салымского проекта СПД пробурила 1500 скважин и добыла свыше 90 млн тонн нефти. Салымский проект входит в число крупнейших проектов с участием иностранного капитала в нефтедобывающей отрасли России.


Обучение в компании 

Обучение в компании включает в себя инструктажи, учебные программы, проверки знаний, аттестации, обучение в электронном формате, обучение в классе и другое. В центре внимания — тематика ОЗОТОБОС: охрана здоровья, охрана труда, обеспечение безопасности и окружающей среды.

Учебные программы делятся на две категории:

  • Обучение в соответствии с требованиями российского законодательства (79 программ).

  • Обучение в соответствии с внутренними требованиями компании (23 программы).

Обязательные требования к обучению предъявляются к любому  сотруднику, который устраивается в компанию. Разные перечни требований по обучению предъявляются к следующим категориям сотрудников: 

  • Штатные сотрудники компании в офисах.

  • Штатные сотрудники компании на месторождениях.

  • Подрядчики, работающие на месторождениях.

Каждый сотрудник любой категории проходит в среднем 5 обязательных учебных программ в онлайн и офлайн формате.

В личных кабинетах сотрудников указано, в каком формате им нужно пройти обучение, к кому обратиться и какую последовательность действий совершить, чтобы выполнить  требование по обучению.


С чем столкнулись 

  1. Первый пул изменений был связан с матрицей назначений. Ранее загрузку матрицы назначений обучения по типовым должностям и ее выгрузку в компании запускали через АРМ (автоматизированное рабочее место) администратора. Стояла цель доработать имеющийся агент по загрузке матрицы обучения, ввести планы обучений, учет персонально назначенного обучения и по типовой должности, фиксацию даты назначения. Также предстояло изменить тип запуска агента, который запускался на стороне компании и работал недостаточно быстро.

 

  1. Второй пул задач был связан с реализацией функционала учебных программ. Сотрудники видели назначенные им учебные программы и статус этих назначений только в своем личном кабинете. Списка учебных программ с материалами по этим учебным программам на портале не было.



Масштаб проекта

Штат компании – около тысячи человек, штат подрядных организаций — от двух до трёх тысяч человек. Администраторов учебных программ – около 40 человек. 


Как это работает 

  1. Матрица назначений 

Матрица назначений — Excel-файл, где по вертикали отображаются должности штатных сотрудников компании с определенными параметрами, по горизонтали — учебные программы. Если для сотрудника определенной должности необходимо прохождение конкретной учебной программы, то на пересечении ставится «плюс». 

Далее был разработан агент, который загружает матрицу в систему, создавая план обучения сотрудника и прописывая в нем учебные программы, которые ему необходимы. Там же прописывается назначение учебных программ и указывается срок для закрытия требования по обучению согласно российскому законодательству либо внутренним требованиям компании. 

Назначение обучения происходит двумя способами. Первый — назначение по должностям. Его преимущество в том, что при кадровых изменениях (в компанию приходит новый сотрудник, меняется должность сотрудника и т.д.) ему автоматически назначается необходимое обучение. 

Персональное назначение. Иногда требуется назначение обучения не по должностям, а по ролям, которые определяются внутренними приказами. В таком случае обучение назначается персоналиям в соответствии с профилем компетенции. 

Преимущество персонального назначения обучения в том, что учитываются роли сотрудников и содержание их работы. Например, в компании есть инженеры по бурению, работающие в дневную и ночную смену. Только те, кто работает днем, отвечает за процесс утилизации шлама (то есть им нужно соответствующее обучение). Те, кто работают ночью, за такой процесс не отвечают и в соответствующем обучении не нуждаются. В таком и подобных случаях целесообразно назначать обучение именнопо персоналиям. 

Особенность реализации обучения в компании состоит в том, что учебные программы от начала и до конца ведут ответственные за направления: например, экологическая служба СПД отвечает за обучение в области обеспечения экологической безопасности в компании — заключает договор с учебным центром, разрабатывает внутреннее обучение и так далее. Сложность заключалась в том, что матрица и сам агент, выгружающий ее в систему, находятся в части администрирования. К ней нет доступа у ответственных за направления, матрицу загружает только администратор с расширенными правами. Такой подход делал невозможным персональные назначения именно ответственными за направления обучения.  

Решением стало создание учебных программ на портале, которые включили в себя карточки, возможность загрузки дополнительных материалов, матрицу назначений по конкретной учебной программе и так далее. 


  1. Учебные программы 

В системе списком выложены все учебные программы:

В каждой учебной программе создана карточка, которая включает в себя ряд вкладок:

  • Основная информация:

- Наименование и код программы.

- Категория программы.

- Группа программы.

- Срок прохождения, периодичность обучения, если таковая требуется, дата назначения программы.

- Администратор учебной программы, который имеет полные права по ее управлению.

- Тренер, который вносит мероприятия в календарь и проводит их.

- Комментарии, что нужно сделать, чтобы пройти данное обучение.



  • Вкладка с материалами

Сюда администратор учебной программы может загружать материалы и писать комментарии.


  • Вкладка «Персональное назначение»

Здесь реализован Список сотрудников, в котором отображены только сотрудники, которым данное обучение/проверка знаний назначена персонально по ФИО. 


  • Вкладка Матрица назначений

Матрица здесь представлена в «урезанном» виде — только по одной учебной программе, по которой открыта карточка, и перечень сотрудников с необходимыми параметрами. Управлять назначениями по должностямдля данной учебной программы может каждый ответственный за свою учебную программу. Или же он может вернуться на вкладку «Персональные назначения» и сделать назначение не по должностям, а по персоналиям.


Итоги и результаты 

  • Доработан имеющийся агент по загрузке матрицы обучения – введены планы обучений, учет персонально назначенного обучения и по типовой должности.

  • Изменен тип запуска агента, который теперь запускается на стороне сервера и работает быстрее, чем раньше.

  • Разработан функционал каталога учебных программ, в карточках учебных программ есть возможность прикреплять материалы и скачивать их.

  • Есть возможность выгрузить матрицу обучения по конкретной учебной программе, внести изменение по необходимым должностям и загрузить изменение в систему.

  • Предусмотрено распределение ролей. Администратор курса и Администратор имеют расширенный функционал, остальные пользователи могут ознакомиться с информацией и материалами по учебной программе.


Таким образом достигнуты главные цели проекта: 

  • Контроль и мониторинг обученности персонала с целью обеспечения полной компетентности сотрудников компании.

  • Сотрудники имеют четкое представление, какое обучение им назначено. 

  • Доступность и открытость  информации для заказчиков обучения и руководителей о прохождении сотрудниками учебных программ.


Планы и перспективы 

  1. Разработка панели руководителя, с помощью которой он в режиме реального времени сможет видеть, сколько штатных сотрудников компании и сотрудников подрядных организаций прошли назначенное им обучение, сколько просроченных назначений и т.д. 

  2. Доработка матрицы по подрядчикам. Предстоит сделать более детализированное назначение, чтобы матрица формироваласьна основании экспортируемых данных из других используемых в компании систем. 

Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Автоматизация процедуры оценки целей и компетенций в группе «ИЛИМ»

Репликация и сквозная авторизация: как это работает на примере Академии Ростеха

Подборка кейсов за полгода

Придет ли интернет зависимость в родной е-learning?