Как сделать назначение обучения персональным: кейс Салым Петролеум
Компания «Салым Петролеум Девелопмент Н.В.» с 2019 года использует систему WebSoft HCM. Но не как платформу для прохождения обучения сотрудниками, а как систему контроля и мониторинга, в которой сотрудники видят, какое именно обучение им необходимо пройти в соответствии с типовой должностью или персональной ролью в компании. Для этого была реализована матрица назначений и каталог учебных программ. Весь функционал создавался компанией WebSoft «с нуля». В кейсе расскажем, что получилось в итоге.
Обучение в компании
Обучение в компании включает в себя инструктажи, учебные программы, проверки знаний, аттестации, обучение в электронном формате, обучение в классе и другое. В центре внимания — тематика ОЗОТОБОС: охрана здоровья, охрана труда, обеспечение безопасности и окружающей среды.
Учебные программы делятся на две категории:
Обучение в соответствии с требованиями российского законодательства (79 программ).
Обучение в соответствии с внутренними требованиями компании (23 программы).
Обязательные требования к обучению предъявляются к любому сотруднику, который устраивается в компанию. Разные перечни требований по обучению предъявляются к следующим категориям сотрудников:
Штатные сотрудники компании в офисах.
Штатные сотрудники компании на месторождениях.
Подрядчики, работающие на месторождениях.
Каждый сотрудник любой категории проходит в среднем 5 обязательных учебных программ в онлайн и офлайн формате.
В личных кабинетах сотрудников указано, в каком формате им нужно пройти обучение, к кому обратиться и какую последовательность действий совершить, чтобы выполнить требование по обучению.
С чем столкнулись
Первый пул изменений был связан с матрицей назначений. Ранее загрузку матрицы назначений обучения по типовым должностям и ее выгрузку в компании запускали через АРМ (автоматизированное рабочее место) администратора. Стояла цель доработать имеющийся агент по загрузке матрицы обучения, ввести планы обучений, учет персонально назначенного обучения и по типовой должности, фиксацию даты назначения. Также предстояло изменить тип запуска агента, который запускался на стороне компании и работал недостаточно быстро.
Второй пул задач был связан с реализацией функционала учебных программ. Сотрудники видели назначенные им учебные программы и статус этих назначений только в своем личном кабинете. Списка учебных программ с материалами по этим учебным программам на портале не было.
Масштаб проекта
Штат компании – около тысячи человек, штат подрядных организаций — от двух до трёх тысяч человек. Администраторов учебных программ – около 40 человек.
Как это работает
Матрица назначений
Матрица назначений — Excel-файл, где по вертикали отображаются должности штатных сотрудников компании с определенными параметрами, по горизонтали — учебные программы. Если для сотрудника определенной должности необходимо прохождение конкретной учебной программы, то на пересечении ставится «плюс».
Далее был разработан агент, который загружает матрицу в систему, создавая план обучения сотрудника и прописывая в нем учебные программы, которые ему необходимы. Там же прописывается назначение учебных программ и указывается срок для закрытия требования по обучению согласно российскому законодательству либо внутренним требованиям компании.
Назначение обучения происходит двумя способами. Первый — назначение по должностям. Его преимущество в том, что при кадровых изменениях (в компанию приходит новый сотрудник, меняется должность сотрудника и т.д.) ему автоматически назначается необходимое обучение.
Персональное назначение. Иногда требуется назначение обучения не по должностям, а по ролям, которые определяются внутренними приказами. В таком случае обучение назначается персоналиям в соответствии с профилем компетенции.
Преимущество персонального назначения обучения в том, что учитываются роли сотрудников и содержание их работы. Например, в компании есть инженеры по бурению, работающие в дневную и ночную смену. Только те, кто работает днем, отвечает за процесс утилизации шлама (то есть им нужно соответствующее обучение). Те, кто работают ночью, за такой процесс не отвечают и в соответствующем обучении не нуждаются. В таком и подобных случаях целесообразно назначать обучение именнопо персоналиям.
Особенность реализации обучения в компании состоит в том, что учебные программы от начала и до конца ведут ответственные за направления: например, экологическая служба СПД отвечает за обучение в области обеспечения экологической безопасности в компании — заключает договор с учебным центром, разрабатывает внутреннее обучение и так далее. Сложность заключалась в том, что матрица и сам агент, выгружающий ее в систему, находятся в части администрирования. К ней нет доступа у ответственных за направления, матрицу загружает только администратор с расширенными правами. Такой подход делал невозможным персональные назначения именно ответственными за направления обучения.
Решением стало создание учебных программ на портале, которые включили в себя карточки, возможность загрузки дополнительных материалов, матрицу назначений по конкретной учебной программе и так далее.
Учебные программы
В системе списком выложены все учебные программы:
В каждой учебной программе создана карточка, которая включает в себя ряд вкладок:
Основная информация:
- Наименование и код программы.
- Категория программы.
- Группа программы.
- Срок прохождения, периодичность обучения, если таковая требуется, дата назначения программы.
- Администратор учебной программы, который имеет полные права по ее управлению.
- Тренер, который вносит мероприятия в календарь и проводит их.
- Комментарии, что нужно сделать, чтобы пройти данное обучение.
Вкладка с материалами
Сюда администратор учебной программы может загружать материалы и писать комментарии.
Вкладка «Персональное назначение»
Здесь реализован Список сотрудников, в котором отображены только сотрудники, которым данное обучение/проверка знаний назначена персонально по ФИО.
Вкладка Матрица назначений
Матрица здесь представлена в «урезанном» виде — только по одной учебной программе, по которой открыта карточка, и перечень сотрудников с необходимыми параметрами. Управлять назначениями по должностямдля данной учебной программы может каждый ответственный за свою учебную программу. Или же он может вернуться на вкладку «Персональные назначения» и сделать назначение не по должностям, а по персоналиям.
Итоги и результаты
Доработан имеющийся агент по загрузке матрицы обучения – введены планы обучений, учет персонально назначенного обучения и по типовой должности.
Изменен тип запуска агента, который теперь запускается на стороне сервера и работает быстрее, чем раньше.
Разработан функционал каталога учебных программ, в карточках учебных программ есть возможность прикреплять материалы и скачивать их.
Есть возможность выгрузить матрицу обучения по конкретной учебной программе, внести изменение по необходимым должностям и загрузить изменение в систему.
Предусмотрено распределение ролей. Администратор курса и Администратор имеют расширенный функционал, остальные пользователи могут ознакомиться с информацией и материалами по учебной программе.
Таким образом достигнуты главные цели проекта:
Контроль и мониторинг обученности персонала с целью обеспечения полной компетентности сотрудников компании.
Сотрудники имеют четкое представление, какое обучение им назначено.
Доступность и открытость информации для заказчиков обучения и руководителей о прохождении сотрудниками учебных программ.
Планы и перспективы
Разработка панели руководителя, с помощью которой он в режиме реального времени сможет видеть, сколько штатных сотрудников компании и сотрудников подрядных организаций прошли назначенное им обучение, сколько просроченных назначений и т.д.
Доработка матрицы по подрядчикам. Предстоит сделать более детализированное назначение, чтобы матрица формироваласьна основании экспортируемых данных из других используемых в компании систем.
