Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Как выбрать систему HR-автоматизации? Сравниваем несравнимое.

Любое HR-подразделение рано или поздно встает перед задачей выбора HR-системы. Основная проблема, с которой придется столкнуться - невероятное разнообразие возможных вариантов.

Причина этого многообразия не столько в количестве продуктов, представленных на рынке, сколько в большом количестве вариаций и комбинаций продуктов, с помощью которых можно решать задачу HR-автоматизации.

HR-процессов множество, систем автоматизирующих эти процессы в той или иной комбинации еще больше. См. нашу статью про классификацию HR-систем.

Одна и та же задача может быть решена самыми разными способами:
- с помощью "самописного" решения на базе существующего корпоративного портала
- в рамках ERP системы компании
- используя интегрированную систему управления талантами
- с помощью узко-специализированного "облачного" сервиса
- ...

Довольно легко принимать решения, когда вы рассматриваете 2-3-4 идентичные системы. Вы составляете набор "фич", сценариев использования, сравниваете системы, расчитываете стоимость лицензий/внедрения/эксплуатации и принимаете решение.

А как сравнивать несравнимое? Например, модуль комплексной HCM системы устанавливаемой в компании VS легкий облачный сервис.

Для такого случая сложно предложить универсальное решение, но мы попробуем.

Для начала предлагаем ответить на первый вопрос: задачу какого масштаба вы решаете?

Есть 3 варианта:
1) мы ищем решение под конкретную узкую задачу. Например, нужно решение чтобы выкладывать в сеть раздаточные материалы для участников тренинга
2) мы ищем продукт, полностью закрывающий целое направление. Например, автоматизируем основные бизнес-процессы корпоративного учебного центра (от планирования до анализа результатов)
3) мы хотим решение для комплексной автоматизации набора взаимосвязанных HR-процессов. Например, цикл управления талантами (подбор + обучение + оценка + развитие) или комплексная HRMS система (от кадрового учета до плана преемственности)


При движении от варианта 1 к варианту 3 возрастает отдача для компании. Но, также растет с стоимость, срок внедрения и ресурсы, которые требуются от HR-команды для успешного использования системы.

Определяем критичные ограничения

Не все системы эквивалентны в своих возможностях и отвечают критичным для клиента требованиям.

Назовем эти критичные требования showstoppers. Пример таких требований:
1. Возможен только "облачный" вариант системы (у компании нет и не будет своей инфраструктуры)
2. Возможно только размещение в закрытом сегменте сети (требования ИБ и законодательства)
3. Система должна поставляться в открытом коде и/или может дорабатываться заказчиком
4. Требования к локализации системы и поддержки системы на русском языке (или других языках)
5. Наличие лицензий и сертификатов (как правило требование законодательства и ИБ)
6. Возможности интеграции системы (наличие API, средства разработки, открытая структура данных)
7. Поддержка мобильных решений (работоспособность системы на мобильных устройствах, наличие мобильных приложений, ...)
8. ...

Понимаем свои реальные возможности

К сожалению, не всегда наши желания совпадают с нашими возможностями. Зачастую, это приводит к тому, что компания на словах хочет комплексное, интегрированное решение, но не готова выделять ресурсы на его освоение.



Чтобы оценить свои возможности, стоит честно ответить на вопросы:
- есть ли у нас человеческие ресурсы (будут ли?), способные внедрять/эксплуатировать/развивать продукт
- доросла ли наша компания до тех процессов, которые можно автоматизировать с помощью системы
- готовы ли мы менять/адаптировать наши бизнес-процессы под новую, диджитализированную реальность

Считаем затраты

Поскольку мы говорим о продуктах различного масштаба и сложности, то сравнение затрат не всегда очевидным.

Рассмотрим возможные составляющие затрат на систему:
- Стоимость лицензий на использование системы
- Стоимость системной инфораструктуры и ее администрирования (сервера, каналы связи, зарплата администраторов)
- Стоимость технической поддержки системы (обновление версий, исправление ошибок, консультирование специалистов)
- Затраты на прикладное администрирование (зарплаты администраторов)
- Стоимость внедрения и адаптации системы под нужды компании (своими силами или с привлечением подрядчика)

Для разных типов систем затраты могут складываться из разных составляющих.

Для полноценного выбора системы стоит посчитать стоимость владения системой (TCO) на 3 или 5 лет вперед с учетом всех перечисленных компонентов затрат.

Принимаем решение

Получив ответы на наши вопросы, можно приступать к принятию решения.

Итак мы знаем:
1) уровень сложности (масштаб проекта)
2) ограничения (showstoppers)
3) свои возможности

Универсального алгоритма принятия решения не существует, но получив ответы на 3 вопроса выше, мы как минимум смогли существенно сузить наш выбор.

Например, наши ответы таковы:
1) автоматизируем 1 бизнес-процесс компании, глобальные цели HR-автоматизации перед нами не стоят
2) нам нужны минимальные (или нулевые) вложения в инфраструктуры, развивать и адаптировать систему мы не планируем
3) у нас минимальные ресурсы на освоение системы, отдельных специалистов для ее развития нет и не будет

Вывод для такой ситуации: нам нужно легкое облачное решение

Считаем TCO нескольких подобных решений на 3-5 лет, сравниваем функционал и принимаем решение

Альтернативный вариант:
1) на первом этапе автоматизируем 2 HR-процесса, но планируем автоматизировать еще 3 и увязать их в единое целое
2) по требованиям ИБ система должна быть защищена, так как содержит критические персональные данные. Мы хотим иметь возможность развивать и адаптировать систему под свои задачи не только силами вендора. Нам нужны гибкие механизмы интеграции с нашими корпоративными системами
3) мы готовы выделать внутренние ресурсы в ИТ и HR для реализации этого проекта в рамках инициативы по диджитализации компании

Вывод: нам нужна комплексная система (HCM/TMS), скорее всего не облачная, с возможностью развития и адаптации под наши процессы

Описанный нами подход к выбору системы - не волшебная "серебрянная пуля", решающая все проблемы. Но, это разумный алгоритм, позволяющий во-первых более четко сформулировать цели и ограничения, во-вторых сузить и облегчить выбор.

Удачи с выбором системы!


Популярные сообщения из этого блога

Только без рук, или Как в системе обучения автоматизировать все, что делалось вручную

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Опыт внедрения WebTutor в ПАО «Транснефть»

Классификация HR-систем

Многоканальный подход к подбору персонала