Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Построение HR Service Desk на платформе WebTutor

Продолжаем разговор про новые возможности WebTutor (обновление 3 квартала 2018 года). Но, для начала, небольшая преамбула.

В последнее время мы регулярно сталкиваемся с желанием наших заказчиков создать на базе портала на платформе WebTutor полноценную систему для взаимодействия с сотрудниками, обработки их заявок, предоставления информации, документов, выписок. Т.е. речь идет о полноценной системе Service Desk для задач HR.

Что должна уметь система для того, чтобы построить на ее основе Service Desk?

1. Возможность создавать базы знаний, библиотеки документов - чтобы сотрудники могли познакомиться с политиками, внутренними положениями.

Пример страницы портала WebTutor с библиотекой документов по HR-тематике


Здесь речь идет о полноценной функциональности информационного портала с развитой CMS системой. 

2. Возможность пообщаться с экспертами (из HR) и коллегами. Как правило это форумы, внутренняя социальная сеть

Пример обсуждения в форуме


3. Инструменты для регулярного информирования об изменениях в правилах, политиках. Это блоги, новостные ленты и рассылки

4. Возможность собирать обратную связь о качестве сервиса и настроениях сотрудников. Про это читайте в нашем посте про автоматизацию опросов.

5. Возможность подавать (и автоматизировать их дальнейшее согласование в электронной форме) различные формы заявок - на отпуска, на материальную помощь, на перевод и т.п. Для этого необходимо, чтобы в системе был гибкий инструмент для создания произвольных форм заявок, механизм настраиваемых маршрутов согласований заявок (документооборотов).


Пример страницы подачи заявки

6. Возможность получать важные для сотрудника данные из HR-систем (расчетный листок, справка 2НДФЛ и т.п.). Про то, как мы решаем эту задачу, несмотря на строгие требования к конфиденциальности таких данных - расскажу в отдельном посте.

Все перечисленные выше возможности давно есть в WebTutor "из коробки". Но, чтобы строить Service Desk было еще проще, мы добавили в систему следующий новые возможности:

1. Упрощенное создание страниц с заявками. Теперь для каждого типа заявок можно задать краткое и полное описание, картинку - обложку. Затем все нужные типы заявок публикуются (пара кликов) на странице портала и вы получаете вот такую страницу:

2. Адаптивные формы заявок - предыдущие версии WebTutor поддерживали произвольные формы заявок, но все поля в этих формах всегда показывались пользователю сразу при открытии формы заявки. Для многих типов заявок это неудобно - после выбора значения в одном из полей формы (например, тип отпуска в форме заявки на отпуск) вся остальная форма заявки должна перестроиться (например, должны появиться дополнительные поля).

В последнем обновлении WebTutor такую форму можно настроить, благодаря тому, что для всех полей формы появилась возможность задавать условия их видимости в зависимости от значения других полей. Форма динамически перестраивается в соответствии с этими условиями.

3. Настраиваемые страницы для отображения заявок определенного типа. Поскольку в WebTutor можно создать произвольное количество типов заявок с самыми разными атрибутами, то в универсальном представлении списка заявок (которое было в системе ранее) были общие для всех типов заявок атрибуты - код, дата создания, автор, статус согласования. Для того, чтобы увидеть дополнительные атрибуты заявки приходилось "проваливаться" в карточку заявки. Чтобы сделать специфический для определенной задачи список с нужным набором колонок, приходилось программировать.

Мы добавили возможность настраивать (без программирования) страницы портала с произвольными наборами колонок. С помощью разграничения прав, можно предоставить доступ к этим страницам только для определенных групп согласующих/сотрудников Service Desk.

Пример страницы с заявками определенного типа


В этих списках пользователь может выделить несколько заявок и выполнить массовую операцию (например, согласовать или отклонить групп заявок).

PS

Ну и на десерт - презентация об автоматизации HR-сервисов на платформе WebTutor . Коллеги используют для работы с заявками в WebTutor не только интерфейс портала, но и чат-боты. Об этом напишу отдельно, в том числе о новых возможностях для создания чат-ботов.

Популярные сообщения из этого блога

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Как подсчитать стоимость подбора персонала, опираясь на показатели воронки подбора?

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации