Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

С чего начать автоматизацию HR-процессов?

Вы уже много слышали и читали про HR-автоматизацию, но все никак не удавалось разобраться в этом? Давайте кратко и по существу обсудим:
  • по каким причинам компании автоматизируют HR-процессы,
  • какие именно HR-процессы автоматизируют,
  • сколько времени занимает автоматизация,
  • как избежать типовых ошибок.
Также в статье вам встретятся примеры кейсов и полезные ссылки для углубления в тему. Вы увидите, что практически любой HR-процесс можно сопроводить с помощью ИТ, полностью или частично. А также, надеемся, осознаете тот факт, что автоматизация HR-процессов это не только модный тренд, но и необходимость для каждой современной компании по ряду причин. С них и начнем.
Причины, по которым компании решают автоматизировать HR-процессы:
  • освободить сотрудников от регулярных рутинных действий, которые можно поддержать с помощью информационных технологий,
  • сделать HR-процессы более эффективными за счет систематизации данных и их автоматического анализа,
  • повысить уровень доверия к некоторым этапам в HR-процессах за счет уменьшения влияния человеческого фактора,
  • сделать HR-информацию более открытой и доступной для всех сотрудников в компании,
  • повлиять HR-автоматизацией на формирование цифрового бренда компании, чтобы продемонстрировать инновационность самой компании,
  • предоставить сотрудникам современные удобные инструменты для коммуникаций и непрерывной обратной связи.
Как видите, не только желание ускорить или усовершенствовать процессы, подталкивает компании к их автоматизации. Недавно встретился пример кейса, в котором анализ среднерыночных зарплат был оцифрован с помощью использования информации одного из сайтов вакансий. Ранее такую функцию выполнял рекрутер, привнося с собой весомый человеческий фактор.
HR-процессы, которые уже сейчас активно автоматизируют:
  • кадровое делопроизводство,
  • управление талантами,
  • компенсации и льготы,
  • обучение и развитие,
  • коммуникации,
  • рекрутинг,
  • адаптация,
  • оценка.
То есть, либо полностью, либо на каком-то этапе можно автоматизировать все процессы в HR. Давайте посмотрим на примерах, реализованных в системе WebTutor.
Вот так можно автоматизировать адаптацию, сформировав программу в формате blended learning и представив ее в виде последовательной траектории обучения:


В таком визуализированном виде можно автоматизировать оценку компетенций на основе обратной связи в формате 360 градусов:

А так может выглядеть оценка эффективности персонала, которая благодаря той же визуализации поможет быстрее принимать управленческие решения:

И еще один пример - автоматизации в процессах обучения и развития, результатом которой стала корпоративная база знаний одного из клиентов компании WebSoft:


Если вам интересно увидеть больше подобных примеров и реальных внедренных кейсов, загляните в статью про лучшие практики HR-автоматизации от клиентов WebSoft. Там же вы найдете запись проведенного вебинара на эту тему.
Ответ на вопрос “Как долго автоматизируется HR?”
По опыту компании WebSoft, классическое внедрение HR-автоматизации занимает 3-6 месяцев на 1 бизнес-процесс и включает 5 этапов: определение требований, проектирование, реализация, тестирование и отладка, инсталляция и поддержка.

При экспресс-подходе этот период можно сократить до 1-2 месяцев на 1 процесс. В последнем случае внедрение происходит на основе типовых процессов с помощью готовых блоков. Более детально про типовые и нетиповые процессы читайте тут.

ПРОБЛЕМЫ HR-АВТОМАТИЗАЦИИ И КАК ИХ ИЗБЕЖАТЬ

Непонимание HR-процессов в их текущем состоянии.
Непродуманный HR-процесс нельзя чудесным образом превратить в эффективный только за счет автоматизации. Как бы банально это не звучало, но “автоматизируя хаос, мы получим автоматизированный хаос”. Если что-то находится в состоянии броуновского движения, то первым этапом автоматизации будет задача по прояснению всех этапов процесса и их настройке.
Важно помнить о том, что каждый процесс - часть единого большого HR-проекта с его общей стратегией и особенностями взаимодействия между процессами и людьми, которые в них вовлечены.
Нехватка ресурсов на внедрение, настройку и дальнейшее развитие.
В любом проекте важно просчитать необходимые ресурсы (временные, денежные, человеческие, информационные) до момента, когда непосредственно начнется внедрение. В противном случае, уже в процессе автоматизации можно столкнуться с рядом сложностей, которые будут препятствовать развитию проекта. Например, может не хватить серверных мощностей для обработки данных в новом автоматизированном процессе или бюджета на исправление каких-то ошибок.
В целом, планирование автоматизации HR-процессов начинается со стратегии и не ограничивается написанием технического задания для поставщика HR-решения.
Надежды на еще неопробованные современные тренды и технологии.
Сейчас HR-рынок столь активно развивается, что мы постоянно сталкиваемся с различными инновациями. В погоне за трендами и новыми технологичными решениями можно наткнуться на еще никем не опробованные “грабли”. Это, конечно, не означает, что не стоит пробовать. И, в тоже время, разумнее проявить осторожность и предварительно поинтересоваться, кто из коллег той же сферы подобные решения уже внедрял или использует на данный момент. Подробнее смотрите и слушайте в интервью Алексея Королькова об итогах 2017 года, трендах и инновациях.
Желание одновременно охватить автоматизацией все HR-процессы.
Подобную ошибку можно встретить при внедрении e-learning. Не всем под силу сразу использовать весь набор инструментов: курсы, тесты, вебинары, социальные методики, геймификацию и так далее. Гораздо более грамотным будет постепенное освоение. Ведь нужно будет не только перенастроить процессы, но и выявить какие-то несостыковки при первоначальном использовании новых технологий. Также нужно будет переучить людей, которые на различных этапах и с различными ролями сталкиваются в неком HR-процессе. Плюс, как и любые изменения, этот проект может вызвать сопротивление у сотрудников и потребовать времени на постепенное привыкание.

Подведем итоги. 
HR-направление уверенно движется в сторону Digital, оцифровывая практически все свои процессы от подбора до оценки. Такие подходы признаются современными и целесообразными, так как не только способствуют повышению эффективности самих процессов, но и влияют на цифровой бренд компании как работодателя. Именно с этой мысли стоит начинать автоматизацию HR-процессов.
Как и в любом проекте, успешному внедрению способствует наличие стратегии. Если в компании понимают цели проекта и могут объяснить как на данный момент происходит тот или иной процесс в HR, можно начинать автоматизацию. Инновационными технологиями увлекаться можно, но осторожно, принимая во внимание тот факт, что те же чат-боты н данный момент вызывают неоднозначные отклики. Для того, чтобы не допустить ошибок в HR-автоматизации, необходимо составить качественное техническое задание, рассчитать ресурсы и выбрать поэтапный подход при внедрении.

Популярные сообщения из этого блога

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Как подсчитать стоимость подбора персонала, опираясь на показатели воронки подбора?

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации