Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

3 шага для контроля очного обучения в регионах с помощью онлайн-инструмента. Кейс компании Спортмастер


По материалам конференции “Е-Практика 2017”

Компания: Спортмастер.
Год реализации проекта: 2016
Период функционирования проекта: 1 год +
Задача проекта: разработать универсальный инструмент, позволяющий создавать индивидуальные графики рабочих тренингов в сети магазинов с централизованным управлением этим процессом и доступом пользователей онлайн.
Реализация проекта: использование инструмента управления проектами в системе WebTutor.

Современный цифровой мир бросает нам вызов. Карьера человека, по данным исследования Deloitte, будет составлять не менее 65 лет, и при этом, каждые 5 лет мы будем менять профессию. Автоматизация возьмет на себя ручные действия, а человеку необходимо будет проявлять адаптивность и творческое мышление. Ценность корпоративных знаний будет заключаться не в самом их наличии, а в том, как они используются и трансформируются сотрудниками.

Учебный центр компании Спортмастер, отвечая на вызовы цифровой эпохи, пробует использовать стандартные инструменты для решения нестандартных задач. На конференции “Е-Практика” Алексей Максимчук, ведущий специалист отдела дистанционного обучения Спортмастер, поделился кейсом использования модуля управления проектами в LMS для организации и контроля очного обучения в регионах компании. Давайте посмотрим, что у них получилось.

Шаг 1. Анализ процессов очного обучения в региональных подразделениях компании

Сложно представить филиальную сеть магазинов без обучения на местах в формате тренингов, семинаров, наставничества или каких-то рабочих учебных совещаний. При этом учебному центру главного офиса необходимо понимать, что же происходит в каждом конкретном региональном подразделении: какая помощь им нужна, что у них получается хорошо, а что не очень, кто может поделиться лучшими практиками и где подрастают новые “звездочки”.

В компании Спортмастер возникла идея улучшить очное обучение в магазинах сети и для начали они проанализировали текущее состояние процесса. На момент разработки нового проекта в обучении на местах принимали участие три группы сотрудников компании:
  • директор магазина, который планировал и контролировал рабочие тренинги,
  • сотрудники (участники), каждый из которых мог выступать ведущим тренинга,
  • учебный центр, отвечающий за все процессы обучения в компании.

Всем им нужен был удобный инструмент, который позволил бы:
  • директорам -  создавать индивидуальные графики учебных мероприятий,
  • сотрудникам - иметь онлайн-доступ с любого рабочего места,
  • учебному центру - централизованно управлять процессами обучения.

Нужно было спланировать рабочие тренинги - короткие ежедневные учебные мероприятия различной тематики: товары, качество обслуживания, рабочие процессы. Продолжительность такого тренинга - 15-20 минут. Ведущим может выступить любой сотрудник, назначенный директором магазина. Содержание мероприятия формируется на основании тем, которые определяет директор конкретного магазина. В каждом магазине свой уникальный график учебных мероприятий, составленный в Excel. Например, вот такой:

sportmaster_2.jpg

Учебному центру компании проконтролировать такие индивидуальные графики, которые ежемесячно формировались в каждом из 500 магазинов сети, было невозможно. Это приводило к тому, что процессы обучения в регионах были настроены по-разному, а кое-где и вовсе не проводились.

Шаг 2. Поиск удобного онлайн-инструмента  для управления очными мероприятиями в региональных подразделениях компании

В ходе анализа стало ясно, что внутреннему обучению магазинов необходим толчок для развития и новый инструмент для удобного формирования графиков рабочих тренингов, а учебному центру - возможность управлять и контролировать эти процессы. Однозначно нужно было онлайн решение, позволяющее получать своевременный доступ к информации независимо от места расположения сотрудника, руководителя, представителя учебного центра или HR-службы.

Решение, которое в большинстве функционала отвечало требованиям нового проекта, находилось внутри корпоративного портала WebTutor, хотя не относилось напрямую к учебным инструментам и не использовалось до этого момента. Это был модуль “Управление проектами”, который после небольшой доработки и был внедрен в компании для планирования и контроля очного обучения в регионах.

sportmaster_3.jpg

Стоит отметить, что в компании для централизованных мероприятий, организуемых учебным центром используется и модуль “Учебный центр” с похожим функционалом. Но в данном случае необходимо было организовать именно региональное обучение с удобным предоставлением доступов к единому инструменту планирования и контроля.

Шаг 3. Настройка онлайн-инструмента управления очными мероприятиям для максимального соответствия поставленным задачам

На основе эталонного графика, разработанного учебным центром компании, были сделаны web-интерфейсы для пользователей.

sportmaster_5.jpg

График рабочих тренингов директор магазина составляет на основе анализа продаж, результатов работы сотрудников, текущих задач компании и новых технологий, внося необходимые коррективы в рекомендованные учебным центром шаблоны и предложенные темы. Каждое мероприятие формируется с помощью индивидуальной карточки с указанием темы, ответственного (ведущего тренинга), даты и формы проведения.

sportmaster_6.jpg

Итоговые графики рабочих тренингов магазина в веб-интерфейса выглядят таким образом:

sportmaster_7.jpg

Ведется, в том числе, и учет успешности проведенных мероприятий с помощью выставления статуса тренинга (планируется, завершен) и оценки ведущему по 5-ти бальной системе. Доступ к такой статистике имеют руководители и HR-менеджеры.

sportmaster_7_1.jpg

После формирования графика, специальный агент системы предоставляет доступ к этой информации всем сотрудникам, которым нужен доступ к этим тренингам (участники учебных мероприятий, их руководители, HR, отдел обучения).

В интерфейсе у руководителя или HR-менеджера рабочие графики отображаются таким образом:

sportmaster_4.jpg

Также существует универсальная печатная форма итогового графика, которую можно распечатать и разместить на доске в магазине.

sportmaster_8.jpg

Для контроля использования инструмента и сбора статистических данных были разработаны несколько отчетов, которые позволяют учебному центру анализировать эффективность очных мероприятий в регионах компании:

sportmaster_9.jpg

Статистика проведения рабочих тренингов используется при решении кадровых вопросов. К примеру, при подведении результатов ежегодного конкурса продавцов-консультантов на должность эксперта в магазине сети: при прочих равных условиях кандидат, который проводит внутреннее обучение, получает преимущество. Также при выдвижении в кадровый резерв на руководящую должность сотрудник обязательно должен иметь опыт проведения рабочих тренингов.

Что касается оценки обучения сотрудников, которые выступают участниками рабочих тренингов, она проводится администрацией магазина и выборочно HR-службой или учебным центром во время проведения мероприятий.

Итоги проекта:
  • 95% магазинов розничной сети используют единый инструмент для формирования графиков обучения своих сотрудников,
  • учебный портал интегрирован в бизнес-процессы магазинов розничной сети,
  • руководителям и сотрудникам HR-службы предоставлен доступ к графикам обучения,
  • организован централизованный контроль графиков обучения, сбор и анализ статистики.

Источник: http://www.trainings.ru/library/exclusive/?id=21218

Популярные сообщения из этого блога

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Как подсчитать стоимость подбора персонала, опираясь на показатели воронки подбора?

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации