Все внимание - на обязательные курсы: кейс Абсолют Банка
В Абсолют Банке столкнулись с задачей внутреннего бизнес-заказчика — улучшить процесс обучения и получения сертификатов по дистанционным курсам ПОД/ФТ. Проект интересен тем, что работа Websoft HCM (WebTutor) интегрирована с системой внутреннего документооборота банка, который построен на базе LotusDomino.
Справка проекта
Компания-заказчик: Абсолют Банк.
Срок реализации: февраль 2019 года.
Представители компании: начальник отдела корпоративной почты Александр Мохов, специалист по дистанционному обучению Игорь Ермошин.
О компании
Абсолют Банк — крупный банк федерального значения с фокусом на высокотехнологичное развитие в приоритетных направлениях бизнеса. Основной акционер — ПАО «Объединённые Кредитные Системы» (входит в структуры Негосударственного Пенсионного Фонда «Благосостояние»). Банк работает на финансовом рынке более 25 лет в крупнейших экономически развитых регионах и специализируется на работе в сегментах с высоким уровнем экспертизы и уникальными ИТ-решениями: ипотеке, автокредитовании, МСБ в цифровом формате, на системном обслуживании компаний холдинга ОАО «РЖД»и комплексных решениях в privatebanking.
С чем столкнулись
Websoft HCM (WebTutor) используется в Абсолют Банке с 2008 года. В 2018 году Департамент финансового мониторинга как внутренний бизнес-заказчик озвучил просьбу: доработать систему для реализации курсов ПОД/ФТ. Курсы, посвящённые противодействию легализации доходов, полученных преступным путём, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения являются обязательными для прохождения в организациях, поднадзорных Банку России, который осуществляет жёсткий контроль данного процесса.
Особое внимание обязательному обучению по курсам ПОД/ФТ уделяется по двум причинам:
1) Штраф за несвоевременное обучение сотрудников в зависимости от размера уставного капитала. В случае с Абсолют Банком сумма может достигать 10 миллионов рублей.
2) Незнание сотрудниками содержания курса может вести к нарушению закона №115-ФЗ и лишению банка лицензии.
Websoft HCM (WebTutor) является общей системой для назначения курсов и проверки знаний сотрудников в Абсолют Банке. Здесь реализуется обязательное и необязательное обучение; обучение сотрудников разных направлений и должностей: кассиров, операционистов, специалистов по взаимодействию с клиентами и так далее. Все новые сотрудники банка автоматически заводятся в систему Websoft HCM (WebTutor) и проходят вводное обучение (по пожарной безопасности, информационной безопасности, охране труда и т.д.).
Очевидно, что обучение по курсам ПОД/ФТ реализовано также на платформе Websoft HCM (WebTutor).
Ожидаемым результатом, который закладывал внутренний заказчик при оформлении требования, было снижение временных трудозатрат и повышение качества оформления документов (сертификатов).
Особенность реализации этого проекта и в принципе работы Websoft HCM (WebTutor) состоит в том, что в банке весь документооборот происходит в системе LotusDomino, а значит, нужна интеграция двух платформ.
Как это работает
Концепция контроля журнала курсов ПОД/ФТ, которая была согласована с внутренним бизнес-заказчиком, выглядит следующим образом:
1. Справочник курсов, который ведётся в виде списка из 10-15 пунктов и может корректироваться.
2. После назначения соответствующего курса данные из базы Websoft HCM (WebTutor) попадают в Lotus благодаря специальному агенту, который с помощью SQL-запросов получает необходимые данные.
3. Создаются документы, где указывается вид обучения, ФИО сотрудника, должность, подразделение, наименование курса, дата его активации, срок завершения и фактическая дата завершения курса сотрудником, статус курса и набранные баллы. Выгрузка осуществляется ежедневно.
4. Курс закрывается в Websoft HCM (WebTutor) и переходит в раздел завершённых — Learnings, после того как пользователь успешно сдал тест. Информация об этом поступает в соответствующую запись базы данных в виде отдельного документа. Пользователь по ссылке может зайти в эту базу и при необходимости вывести свой сертификат. Если пользователь просрочил прохождение обязательных курсов, то дважды в неделю специальный агент рассылает ему и его непосредственным руководителям напоминание.
5. Подписание сертификатов. В соответствующем документе есть кнопка «Подписать сертификат». В специальном поле электронного документа создаётся отметка с данными пользователя: его ФИО, дата и время подписи.
6. Просроченные документы выделены пиктограммами. Контролирующие сотрудники их видят, также у них есть возможность отправки сообщения из документа пользователя для уточнения данных, добавления вопроса или комментария.
7. Специальный отчёт в Excel, который может выгрузить в определённую папку все сертификатыпо каждому пользователю индивидуально. В случае необходимости всегда можно предоставить данные об обучении за прошедший период.
Позже бизнес-заказчик попросил доработать в журнале возможность для внепланового обучения: небольших инструктажей в виде презентаций, по итогам изучения которых не нужна проверка знаний. Пользователь нажимает кнопку «Ознакомлен» и получает сертификат. Эти учебные материалы также находятся в системе, и информация об обучении и о факте его проведения сохраняется по аналогии с обычными журналами.
Как внедряли
Проект был реализован силами отдела корпоративной почты и электронного документооборота. Предварительно проведена исследовательская работа по изучению структуры данных в Websoft HCM (WebTutor): нужно было понять, в каких конкретно таблицах и по каким запросам получать данные.
В Lotus написан агент, через систему ODBC открывающий подключение к серверу MSSQL. Далее отправляются запросы, и обрабатываются полученные ответы, которые встраиваются в соответствующий документ.
Обновление данных проходит ежедневно в два этапа.
Сначала система по каждой записи журнала ищет информацию в таблице ActiveLearnings по ID назначенного курса. Если эта запись в таблице найдена, значит, курс ещё не пройден. В документе обновляются данные, которые, возможно, изменились: баллы, статус. Если запись не обнаружена, это означает, что курс однозначно завершён и его следует искать в таблице Learnings, с пройденными курсами.
Второй этап — это проверка таблицы ActiveLearnings и непосредственное обновление данных по обучению в Lotus. Если запись найдена в журнале, то информация обновляется. Если не найдена, то добавляется соответствующий документ о новом назначенном курсе, и запись об этом появляется в журнале.
Так происходит:
1) отслеживание появления новых курсов,
2) отслеживание завершения курсов,
3) отслеживание изменений по уже назначенным курсам.
Этот же агент специальным образом помечает документы по уволенным сотрудникам, сообщая, что курс никогда не будет закрыт.
Итоги и результаты
1. С 2019 года результаты сотрудников, прошедших обучение ПОД/ФТ, автоматически фиксируются в виде электронных журналов. Требование внутреннего заказчика об упрощении процедуры контроля выполнено.
2. В системе можно административно закрыть запись журнала, если, например, курс назначен ошибочно. Так как права на это есть только у ответственных подразделений, информация защищена.
3. Руководители видят конкретные факты эскалации: отчёт по завершённому и просроченному обучению. Можно выбрать период формирования отчёта, подразделение банка из справочника организационной структуры, конкретные курсы. Отчёты руководители получают по запросу.
Планы и перспективы
В банке есть запрос сделать подобный журнал по курсам, которые посвящены темам охраны труда, оказания первой помощи и т.д. Уход от бумажных журналов позволит ответственным лицам не собирать вручную подписи об ознакомлении сотрудников с инструкциями.
Также в планах при приёме нового сотрудника автоматически назначать ему соответствующие профессиональные курсы.
На что обратить внимание
1. Не удалять курсы. Если сотруднику ошибочно назначался курс ПОД/ФТ, то его могли вручную удалить из Websoft HCM (WebTutor). Журнал не мог обновиться, статус «Не пройден» можно было убрать только административно. Такая неучтённая организационная ошибка может существенно повлиять на работу системы.
2. Задублированные карточки сотрудников. На санации Абсолют Банка находится Балтинвестбанк, и некоторые сотрудники оформлены в двух банках, чтобы иметь доступ к продуктам. Для Websoft HCM (WebTutor) — это разные люди, поэтому у них по две карточки сотрудника. Пользователь мог закрыть курс как сотрудник одного банка, но как сотруднику другого банка ему могли по-прежнему приходить уведомления. Пришлось устранить эту коллизию, изменив процедуру автоназначения курсов.
