Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Адаптация онлайн: Как в Банке ЗЕНИТ автоматизировали onboarding новых сотрудников

В Банке ЗЕНИТ успешно реализовали автоматизацию проекта адаптации нового сотрудника. Кейс был осуществлён творческой  и инициативной командой на платформе Websoft HCM (WebTutor) и не потребовал выделения дополнительного бюджета. Проект введен в эксплуатацию с января 2020 года и в настоящее время является неотъемлемой частью процесса обучения для новых сотрудников продающих подразделений банка. 

О проекте

Компания: ПАО Банк ЗЕНИТ.

Идея: перенести программу адаптации новых сотрудников с «бумаги» в электронный формат и автоматизировать процесс. 

Срок реализации: 7 месяцев.

Представители компании: начальник отдела обучения Оксана Собокарева, руководитель направления дистанционного обучения Таисия Тютчева.

О банке

Банк ЗЕНИТ работает с 1994 года. Банк предоставляет широкий спектр услуг как физическим, так и юридическим лицам. В 2019-2020 годах в объединенный банк под брендом Банк ЗЕНИТ вошли Банк ЗЕНИТ, Девон-Кредит, Липецккомбанк, Спиритбанк и Банк ЗЕНИТ Сочи. 

С чем столкнулись

Три года назад в связи с активным ростом розничной сети в банке была запущена система адаптации и обучения «Школа нового сотрудника», которая включала в себя электронные курсы по продуктам и очные тренинги. Программа позволяла в течение месяца вывести сотрудника на необходимый уровень работы. 

Параллельно со Школой нового сотрудника в блоке малого и среднего бизнеса сотрудники заполняли Дневник адаптации — файл в формате Word, включающий теорию и практические задания на 21 день. Минусы данного инструмента состояли в том, что было непонятно, как контролировать учебный процесс и обновлять его содержание, было неудобно хранить материалы и результаты адаптации новых сотрудников. Стало понятно: без автоматизации данного инструмента дальше дело не пойдет. 

Как это работает

Перед автоматизацией первой профессии блока малого и среднего бизнеса инициаторы проекта примерно около полугода посвятили тому, чтобы составить описание каждодневных действий для трех ролей участников процесса адаптации: 

  • новый сотрудник 
  • наставник 
  • руководитель

Кто такой сотрудник и руководитель понятно, а наставник — это чаще всего более опытный сотрудник отдела, который может ввести новичка в курс дела. Такого человека выбирает руководитель, но он и сам может выступить в данной роли.

Выбор наставника

Алгоритм программы адаптации выглядит следующим образом:

  1. После выхода нового сотрудника в офис, бизнес-тренер БЦ проводит с ним и руководителем установочную сессию, в рамках которой рассказывает, какие мероприятия будут запланированы в течение испытательного срока.
  2. После встречи бизнес-тренер отправляет запрос на запуск программы адаптации сотрудникам, которые отвечают за СДО. Изначально процесс запуска адаптации был автоматизирован, но из-за того, что не у всех сотрудников сразу есть учетная запись, не все руководители точек продаж знают процесс адаптации – было принято решение о запуске «в ручном режиме».
  3. После того как сформирована программа адаптации, руководителю и сотруднику приходит уведомление. Далее руководитель выбирает наставника на Портале обучения, о чем ему приходит уведомление. 

 

План адаптации для наставника

Особенности заданий 

  • В первые дни сотрудник и наставник получают простые задания: познакомиться с коллективом своего подразделения, принять участие в деловом обеде с наставником/руководителем. 
  • Далее ему начинают рассказывать, в чем именно заключается суть его работы. Происходит знакомство со стандартами деятельности, даются ссылки на памятки, следует выполнение заданий. С каждым днем у сотрудника появляются задачи более практического характера: назначить встречи, пообщаться с клиентом,сначала под руководством наставника, а затем самостоятельно. Задания построены таким образом, чтобы спустя 21 день сотрудник знал продукты, умел работать в ПО банка, был способен выполнять свои непосредственные профессиональные обязанности.
Интерфейс нового сотрудника - выполнение заданий

Взаимодействие с наставником

  • В первые дни достаточно плотно происходит взаимодействие сотрудника с наставником, который рассказывает про выполнение каждого задания, демонстрирует работу ПО, показывает, какие могут быть ошибки. 
  • После первой недели работы, а также на 15-й и 21-й день проводится общая встреча с руководителем и наставником. Участники обсуждают процесс и результаты, таким образом новый сотрудник не чувствует себя брошенным.  
  • Каждое утро с помощью контрольных вопросов наставник проверяет остаточные знания после изучения учебных материалов, даёт рекомендации. Каждый вечер организуется встреча с наставником, который узнает у сотрудника его впечатления от рабочего дня, обсуждают домашнее задание. 
  • Если наставник занят, задания составлены таким образом, что сотрудник самостоятельно может перейти по ссылкам и ознакомиться с материалами. 


Форма ОС для наставника по домашнему заданию

Методика обучения

В программу также «зашиты» дистанционное и очное обучение.

Каждый день в соответствии с разработанным планом/матрицей у сотрудника активируются 2-3 курса. В системе отображается, прошел ли он их. Если сотрудник выполняет все задания, то у него полностью занят весь рабочий день.

Обучение в процессе адаптации

Отчетность

Для руководителей и сотрудников бизнеса и отдела обучения был подготовлен отчет на портале, который позволяет понимать на каком этапе сейчас адаптация:

В текущий момент дорабатывается отчет, который позволяет отслеживать все комментарии наставника и сотрудника в рамках программы. 

Особенности автоматизации

Плюс автоматизации для сотрудников в том, что каждый день открывается следующий, при этом предыдущий не закрывается. Если сотрудник что-то не успел, то он может выполнить задание позднее. Также даже после завершения адаптации сотрудник может вернуться к учебным материалам и повторить забытую тему. Дни, в которые выполнены не все задания, подсвечиваются в списке красным цветом.

Каждое утро участникам адаптации (если есть задания в этот день) приходит напоминание о том, что нужно свериться с задачами на сегодня. 

Преимущество автоматизации для наставников состоит в том, что они всегда понимают, какую тему от них требуется разобрать с новым сотрудником. Есть определенный набор ссылок на материалы, документы, памятки и т.д. Наставнику не нужно ничего придумывать самостоятельно — достаточно разобрать ошибки сотрудника и двигаться дальше в его обучении.  

Есть контроль результатов обучения нового сотрудника, который затем позволяет отслеживать его профессиональный путь. Наставник оставляет комментарии к ответам, они сохраняются, что в дальнейшем помогает отследить, остались ли у сотрудника пробелы в знаниях. 

Как автоматизировали

Пилотирование длилось около месяца. В процессе участвовали методолог, два основных согласователя со стороны заказчика, два сотрудника, внедряющих систему на WebTutor. Обратную связь также давали функциональные руководители, кураторы в регионах. Все работы по итогам совместных обсуждений в банке осуществляли своими силами.

Основным подводным камнем стало составление методологии: какие знания давать новому сотруднику, каковы при этом ежедневные действия наставников и т.д. Далее последовали технические доработки. Изначально задания каждого дня закрывались, и сотрудник на следующий день не мог их закончить. В связи с возможной занятостью наставника (руководителя), контролирующего процесс обучения, это требование было изменено. 

После запуска пилота были получены положительные отзывы и от бизнеса, и от сотрудников. Программу не восприняли как дополнительную нагрузку, как опасались инициаторы проекта, а оценили ее как очень эффективную. 

Масштабы проекта 

Проект запущен во второй половине января 2020 года. Обучение пока прошли порядка 100 человек. Их ожидалось гораздо больше, но пандемия внесла свои коррективы.

Итоги

  • В итоге реализации проекта получилась система, которая работает, и ее ценности осознают новые сотрудники, их руководители, бизнес.
  • Удалось упростить процедуру адаптации новых сотрудников в банке.
  • Руководителю/наставнику не нужно думать о заданиях, он понимает, что должен дать сотруднику, чтобы тот вышел на результат. 
  • Система гибкая и удобная для постоянного обновления, можно легко включать в нее новые материалы и менять существующие, трансформировать ее под текущий запрос бизнеса. 

Планы и перспективы 

Сейчас реализована подготовка для двух профессий в рамках направления малого и среднего бизнеса и одной – в рамках розничного бизнеса. В ноябре 2020 года планируется запуск новой программы для управляющих дополнительных офисов и их заместителей. Далее запуск программы планируется для сотрудников контактного центра. 

В планах — разработать похожую систему для всех сотрудников не продающих подразделений (бэк-офиса) без разделения на особенности по профессиям, то есть общую систему адаптации для всего банка. 

Отзывы новых сотрудников о системе адаптации:

"Наличие наставника, который контролировал меня, уделял должное внимание."

"Понравилось то, что программа была рассчитана на 21 день (я понимал срок адаптации)."

"Корректно расставлены задачи по каждому дню, что позволяло мне постепенно погружаться в продукты и процессы."


Отзывы наставников:

«Было удобно, что обучение расписано по дням, шло поэтапно, у нового сотрудника было ежедневное задание, которое я как наставник могла проконтролировать. По сравнению с прошлым процессом стало намного удобнее, что я могу посмотреть эту программу, даже если есть только две минуты между работой. Не нужно брать печатную тетрадь, вспоминать, на какой ты странице, искать информацию. Также тетрадь была одна. В новой программе у каждого участника обучения есть свой доступ, свой личный кабинет, что очень удобно!».

«Каждый день был рассчитан на задачи, которые можно было совмещать со своими рабочими активностями. Погружая нового сотрудника в процессы, мне удалось самой повторить материал и освежить знания». 

Отзывы руководителей:

«На мой взгляд, инструмент нужный и рабочий, облегчает работу для всех участников процесса адаптации. Задания выстроены последовательно, информации достаточно для знакомства с целевыми продуктами нашего направления». 


Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Подборка кейсов за полгода

Репликация и сквозная авторизация: как это работает на примере Академии Ростеха

Автоматизация процедуры оценки целей и компетенций в группе «ИЛИМ»

Как создать и запустить обучение за 1 месяц с CourseLab Online

Какие инструменты необходимы для организации дистанционного обучения