Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Как E-Staff позволяет Росгосстрах подбирать страховых агентов по всей стране


ПАО СК «Росгосстрах» – компания федерального уровня, и это влечет некоторые особенности ее работы. Побор персонала происходит по всей России, а если он еще и массовый, то без автоматизации здесь не обойтись. На помощь в деле подбора сотен страховых агентов пришла система E-Staff.

Справка проекта

Компания-заказчик: ПАО СК «Росгосстрах».

Идея: использовать E-Staff для закрытия вакансий массового подбора.

Срок реализации: 3 месяца.

Представители компании: аналитик бизнес-процессов Денис Ногтев.

О компании

ПАО СК «Росгосстрах» – флагман отечественного рынка страхования. На территории Российской Федерации действуют около 1 500 офисов и представительств компании, порядка 300 центров и пунктов урегулирования убытков. В компании работают около 50 тысяч сотрудников и страховых агентов. «Росгосстрах» входит в Группу «Открытие» – один из крупнейших финансовых холдингов нашей страны – и является стратегическим провайдером страховых продуктов и услуг в компаниях Группы «Открытие».

С чем столкнулись

В СК «Росгосстрах» с октября 2018 года началось внедрение централизованного подбора. Данный проект был призван обеспечить значительное увеличение агентского корпуса к 2021 году. Речь шла о массовом подборе в различных регионах и населенных пунктах РФ сотен страховых агентов.

Рекруты, которые занимаются подбором страховых агентов, находятся в городах-миллионниках. Во всех остальных населенных пунктах с численностью жителей менее миллиона человек компания работает через начальников страховых отделов либо менеджеров агентских групп. Последним и подчиняются страховые агенты.

E-Staff, внедренный в компании, используется именно для работы со страховыми агентами. Никаких других вакансий в нем нет. Это своеобразная СRМ-система, когда единой сущностью является не кандидат, а поступивший лид, что позволяет правильно построить воронку подбора. Если поступает лид от одного и того же человека, то он заносится в систему заново.

Еще одной особенностью является то, что верхним уровнем собеседований по всей России занимается сорсинговый центр, который находится в Москве. После проведения собеседования верхнего уровня и получения подтверждения от кандидата о готовности работать он передается менеджерам агентских групп либо НСО, которые находятся в региональных населенных пунктах. Именно здесь кандидат проходит последующее очное собеседование и все остальные этапы.

К E-Staff на текущий момент подключено более трех тысяч человек – в основном менеджеры агентских групп и НСО. В системе выстроена определенная иерархия вплоть до уровня директоров филиалов, благодаря чему формируется полная и отрытая картина, как пополняется агентский корпус, что крайне важно для страховой компании.

Этапы реализации

E-Staff был внедрен специально для реализации проекта по массовому подбору страховых агентов и для осуществления следующих функциональных возможностей:

·      Возможность передачи лидов после обработки в сеть

Это была основная функциональная возможность, которую хотели реализовать в компании и которая в данный момент работает и активно используется.

·       Полноценная аналитика по всем источникам и отделам компании

Благодаря тому, что в компании начали работать не с кандидатом, а с лидом как сущностью, это позволяет получать глубокую аналитику: сколько лидов было обработано, откуда они поступили, каков основной канал привлечения кандидатов, какие из других каналов более результативные и т.д.

·       Интеграция с Босс-Кадровик

Интеграция с системой Босс-Кадровик понадобилась для решения двух задач:

  • Получить прозрачную информацию о кандидатах, которые отправляются на оформление, и их количестве
  • Получить ключевое поле ID (единый идентификатор), чтобы отслеживать, какие кандидаты в итоге заключили договор

ID кандидата из E-Staff передается в Босс-Кадровик. Можно отследить путь человека по E-Staff и посмотреть в Босс-Кадровик, заключил ли он договор. Результаты интеграции:

  • Прозрачность данных и их наличие. Могло быть такое, что кандидаты не отправляли СНИЛС, фотографию прописки в паспорте и т.д. Сейчас данные заносятся отдельно в E-Staff, без них письмо для отправки на оформление кандидата не формируется — всплывает сообщение о необходимости вложить недостающий документ. Теперь кадровая служба получает письмо в едином формате, после чего формируется табличка с данными, которую необходимо заполнить. Снижена возможность ошибок в заполнении полей, либо если не хватает документов.
  • Контроль оформления договоров. Когда документы кандидата внесены полностью, формируется единое письмо в адрес кадровой службы. Данные забираются из карточки в E-Staff, чтобы сотрудники кадровой службы могли заполнить карточку в системе Босс-Кадровик. Достигнута возможность отследить, сколько людей было отправлено на оформление и сколько договоров ГПХ в итоге было подписано с кандидатами.

·       Интеграция с WebTutor

WebTutor необходим для того, чтобы автоматически предоставлять доступы кандидатам к системе обучения. В городах-миллионниках прохождение обучения кандидатами является обязательным требованием для заключения договора. Обучение проходит очно от трех до пяти дней, а также параллельно в WebTutor в формате дистанционного электронного курса. Обучение проходит еженедельно, то есть каждую неделю кандидаты из всех городов-миллионников должны передаваться на WebTutor. Данная интеграция автоматизирована.

·       Интеграция с внутренней системой безопасности компании БарТ-III

Суть решения состоит в том, что анкеты кандидатов по всей России, заполненные в формате Exсel, передаются в систему БарТ-III, и обратно в E-Staff приходит статус, что кандидат проверен или, возможно, нужно внести в анкету дополнительные данные.

Подробнее об интеграции E-Staff с системой службы безопасности читайте следующий кейс «Росгосстрах».

Перед стартом проекта было разработано поэтапное внедрение, благодаря чему удалось начать эксплуатацию системы в течение 2-3 месяцев с даты решения о подключении бизнеса.

 

Как это работает


Основные компоненты системы

1.       Система E-Staff

Основная система для работы среди рекрутеров для привлечения и подбора страховых агентов. С момента внедрения система претерпела изменения. Изначально предполагалось, что лиды превращаются в одного кандидата, и несколько лидов от кандидата быть не может. В «Росгосстрах» это работает иначе: в системе отображается несколько лидов, кандидат может быть один, а карточек у него – несколько.

К системе подключены все отделы, находящиеся на территории России, с указанием города и все менеджеры агентских групп и НСО, которым специалисты сорсингового  центра передают лиды. Также к системе подключен руководящий состав всех отделов розничного бизнеса, что позволяет передавать лиды для дальнейшей работы на любой отдел компании.

2.       Мета система

Руководство компании хотело получать отчетность не только в различных разрезах, но и в различных форматах, в том числе, ежедневное оповещение. Поэтому была создана мета система, выполняющая функции, которые не может выполнить E-Staff.

В первую очередь это создание ежедневной отчетности, которая отправляется руководящему составу на WhatsApp (почему именно так – в пункте ниже). Ежедневный отчет в формате заранее подготовленного файла содержит более 1 200 показателей: насколько в каждом городе-миллионнике был выполнен план, какие действия были произведены, сколько лидов было привлечено по каждому каналу, насколько они результативны, сколько человек пришло на обучение и завершило его т.д.

Мета система позволяет готовить такие оповещения, отчеты и для построения карты по переданным лидам. Также она отвечает за первичную интеграцию с Босс-Кадровик для проставления статусов по заключению АД.

3.       QlikSense

QlikSense – корпоративная система отчетности, работающая по принципу BI системы. Она позволяет строить воронку подбора календарного и сквозного типа с указанием источников. Воронка календарного типа позволяет отслеживать количество действий, выполненных в течение месяца. Воронка сквозного типа позволяет отслеживать путь лидов, полученных за определенный период.

QlikSense имеет определенное ограничение: отчет формируется ровно в 18:00. QlikSense доступен только из внутренней сети компании, так что по завершении рабочего дня руководители уже не могут посмотреть отчет позднее, например, из дома. Однако мета система позволяет им иметь доступ к этим данным и быть в курсе дел в любом месте в удобное время.

4.       Карта по переданным лидам

Карта по переданным лидам – разработка компании, которая позволяет решить сразу несколько задач.

Так как СК «Росгосстрах» работает по всей России, а лиды обрабатываются в сорсинговом центре, необходимо понимать, откуда откликнувшийся кандидат и где находится ближайший к нему ОСП, чтобы туда мог быть передан лид.

Вторая задача – равномерное распределение лидов между всеми подразделениями компании, а не только теми, которые находятся в городах-миллионниках.

Для решения этих задач на базе API Яндекс.Карты была разработана карта по переданным лидам, благодаря которой рекрутеры отдела подбора персонала могут определить ближайший отдел компании, куда необходимо отправить кандидата, а также количество уже переданных в текущем месяце лидов. В случае если необходимо прекратить передачу лидов, это отмечается по значку отдела. Обновление (суточное) и управление данным компонентом осуществляется автоматически с помощью мета системы.

Результаты

На текущий момент успешно решено большинство задач или внедрено временное решение, незаметное для конечного пользователя. В перспективе развития проекта – более тесная интеграции всех систем с E-Staff.




Популярные сообщения из этого блога

Упрощаем администрирование дистанционного обучения - динамические группы

Какие инструменты необходимы для организации дистанционного обучения

Как интегрировать E-Staff с системой службы безопасности

Автоматизация HR-процессов в компании Abi: как внедряли систему WebTutor

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?