Каждому по потребностям: кафетерий льгот Ростелеком на платформе WebTutor

В ПАО «Ростелеком» относительно недавним нововведением стало внедрение сервиса кафетерия льгот.  Этот сервис позволяет сотрудникам выбирать интересные им льготы и компенсации, и создавать индивидуализированный пакет льгот, а не получать «коробочный» вариант.

Так как компания уже несколько лет использует развивает портал HR-сервисов на платформе WebTutor, то и новый сервис было решено реализовать на той же платформе.

Справка проекта

Компания-заказчик: «Ростелеком».
Идея: автоматизировать работу кафетерия льгот.
Срок реализации: 9 месяцев разработки.
Представитель компании: Мария Мозгалева, руководитель проекта, Департамент HRM-решений и аналитики.

ПАО «Ростелеком» – крупнейший в России провайдер цифровых услуг и решений, присутствующий во всех сегментах рынка и охватывающий миллионы домохозяйств в России. Признанный технологический лидер в инновационных решениях в области электронного правительства, облачных вычислений, здравоохранения, образования, безопасности, жилищно-коммунальных услуг.

С чем столкнулись 

Еще в 2018 году Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации выступило с инициативой проекта по переводу в электронную форму бумажных документов, связанных с процессами трудовых отношений.

Участниками глобального эксперимента выступают крупные работодатели, в числе которых ПАО «Ростелеком». Также, компания реализует свой собственный проект по внедрению электронного кадрового документооборота и разработке полезных сервисов для сотрудников.

Авторы инициативы преследуют две основные задачи:

• минимизировать использование бумажных документов,
• предоставлять сотрудникам компании удобный сервис, упрощающий оформление ряда документов и получение информации.

Одним из направлений в данной инициативе стало создание кафетерия льгот, позволяющего сотруднику самому выбирать льготы.

Для Ростелеком переход на этот принцип и автоматизация процесса позволяет:

• увеличить охват процесса представления льгот. Не все сотрудники готовы читать внутренние регламенты и положения, необходимо просто и кратко предоставлять им информацию.
• предоставить сотрудникам право выбора льгот в соответствии с их приоритетами и потребностями.
• снизить количество бумажных носителей в процессе. 
• получить актуальные данные по распределению выбора сотрудников.

Сервис кафетерия льгот было принято автоматизировать на платформе WebTutor. На этой платформе в компании уже построены учебный портал и портал HR сервисов.

Как это работает 

Кафетерий льгот в «Ростелекоме» – это возможность выбрать социальные льготы в рамках предоставленного компанией денежного лимита. Воспользоваться льготами по принципу кафетерия могут сотрудники, имеющие стаж работы в компании от 2-х лет или более.

Цикл кафетерия – год.  Перечень льгот, на которые сотрудник может использовать лимит, зафиксирован в Коллективном договоре и не включает льготы, гарантируемые по трудовому законодательству – базовые льготы.

Базовые льготы (например, разовая выплата по рождению или усыновлению ребенка) предоставляются сотрудникам в прежнем порядке по заявлениям. Процесс предоставления базовых льгот также планируется автоматизировать.

Кафетерий льгот работает как интернет-магазин:

• у сотрудника на счету есть определенная сумма, ему доступны описание и условия предоставления льгот–товаров. Например, «Единовременная денежная выплата на лечение. Выбрать льготу можно более 1 раза, налогом облагается сумма свыше 4 000 рублей»;
• сотрудник выбирает товары (льготы), помещая их в корзину, и отправляет заявку на предоставление льготы. Заявки проходят согласование сотрудниками Общего центра обслуживания и передаются на выплату в формате отчета-реестра;

• по решению комиссии по социальным вопросам ключевым эффективным сотрудникам, а также многодетным могут быть начислены дополнительные средства сверх установленного лимита. Дополнительные средства также отображаются на счету сотрудника и могут быть использованы в рамках кафетерия льгот. Начисление осуществляется с портала ответственным сотрудником.

Для реализации автоматизированной системы были решены следующие технические задачи:

1. Создание веб-портала (интернет-магазина), с которым взаимодействуют сотрудники компании и посредством которого происходит формирование заказов и сбор необходимых документов.

Кафетерий льгот поддерживает следующие базовые функции:

• личный кабинет сотрудника с информацией о начисленных средствах и средствах на счету, доступном пакете льгот, возможных дополнительных льготах, отображением текущего состояния корзины и списка заявок, поданных на предоставление льгот;
• возможность подачи заявки на получение выплаты. Маршрут согласования одинаковый для всех льгот, но подтверждающие документы разные (чеки, справки, договоры). Сканы документов прикрепляются к заявке;
• процедура списания средств со счета при согласовании льготы, перерасчет доступных средств;
• возможность в процессе согласования заявки возврата на предыдущие этапы и комментирования.

2. Разработка административного модуля, который поддерживает следующие функции:
возможность для руководителя заказывать льготы для подчиненных (при отсутствии ПК у работника).

• поиск сотрудников по ФИО и табельному номеру;
• возможность в зависимости от вида льготы устанавливать ограничения: месяц предоставления выплаты, сумма, обязательность прикрепления документов, количество раз предоставления льгот за год, настройка проверки корректности данных и всплывающих уведомлений;
• отчетность по видам льгот, по статусу сотрудников (подали заявку на участие/не отреагировали), по использованию средств, по рейтингу выбираемых льгот;
• уведомления сотрудникам и согласующим;
• согласование заявок в соответствии с территориальным признаком: в каждом макрорегионе есть ответственные сотрудники.

Масштаб проекта

Участниками кафетерия являются 80 000 штатных сотрудников по всем макрорегиональным филиалам. Согласуют заявки 250 ответственных.

Результаты 

Кафетерий льгот в компании заработал в 2019 году и все еще требует отладки и доработки интерфейса для повышения удобства использования. Тем не менее инициаторы проекта ожидают ряд положительных результатов, среди которых:

• увеличение уровня доступности льгот;
• экономия на невостребованных льготах и ненужных выплатах и, следовательно, более эффективное использование средств бюджета компании;
• сокращение трудовых и временных затрат на администрирование соответствующих процедур. 

Планы развития

Основной задачей на данный момент является изменение общего дизайна портала HR-сервисов: сотрудникам бывает трудно ориентироваться и найти нужную функциональность или заявку.

В компании планируют изменить логику самого портала и отображение работающих сервисов (в частности, корзины кафетерия), чтобы сотрудникам было проще в них ориентироваться.

По итогам использования сервиса в течение 7 месяцев выявлена необходимость доработки b корректировки отчетности, а также уточнения процесса предоставления льгот (изменение лимитов)  при переводе сотрудников между филиалами. Система продолжит развиваться.