Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Каждому по потребностям: кафетерий льгот Ростелеком на платформе WebTutor

В ПАО «Ростелеком» относительно недавним нововведением стало внедрение сервиса кафетерия льгот.  Этот сервис позволяет сотрудникам выбирать интересные им льготы и компенсации, и создавать индивидуализированный пакет льгот, а не получать «коробочный» вариант.

Так как компания уже несколько лет использует развивает портал HR-сервисов на платформе WebTutor, то и новый сервис было решено реализовать на той же платформе.

Справка проекта

Компания-заказчик: «Ростелеком».
Идея: автоматизировать работу кафетерия льгот.
Срок реализации: 9 месяцев разработки.
Представитель компании: Мария Мозгалева, руководитель проекта, Департамент HRM-решений и аналитики.

ПАО «Ростелеком» – крупнейший в России провайдер цифровых услуг и решений, присутствующий во всех сегментах рынка и охватывающий миллионы домохозяйств в России. Признанный технологический лидер в инновационных решениях в области электронного правительства, облачных вычислений, здравоохранения, образования, безопасности, жилищно-коммунальных услуг.

С чем столкнулись 

Еще в 2018 году Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации выступило с инициативой проекта по переводу в электронную форму бумажных документов, связанных с процессами трудовых отношений.

Участниками глобального эксперимента выступают крупные работодатели, в числе которых ПАО «Ростелеком». Также, компания реализует свой собственный проект по внедрению электронного кадрового документооборота и разработке полезных сервисов для сотрудников.

Авторы инициативы преследуют две основные задачи:
  • минимизировать использование бумажных документов,
  • предоставлять сотрудникам компании удобный сервис, упрощающий оформление ряда документов и получение информации.

Одним из направлений в данной инициативе стало создание кафетерия льгот, позволяющего сотруднику самому выбирать льготы.

Для Ростелеком переход на этот принцип и автоматизация процесса позволяет:
  • увеличить охват процесса представления льгот. Не все сотрудники готовы читать внутренние регламенты и положения, необходимо просто и кратко предоставлять им информацию.
  • предоставить сотрудникам право выбора льгот в соответствии с их приоритетами и потребностями.
  • снизить количество бумажных носителей в процессе. 
  • получить актуальные данные по распределению выбора сотрудников.


Сервис кафетерия льгот было принято автоматизировать на платформе WebTutor. На этой платформе в компании уже построены учебный портал и портал HR сервисов.

Как это работает 

Кафетерий льгот в «Ростелекоме» – это возможность выбрать социальные льготы в рамках предоставленного компанией денежного лимита. Воспользоваться льготами по принципу кафетерия могут сотрудники, имеющие стаж работы в компании от 2-х лет или более.

Цикл кафетерия – год.  Перечень льгот, на которые сотрудник может использовать лимит, зафиксирован в Коллективном договоре и не включает льготы, гарантируемые по трудовому законодательству – базовые льготы.

Базовые льготы (например, разовая выплата по рождению или усыновлению ребенка) предоставляются сотрудникам в прежнем порядке по заявлениям. Процесс предоставления базовых льгот также планируется автоматизировать.



Кафетерий льгот работает как интернет-магазин:
  • у сотрудника на счету есть определенная сумма, ему доступны описание и условия предоставления льгот–товаров. Например, «Единовременная денежная выплата на лечение. Выбрать льготу можно более 1 раза, налогом облагается сумма свыше 4 000 рублей»;
  • сотрудник выбирает товары (льготы), помещая их в корзину, и отправляет заявку на предоставление льготы. Заявки проходят согласование сотрудниками Общего центра обслуживания и передаются на выплату в формате отчета-реестра;

  • по решению комиссии по социальным вопросам ключевым эффективным сотрудникам, а также многодетным могут быть начислены дополнительные средства сверх установленного лимита. Дополнительные средства также отображаются на счету сотрудника и могут быть использованы в рамках кафетерия льгот. Начисление осуществляется с портала ответственным сотрудником.



Для реализации автоматизированной системы были решены следующие технические задачи:

1. Создание веб-портала (интернет-магазина), с которым взаимодействуют сотрудники компании и посредством которого происходит формирование заказов и сбор необходимых документов.

Кафетерий льгот поддерживает следующие базовые функции:
  • личный кабинет сотрудника с информацией о начисленных средствах и средствах на счету, доступном пакете льгот, возможных дополнительных льготах, отображением текущего состояния корзины и списка заявок, поданных на предоставление льгот;
  • возможность подачи заявки на получение выплаты. Маршрут согласования одинаковый для всех льгот, но подтверждающие документы разные (чеки, справки, договоры). Сканы документов прикрепляются к заявке;
  • процедура списания средств со счета при согласовании льготы, перерасчет доступных средств;
  • возможность в процессе согласования заявки возврата на предыдущие этапы и комментирования.


2. Разработка административного модуля, который поддерживает следующие функции:
возможность для руководителя заказывать льготы для подчиненных (при отсутствии ПК у работника).
  • поиск сотрудников по ФИО и табельному номеру;
  • возможность в зависимости от вида льготы устанавливать ограничения: месяц предоставления выплаты, сумма, обязательность прикрепления документов, количество раз предоставления льгот за год, настройка проверки корректности данных и всплывающих уведомлений;
  • отчетность по видам льгот, по статусу сотрудников (подали заявку на участие/не отреагировали), по использованию средств, по рейтингу выбираемых льгот;
  • уведомления сотрудникам и согласующим;
  • согласование заявок в соответствии с территориальным признаком: в каждом макрорегионе есть ответственные сотрудники.


Масштаб проекта

Участниками кафетерия являются 80 000 штатных сотрудников по всем макрорегиональным филиалам. Согласуют заявки 250 ответственных.

Результаты 

Кафетерий льгот в компании заработал в 2019 году и все еще требует отладки и доработки интерфейса для повышения удобства использования. Тем не менее инициаторы проекта ожидают ряд положительных результатов, среди которых:
  • увеличение уровня доступности льгот;
  • экономия на невостребованных льготах и ненужных выплатах и, следовательно, более эффективное использование средств бюджета компании;
  • сокращение трудовых и временных затрат на администрирование соответствующих процедур. 

Планы развития

Основной задачей на данный момент является изменение общего дизайна портала HR-сервисов: сотрудникам бывает трудно ориентироваться и найти нужную функциональность или заявку.

В компании планируют изменить логику самого портала и отображение работающих сервисов (в частности, корзины кафетерия), чтобы сотрудникам было проще в них ориентироваться.

По итогам использования сервиса в течение 7 месяцев выявлена необходимость доработки b корректировки отчетности, а также уточнения процесса предоставления льгот (изменение лимитов)  при переводе сотрудников между филиалами. Система продолжит развиваться.


Популярные сообщения из этого блога

Обновленная версия Courselab Online

Какие инструменты необходимы для организации дистанционного обучения

Как создать клиентоориентированную СДО и увеличивать число пользователей ежемесячно: кейс ПАО ЧТПЗ

Новый вирутальный класс Websoft

Упрощаем администрирование дистанционного обучения - динамические группы