Как реализовать функционал 9 Box Grid в системе WebSoft HCM: кейс «Билайн»

В компании «Билайн» используют матрицу 9 Box Grid — простой и эффективный инструмент анализа, который есть в арсенале HR. Он позволяет управлять сотрудниками сегодня и планировать преемственность и потенциал их роста в будущем. Функционал 9 Box Grid был доработан на базе WebSoft HCM. О реализации проекта рассказала Маргарита Кузнецова, Департамент развития цифровых форматов обучения, Билайн Университет.

«Билайн» — торговая марка компании ПАО «ВымпелКом», которая входит в группу компаний VEON. Штаб-квартира VEON Ltd. находится в Голландии, в Амстердаме. Бренд «Билайн», под которым оказывает услуги ПАО «ВымпелКом», — один из самых узнаваемых в России и странах СНГ. Это по-настоящему яркий и запоминающийся бренд, который ассоциируется с открытостью новому и движением вперед. 

С чем столкнулись 

В «Билайн» стоит задача по развитию внутреннего найма, определению преемников, выявлению талантливых сотрудников, в том числе в зарубежных офисах. Для сотрудников необходимо было организовать возможность заполнения ими своих индивидуальных профилей. Далее процесс выглядел следующим образом:

• Сотрудник HR должен проверить профили. Если выявлена некорректная или неполная информация, профиль может быть отправлен сотруднику на доработку.
•  После того как профиль откорректирован, сотрудник HR заполняет анкету и направляет ее руководителю. Стандарта оформления информации не было, она могла подаваться в разных форматах (в текстовом файле, теле письма, в виде презентации и т.д.).
• При необходимости руководитель вносит коррективы и направляет информацию обратно сотруднику HR.
• Сотрудник HR вручную распределяет информацию по квадратам.

Задача проекта состояла в том, что автоматизировать процесс на базе системы WebSoft HCM.   

Масштаб проекта 

При запуске решения в 2020 году оно охватывало только руководителей определенного уровня. В этом году процедура была расширена до масштабов всей компании и охватывает порядка 16 000 сотрудников. Процесс заполнения профилей необязателен, в нем можно участвовать по желанию. Со стороны HR в процедуре участвуют порядка 10 специалистов, каждый из которых контролирует свою группу и свой регион.

Как это работает 

• Администратором Websoft HCM формируются группы с сотрудниками. Далее специальный агент по сформированным группам создает профили ключевых должностей.
• Для ведения и контроля каждой группы назначается сотрудник HR в качестве функционального руководителя (типа HR-менеджер).

Шаблон Списка ключевых должностей (Индивидуального профиля сотрудника), в котором отображаются ключевые должности сотрудников и кнопки для получения отчетов, в зависимости от роли сотрудника.

С точки зрения сотрудника

После создания профиль доступен только сотруднику. Сотрудник на этапе «Планируется» заполняет профиль, после завершения заполнения профиля он переходит на этап «В работе». На этапах «В работе» и «Готово» сотрудник имеет право на редактирование своего профиля. При сохранении изменений сотруднику HR отправляется уведомление об изменении профиля.

С точки зрения руководителя

Руководитель видит свой профиль и профили сотрудников, у которых он в профиле выбран руководителем. Профили подчиненных сотрудников руководитель видит на этапах «В работе» и «Готово», ему доступно право на редактирование профиля. При сохранении изменений сотруднику HR отправляется уведомление об изменении профиля.

Также у руководителя есть возможность после перехода в профиль оставить комментарий, который видит только HR.

В самом списке ключевых должностей руководителю доступны все отчеты: Отчет по анкетам, Отчет по профилям сотрудников, 9Box, Экспорт в Excel (доступность отчета 9Box для руководителя можно регулировать дополнительным параметром шаблона).

С точки зрения HR

HR видит профиль на этапе «В работе» и «Готово» по всем сотрудникам группы, в которой он является функциональным руководителем типа HR-менеджер. Доступны все кнопки для построения отчетов.

На этапе «В работе» HR может отправить профиль на доработку. Тогда он возвращается на этап «Планируется» к сотруднику, а также сотруднику отправляется соответствующее уведомление.

Если HR на этапе «В работе» заполняет анкету, завершает заполнение профиля, он переходит на этап «Готово». На этапе «Готово» сотруднику HR профиль и анкета доступны для редактирования.

С точки зрения администратора

Администратору доступны все профили сотрудников, а также все кнопки для построения отчетов. Но есть право только на просмотр профилей, прав на редактирование нет.

Карточка ключевой должности (профиля сотрудника). Она отображается одинаково для всех участников. Есть небольшое отличие по кнопкам с разрешенными действиями ниже профиля и отображению блока с комментариями (блок с комментариями и возможность оставить комментарий доступна только сотруднику HR и руководителю).

Предусмотрены отчеты:

• По ключевым должностям (включает данные из заполненного профиля и данные по возможным преемникам сотрудника):

• Отчет по анкетам (данные по анкетам сотрудников, на основе которых строится отчет 9Box)
• Отчет 9Box (матрица, которая строится в соответствии с оценками, проставленными в анкетах сотрудников). 

• Реализован экспорт в Excel, где сотруднику HR удобно вывести ключевые данные по профилям выбранных сотрудников в табличном виде. Включает такие столбцы, как:

- Табельный номер

- ФИО сотрудника

- Должность

- Функция, руководитель 

- Мобильность

- Иностранные языки

- Сильные качества

- Зоны ближайшего развития 

- Желаемый внутренний шаг в карьере

- Внутренний преемник

- Готовность перейти в новую роль

- Внешние преемники

- Заполнение

- Корректировка руководителем

- Функциональный руководитель

- Административный руководитель

На что обратить внимание

1. Для эффективной реализации проекта компания рекомендует предусмотреть роль бизнес-аналитика / менеджера с опытом внедрения и использования WebSoft HCM, если таковой отсутствует у заказчика. Это поможет избежать возможных ошибок и недочетов еще на этапе ТЗ и позволит составить его полно и корректно.
2. Нужно учесть, что профили создаются раз в год, и информации в них обновляется только в этот момент. Для актуализации возможна необходимость удалить все профили и завести их в новую процедуру.
3. Нужно быть готовым к тому, что даже автоматизированная процедура сама по себе, без участия человека не работает. Необходим менеджер / пул сотрудников, которые будут администрировать, контролировать и управлять процессом, особенно в компании с большим количеством работников. Как минимум, нужны ответственные для контроля актуальности данных и проверки их корректности. В идеале должно быть подразделение, которое владеет WebSoft HCM, и в нем должно быть столько соответствующих специалистов, сколько процессов автоматизировано.

Планы и перспективы

1. Предусмотреть, чтобы анкета поступала руководителю, а не специалисту HR, и тот бы заполнял ее и определял сотрудника в какой-либо квадрат. Это позволит полноценно реализовать процесс калибровки для управления талантами.
2. Реализовать интеграцию с кадровыми системами, в которых ведется подбор сотрудников.
3. Расширить профиль сотрудника и включить в него данные о прохождении оценки компетенции, индивидуальный план развития и т.д. 
4. Привлечь для управления бизнес-процессом администратора / менеджера, который будет сопровождать и поддерживать систему, отрабатывать инциденты и т.д.

Итоги и результаты

Инструмент как таковой реализован, но пока не встроен в бизнес-процесс. Целевым пользователем решения выступает HR с точки зрения подбора. После реализации всех намеченных планов по улучшению системы автоматизация функционала 9 Box Grid позволит качественно улучшить такие процессы, как создание кадрового резерва компании, планирование развития и обучения сотрудников, формирование системы преемственности.