Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Как реализовать функционал 9 Box Grid в системе WebSoft HCM: кейс «Билайн»

В компании «Билайн» используют матрицу 9 Box Grid — простой и эффективный инструмент анализа, который есть в арсенале HR. Он позволяет управлять сотрудниками сегодня и планировать преемственность и потенциал их роста в будущем. Функционал 9 Box Grid был доработан на базе платформы WebSoft HCM. О реализации проекта рассказала Маргарита Кузнецова, Департамент развития цифровых форматов обучения, Билайн Университет.

«Билайн» — торговая марка компании ПАО «ВымпелКом», которая входит в группу компаний VEON. Штаб-квартира VEON Ltd. находится в Голландии, в Амстердаме. Бренд «Билайн», под которым оказывает услуги ПАО «ВымпелКом», — один из самых узнаваемых в России и странах СНГ. Это по-настоящему яркий и запоминающийся бренд, который ассоциируется с открытостью новому и движением вперед. 

С чем столкнулись 

В «Билайн» стоит задача по развитию внутреннего найма, определению преемников, выявлению талантливых сотрудников, в том числе в зарубежных офисах. Для сотрудников необходимо было организовать возможность заполнения ими своих индивидуальных профилей. Далее процесс выглядел следующим образом: 

  1. Сотрудник HR должен проверить профили. Если выявлена некорректная или неполная информация, профиль может быть отправлен сотруднику на доработку. 
  2. После того как профиль откорректирован, сотрудник HR заполняет анкету и направляет ее руководителю. Стандарта оформления информации не было, она могла подаваться в разных форматах (в текстовом файле, теле письма, в виде презентации и т.д.).
  3. При необходимости руководитель вносит коррективы и направляет информацию обратно сотруднику HR. 
  4. Сотрудник HR вручную распределяет информацию по квадратам. 

Задача проекта состояла в том, что автоматизировать процесс на текущем учебном портале, построенном платформе WebSoft HCM.   

Масштаб проекта 

При запуске решения в 2020 году оно охватывало только руководителей определенного уровня. В этом году процедура была расширена до масштабов всей компании и охватывает порядка 16 000 сотрудников. Процесс заполнения профилей необязателен, в нем можно участвовать по желанию. Со стороны HR в процедуре участвуют порядка 10 специалистов, каждый из которых контролирует свою группу и свой регион. 

Как это работает 

  • Администратором Websoft HCM формируются группы с сотрудниками. Далее специальный системный процесс (агент) по сформированным группам создает профили ключевых должностей. 
  • Для ведения и контроля каждой группы назначается сотрудник HR в качестве функционального руководителя (типа HR-менеджер).
  • После создания профиль доступен только сотруднику, а после его заполнения — специалисту HR и руководителям, которые выбраны в профиле.
  • Сотрудник и руководитель могут редактировать профиль. HR при этом получает уведомления о том, что профиль отредактирован. 
  • Если HR отправляет профиль на доработку, то сотрудник получает уведомление об этом. До тех пор пока профиль не будет обновлён и вновь отправлен HR, он не будет виден руководителям и кадровикам.  
  • У администратора системы есть право на просмотр всех имеющихся профилей, но их редактирование ему не доступно. При этом он может сформировать все доступные отчеты.
  • После завершения процедуры с технической точки зрения можно вносить правки (редактировать и профиль, и анкету), но статус формы уже остается без изменений.

В рамках решения предусмотрены отчеты:

  • По ключевым должностям (включает данные из заполненного профиля и данные по возможным преемникам сотрудника).
  • Отчет 9Box Grid (матрица, которая строится в соответствии с оценками, проставленными в анкетах сотрудников). 
  • Реализован экспорт в Excel, где сотруднику HR удобно вывести ключевые данные по профилям выбранных сотрудников в табличном виде.

На что обратить внимание 

1. Для эффективной реализации проекта компания рекомендует предусмотреть роль бизнес-аналитика / менеджера с опытом внедрения и использования WebSoft HCM, если таковой отсутствует у заказчика. Это поможет избежать возможных ошибок и недочетов еще на этапе ТЗ и позволит составить его полно и корректно. 

2. Нужно учесть, что профили создаются раз в год, и информации в них обновляется только в этот момент. Для актуализации возможна необходимость удалить все профили и завести их в новую процедуру.

3. Нужно быть готовым к тому, что даже автоматизированная процедура сама по себе, без участия человека не работает. Необходим менеджер / пул сотрудников, которые будут администрировать, контролировать и управлять процессом, особенно в компании с большим количеством работников. Как минимум, нужны ответственные для контроля актуальности данных и проверки их корректности. В идеале должно быть подразделение, которое владеет WebSoft HCM, и в нем должно быть столько соответствующих специалистов, сколько процессов автоматизировано. 

Планы и перспективы

1. Предусмотреть, чтобы анкета поступала руководителю, а не специалисту HR, и тот бы заполнял ее и определял сотрудника в какой-либо квадрат. Это позволит полноценно реализовать процесс калибровки для управления талантами.  

2. Реализовать интеграцию с кадровыми системами, в которых ведется подбор сотрудников.

3. Расширить профиль сотрудника и включить в него данные о прохождении оценки компетенции, индивидуальный план развития и т.д.  

4. Привлечь для управления бизнес-процессом администратора / менеджера, который будет сопровождать и поддерживать систему, отрабатывать инциденты и т.д. 

Итоги и результаты 

Инструмент как таковой реализован, но пока не встроен в бизнес-процесс. Целевым пользователем решения выступает HR с точки зрения подбора. После реализации всех намеченных планов по улучшению системы автоматизация функционала 9 Box Grid позволит качественно улучшить такие процессы, как создание кадрового резерва компании, планирование развития и обучения сотрудников, формирование системы преемственности.

Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?

Использование чат-ботов для HR-автоматизации

LXP решение от Websoft

Какие инструменты необходимы для организации дистанционного обучения

Все внимание - на обязательные курсы: кейс Абсолют Банка