Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

У сотрудников компании «Диасофт» есть право тратить часть своего рабочего времени на обучение. Эти трудозатраты, как и прочие, должны быть учтены. Компания пошла по пути автоматизации данного процесса на базе WebTutor, создала для сотрудников удобный сервис и позволила в разы сэкономить рабочее время администратора процесса.

О внедрении решения и полученных результатах yам любезно рассказала в интервью Татьяна Галузо, менеджер проектов дистанционного обучения компании «Диасофт».

Про старт проекта

- Как давно Вы лично знакомы с системой WebTutor и как её использует компания «Диасофт»? 

- Мое личное знакомство с компанией WebSoft и системой WebTutor в частности насчитывает порядка 10 лет.  Основная особенность моей работы с продуктом – это использование коробочной версии по максимуму, в моей практике фактически не было доработок.

Компания «Диасофт» – это российский вендор, где работают порядка 1 500 человек. Третий год мы используем WebTutor для организации дистанционного обучения и автоматизации ряда процессов Учебного центра. До этого мы пользовались другой системой, но она оказалась для нас неудобной по функционалу.

Моя задача состояла в том, чтобы быстро внедрить WebTutor и перенести в него весь существующий контент, а дальше по максимуму автоматизировать процессы с помощью системы. В частности – внедрить новую систему учета заявок на обучение.

- Каковы были условия для запуска решения на базе WebTutor? 

- В компании «Диасофт»у каждого сотрудника есть право обучаться 16 часов в квартал. Кто-то использует выделенное время полностью, кто-то частично, кто-то вообще не использует, но право есть у каждого. Эти трудозатраты на обучение должны быть учтены и зафиксированы.

До того как мы внедрили WebTutor, процесс учёта осуществлялся через электронную почту. Сотрудники в разной форме писали письма и просили списать трудозатраты, а ответственное лицо дважды в неделю занималось сбором этих заявок, тратя около 30% своего рабочего времени.

Полученную информацию нужно было внести в файл Excel и направить в проектный офис, где данные загружались в единую систему учёта общих трудозатрат. То есть возникало несколько итераций прежде, чем мы получали полные данные о событии. Этот процесс было решено перенести в WebTutor.

Обучение сотрудников компании

- Как организовано обучение сотрудников «Диасофт»?

- Я не могу сказать, что у нас очень широко развито дистанционное обучение. Возможно, мы к этому придем. Специфика именно IT компании состоит в том, что мы не можем учить людей только собственными силами и только дистанционно. Это один из инструментов, которых у нас немало, но вполне эффективный.

Учебный центр выступает скорее организатором обучения. Подразделения самостоятельно обучают своих сотрудников либо сотрудников из других подразделений. То есть в основном реализуется профессиональное обучение внутри компании по принципу «свои для своих».

- По каким предметным областям учатся сотрудники?

- Есть профессиональное обучение, посвященное новым технологиям разработки, новым продуктам и процессам.

Второе предметное направление – это softskills. Есть очень много программ для руководителей.

- Как процесс обучения выстроен организационно?

- Если в компанию приходит новый человек либо же сотрудник или группа сотрудников переходят на другой продукт или технологию, то внедряющий данную новацию проводит для них обучающее мероприятие. Чаще всего это происходит либо очно, либо по Skype для бизнеса. Такие мероприятия записываются и выкладываются в виде видеокурсов на учебном портале. Новые продукты, а значит, и курсы появляются довольно часто, поэтому мы не тратим много времени на обработку контента. Таким образом сотрудники оперативно получают доступ к новой информации.

Специфика состоит в том, что на обучение мы приглашаем всегда определенную целевую аудиторию. Но сейчас готовимся к запуску и открытых программ, на которые смогут прийти разные категории наших сотрудников.

В основном люди учатся короткими итерациями. Если это внутренний вебинар, то он длится час, максимум два. Тренинг длительностью 4 часа – это предел. Разве что сотрудники, работающие в области продаж, проходят внешнее обучение продолжительностью 1-2 дня. Но в основном у нас довольно короткое обучение.

Нам всегда сложно собрать людей для обучения в одну дату, поэтому в рассылке мы предлагаем один из двух дней на выбор. Выбрав дату, сотрудник попадает на портал, где оставляет заявку, а мы со своей стороны видим эти запросы и далее уже рассылаем приглашения через Outlook.

По сложившейся практике «Диасофт» полностью живет в календаре. Если у человека нет мероприятия в календаре, значит, у него этого события нет нигде. У меня была мысль, чтобы все мероприятия, которые мы создаем в WebTutor, после подачи заявки синхронизировались с календарем. Оказалось, что пока это невозможно в полной мере, как бы мне хотелось. Поэтому пока мы собираем информацию в календаре у сотрудника, где он может видеть, в том числе, открытые программы.

Про процесс внедрения

- С какими особенностями реализации нового решения вы столкнулись? 

- На момент внедрения довольно стабильный коллектив компании уже привык работать в технологиях, которые существовали много лет до этого. Поэтому одна из главных задач состояла в том, чтобы создать систему,пользоваться которой сотрудникам было бы не сложнее, чем написать письмо, как это было ранее. Наша задача не усложнить людям жизнь, а улучшить ее, помочь делать меньше действий на ту же задачу.

- И как шло внедрение? 

- Процесс внедрения решений WebTutorу меня не первый, и прошел он очень безболезненно и быстро – месяца за полтора. С нашей стороны была выполнена подготовка, которая учитывала быструю интеграцию с нашей кадровой системой.

У нас достаточно простой интерфейс, ничего сверхъестественного мы не просили. На момент внедрения в июне 2017 года наша задача была «переехать» с предыдущей платформы на новую и начать автоматизировать в ней те процессы, которые раньше выполнялись вручную.

Мы сделали три вещи:
1.Короткую заявку на несколько полей, которую сотрудник может заполнить, перейдя по ссылке.
2. Возможность самостоятельно отслеживать статус заявки без дополнительных запросов администратору по электронной почте.
3. Короткий тренажер с самыми частыми вопросами и проблемами, с которыми сталкиваются новые сотрудники при заполнении заявки.

Когда мы запустились, мы сразу волевым решением закончили прием заявок по почте, чтобы не параллелить эти процессы. Сотрудники у нас к новому механизму привыкали порядка трех месяцев. С точки зрения администрирования затраты по времени сразу сократились в разы. Сейчас на отработку заявок я трачу около 15 минут в неделю. Я сделала настраиваемый отчет, который выгружает нужную мне информацию таким образом, что я простым копированием перевожу ее в шаблон проектного офиса, сохраняю и отправляю.

Про результаты и перспективы

- Что получили в итоге внедрения?

- Простой механизм создания заявки. Тот эффект, насколько это упростило жизнь сотрудникам и нам, я оцениваю как колоссальный.

Также мы имеем возможность благодаря WebTutor накапливать данные и анализировать их. Теперь мы можем в динамике за два года проанализировать, как у нас менялись трудозатраты на обучение, кто, когда и чему учился в разбивке по людям, по подразделениям и  темам.

Также можно отметить точность администрирования процесса. Наша задача – вовремя и четко поставлять данные о списании трудозатрат сотрудников в проектный офис, чтобы у них не было проблем из-за этого. Благодаря системе гарантировано соблюдение правила: на утро понедельника у сотрудника списано 100% за предыдущую неделю.

На данный момент создано несколько видов заявок, включая заявку на внешнее обучение, которая теперь тоже реализуется в системе, а не по почте.

Также мы активно используем настраиваемые отчеты под любую задачу.

- Какие перспективы развития решения Вы видите? 

- То, что пойдет в доработку – это отчеты. Коробочными средствами это нельзя решить. На данный момент создано два отчета, где вручную выставляется период – квартал. Сотрудник может внести свою фамилию и посмотреть, сколько часов у него списано. Это пока минимальное решение, но у нас есть понимание, как его можно улучшить: сделать для людей еще более понятный функционал, удобную кнопку сохранения, аккумулировать информацию, актуальную на текущий момент. Самое интересное, что людимуже пользуются решением,мы получаем обратную связь, и это радует.

Перспективы развития нашего сервиса – это также учет другого типа трудозатрат, а именно для новых сотрудников, которым дается 80 часов, или 2 недели для обучения. Эти трудозатраты тоже списываются, но на другом портале, хотя и с нашим участием. Мое желание сделать так, чтобы у сотрудника все, что связано с обучением, было в одном месте.

- Как в целом можете оценить данный кейс? 

- Он потребовал минимум вложений и времени, чтобы разобраться в производственных процессах, хотя они очень специфические. Нужно было просто понять систему списания трудозатрат, потому что я никогда с ней не сталкивалась. У пользователей уже не возникает проблем, все знают о существующем функционале. Всем новым сотрудникам мы также рассказываем о сервисе, так что им теперь пользуется практически  весь коллектив компании «Диасофт».