Системный подход, или Как увеличить производительность рекрутеров в 1,5 раза
С 2007 года кадровое агентство «ProfiStaff» использует систему E-Staff Рекрутер. В компании отмечают: это основная программа, в которой работают все сотрудники. За годы работы система претерпела изменения, какие-то ее модули перестали использоваться, появились новые, а что-то только готовится к внедрению. В целом же программа E-Staff Рекрутер продолжает оставаться инструментом, который сопровождает деятельность сотрудников с утра до окончания рабочего дня.
Справка проекта
Компания: ProfiStaff.
Идея: автоматизировать работу рекрутеров и избавить их от необходимости работать с таблицами Excel.
Срок внедрения: 1 месяц.
Представитель компании: генеральный директор Ирина Никулина.
«ProfiStaff» – это одновременно кадровое агентство, занимающееся подбором персонала, и компания, оказывающая услуги управленческого консалтинга и обучения. Это отличает компанию от множества агентств, специализирующихся только на подборе персонала. Среди клиентов «ProfiStaff» – компании, стабильно занимающие лидирующие позиции в рейтинге предпочтений соискателей: гранды мировой и отечественной экономики, компании малого и среднего бизнеса.
С чем столкнулись
До 2007 года компания «ProfiStaff» не пользовалась никакой программой или системой автоматизации подбора персонала: рекрутеры хранили многочисленные резюме кандидатов на компьютерах, вели отчеты в таблицах Excel. В какой-то момент стало понятно, что дальше так работать невозможно: нужно где-то хранить и удобно актуализировать базу данных, сократить время на рутинные операции и автоматизировать труд сотрудников, устранить причины возможных просчетов в работе (например, когда несколько рекрутеров начинают работать с одним кандидатом). По итогам поиска решения компания остановила свой выбор на системе автоматизации подбора персонала E-Staff Рекрутер.
Как это работает
История резюме. Благодаря системе рекрутеры «ProfiStaff» могут проследить историю кандидата начиная с момента внесения в базу по настоящее время. Когда резюме кандидата попадает в базу, на него заводится карточка, в которой указывается сфера деятельности, на какую позицию и заработную плату он претендует; какими навыками и знаниями кандидат владеет и так далее.
После того как кандидат прошел очное либо skype интервью, рекрутер вносит информацию о кандидате, какие впечатления он оставил о себе (первичные или в процессе собеседования), как выглядит, причины ухода и все другие необходимые сведения. В случае повторного обращения человека в компанию данные актуализируются, и таким образом можно проследить карьерный рост кандидата, переход из одной компании в другую, изменение зарплатных ожиданий и т.д. Таким образом, если общение происходит повторно, то рекрутер уже обладает информацией о человеке, ведет с ним предметный разговор, что вызывает дополнительное доверие со стороны кандидата. Важно, что при этом происходит именно обновление карточки в базе, а не повторное сохранение резюме этого же кандидата.
Система показывает, что похожее резюме уже есть в базе. Если нет зеленой подсветки, то кандидат в базе отсутствует, и его нужно сохранить как нового.
Отправка приглашений на собеседования. Приглашения на собеседования также отправляются непосредственно из E-Staff Рекрутер. В карточке кандидата в системе после проведения телефонного интервью делается соответствующая отметка. После приглашения на собеседование дата и время фиксируется в календаре рекрутера, а кандидату прямо из системы по почте направляется схема проезда. Также в календаре рекрутера ежедневно отмечаются все планируемые действия: например, телефонные интервью (кому позвонить, в какой день и время, цель и предмет звонка и т.д.) и собеседования. Система отмечает текущее состояние дел определенным цветом: желтым, если кандидат идет на собеседование, но время еще не подошло, красным – если человек опаздывает или задача просрочена.
Календарь, где планируются интервью на следующий день. Можно выбрать, в какой свободной переговорной (в компании каждая имеет название города) будет проходить встреча. Крестиком отмечено, если переговорная в это время занята. Такой календарь помогли реализовать разработчики E-Staff.
Редактирование и отправка резюме в один клик. После встречи с кандидатом в самой системе E-Staff Рекрутер сотрудник формирует и редактирует резюме для отправки клиенту. Шаблон и вложение создаются автоматически, и буквально в один клик рекрутер получает готовое письмо с адресом клиента. Фотографию кандидата можно включить внутрь резюме, а можно отправить вторым вложением как отдельный файл. В теме письма автоматически добавляется название компании «ProfiStaff» и фамилия кандидата, их не нужно впечатывать вручную, как это было до 2010 года. Такая функция была добавлена разработчиками E-Staff по просьбе компании. Этот формат позволяет клиенту идентифицировать письма именно от «ProfiStaff», если он работает с несколькими кадровыми агентствами, и закрепить кандидата за агентством. Также прямо из системы можно автоматически отправить клиенту СМС с уведомлением об отправке ему резюме.
Интересные решения
Возможность самостоятельных изменений. Когда компания «ProfiStaff» только начала работать с системой E-Staff Рекрутер, ее сотрудники нередко были вынуждены обращаться к разработчикам для внесения изменений: добавить станцию метро, город, новую специальность. После определенных доработок назначенный администратор «ProfiStaff» получил возможность делать это самостоятельно. Данный функционал особенно актуален в отношении возможности добавить новую специальность, так рынок постоянно развивается, и регулярно появляются новые должности.
Также с программой можно работать по массовым проектам.
Размещение вакансий через E-Staff Рекрутер. Длительное время сотрудники «ProfiStaff» размещали резюме на работных сайтах прямо из E-Staff Рекрутер. Вакансии формировались прямо в системе, через программу можно было выбрать сайт и одним кликом осуществить на нем публикацию. Но со временем в компании столкнулись с трудностью, связанной с тем, что каждый сайт предлагает свой вариант размещения информации, в связи с этим вакансии размещались некорректно. Со временем процесс стал неудобным, и от функционала в компании отказались.
Интернет-модуль. В 2012/13 годах активно использовался интернет-модуль системы, который позволял загружать в E-Staff Рекрутер резюме одновременно из всех работных сайтов. Единожды выставив параметры требований к кандидату (ключевое слово, возраст, пол, глубина поиска и т.д.), можно было получить результаты со всех сайтов, а не заходить на каждый в отдельности. Если найденное резюме уже было в базе, то система сообщала об этом. Программа позволяла находить даже такие резюме, которые нельзя было обнаружить напрямую на сайте, и это было преимуществом «ProfiStaff» перед работодателями и другими компаниями, не использующими интернет-модуль. Система позволяла справляться с еще одной проблемой: если кандидат обновил свое резюме, то поисковый сайт снова показывает его в поиске, а значит, рекрутер еще раз будет его просматривать, даже если уже делал это ранее. Система же делала цветовую отметку о том, что резюме просмотрено вчера, предупреждая повторные действия сотрудника. Модуль активно использовался в компании до того момента, как один из основных работных интернет-ресурсов запретил сторонним сайтам скачивать резюме.
Масштаб охвата
В «ProfiStaff» нет ни одного сотрудника, который бы не работал в E-Staff Рекрутер. Системой пользуются все рекрутеры и даже клиент-менеджер. Серьезных усилий, чтобы разобраться в E-Staff Рекрутер, не требуется. Достаточно изучить инструкцию и начать работать или обратиться за очной консультацией к более опытному коллеге. Кроме этого, в самой программе есть справка, помогающая справиться с проблемой, если пользователь забыл, как она решается.
На текущий момент база кандидатов насчитывает более 2 миллионов человек и постепенно приближается к цифре в 3 миллиона. Более 45 000 кандидатов трудоустроены. География работы охватывает всю Россию и СНГ.
Результаты
После внедрения E-Staff Рекрутер производительность сотрудников выросла в 1,5 раза. Все, что рекрутер делал раньше за 10 минут, сейчас он делает за 3.
Планы и перспективы
В «ProfiStaff» отмечают, что постоянно поддерживают связь с разработчиком и регулярно оставляют свои комментарии о доработках и изменениях. Среди них – улучшение поисковой строки, чтобы можно было более глубоко искать по тексту узкопрофильных специалистов; интеграция E-Staff Рекрутер с социальными сетями, чтобы прямо из системы переходить на профайл кандидата. Дополнительное пожелание к программе от консультантов – интеграция с Google календарем или похожим продуктом, которым можно пользоваться вне офиса, в любое время и в любом месте, где бы сотрудника ни застал звонок кандидата или клиента.
«Я считаю, что E-Staff Рекрутер – это лучшая система, с которой может работать рекрутер. У нас есть сотрудники, которые приходят из других агентств, где пользовались другими программами. Они единогласно отмечают, что система понятна для изучения, проста и удобна в использовании, существенно экономит время и упрощает работу». Ирина Никулина
Справка проекта
Компания: ProfiStaff.
Идея: автоматизировать работу рекрутеров и избавить их от необходимости работать с таблицами Excel.
Срок внедрения: 1 месяц.
Представитель компании: генеральный директор Ирина Никулина.
«ProfiStaff» – это одновременно кадровое агентство, занимающееся подбором персонала, и компания, оказывающая услуги управленческого консалтинга и обучения. Это отличает компанию от множества агентств, специализирующихся только на подборе персонала. Среди клиентов «ProfiStaff» – компании, стабильно занимающие лидирующие позиции в рейтинге предпочтений соискателей: гранды мировой и отечественной экономики, компании малого и среднего бизнеса.
С чем столкнулись
До 2007 года компания «ProfiStaff» не пользовалась никакой программой или системой автоматизации подбора персонала: рекрутеры хранили многочисленные резюме кандидатов на компьютерах, вели отчеты в таблицах Excel. В какой-то момент стало понятно, что дальше так работать невозможно: нужно где-то хранить и удобно актуализировать базу данных, сократить время на рутинные операции и автоматизировать труд сотрудников, устранить причины возможных просчетов в работе (например, когда несколько рекрутеров начинают работать с одним кандидатом). По итогам поиска решения компания остановила свой выбор на системе автоматизации подбора персонала E-Staff Рекрутер.
Как это работает
История резюме. Благодаря системе рекрутеры «ProfiStaff» могут проследить историю кандидата начиная с момента внесения в базу по настоящее время. Когда резюме кандидата попадает в базу, на него заводится карточка, в которой указывается сфера деятельности, на какую позицию и заработную плату он претендует; какими навыками и знаниями кандидат владеет и так далее.
После того как кандидат прошел очное либо skype интервью, рекрутер вносит информацию о кандидате, какие впечатления он оставил о себе (первичные или в процессе собеседования), как выглядит, причины ухода и все другие необходимые сведения. В случае повторного обращения человека в компанию данные актуализируются, и таким образом можно проследить карьерный рост кандидата, переход из одной компании в другую, изменение зарплатных ожиданий и т.д. Таким образом, если общение происходит повторно, то рекрутер уже обладает информацией о человеке, ведет с ним предметный разговор, что вызывает дополнительное доверие со стороны кандидата. Важно, что при этом происходит именно обновление карточки в базе, а не повторное сохранение резюме этого же кандидата.
Система показывает, что похожее резюме уже есть в базе. Если нет зеленой подсветки, то кандидат в базе отсутствует, и его нужно сохранить как нового.
Отправка приглашений на собеседования. Приглашения на собеседования также отправляются непосредственно из E-Staff Рекрутер. В карточке кандидата в системе после проведения телефонного интервью делается соответствующая отметка. После приглашения на собеседование дата и время фиксируется в календаре рекрутера, а кандидату прямо из системы по почте направляется схема проезда. Также в календаре рекрутера ежедневно отмечаются все планируемые действия: например, телефонные интервью (кому позвонить, в какой день и время, цель и предмет звонка и т.д.) и собеседования. Система отмечает текущее состояние дел определенным цветом: желтым, если кандидат идет на собеседование, но время еще не подошло, красным – если человек опаздывает или задача просрочена.
Календарь, где планируются интервью на следующий день. Можно выбрать, в какой свободной переговорной (в компании каждая имеет название города) будет проходить встреча. Крестиком отмечено, если переговорная в это время занята. Такой календарь помогли реализовать разработчики E-Staff.
Редактирование и отправка резюме в один клик. После встречи с кандидатом в самой системе E-Staff Рекрутер сотрудник формирует и редактирует резюме для отправки клиенту. Шаблон и вложение создаются автоматически, и буквально в один клик рекрутер получает готовое письмо с адресом клиента. Фотографию кандидата можно включить внутрь резюме, а можно отправить вторым вложением как отдельный файл. В теме письма автоматически добавляется название компании «ProfiStaff» и фамилия кандидата, их не нужно впечатывать вручную, как это было до 2010 года. Такая функция была добавлена разработчиками E-Staff по просьбе компании. Этот формат позволяет клиенту идентифицировать письма именно от «ProfiStaff», если он работает с несколькими кадровыми агентствами, и закрепить кандидата за агентством. Также прямо из системы можно автоматически отправить клиенту СМС с уведомлением об отправке ему резюме.
Интересные решения
Возможность самостоятельных изменений. Когда компания «ProfiStaff» только начала работать с системой E-Staff Рекрутер, ее сотрудники нередко были вынуждены обращаться к разработчикам для внесения изменений: добавить станцию метро, город, новую специальность. После определенных доработок назначенный администратор «ProfiStaff» получил возможность делать это самостоятельно. Данный функционал особенно актуален в отношении возможности добавить новую специальность, так рынок постоянно развивается, и регулярно появляются новые должности.
Также с программой можно работать по массовым проектам.
Размещение вакансий через E-Staff Рекрутер. Длительное время сотрудники «ProfiStaff» размещали резюме на работных сайтах прямо из E-Staff Рекрутер. Вакансии формировались прямо в системе, через программу можно было выбрать сайт и одним кликом осуществить на нем публикацию. Но со временем в компании столкнулись с трудностью, связанной с тем, что каждый сайт предлагает свой вариант размещения информации, в связи с этим вакансии размещались некорректно. Со временем процесс стал неудобным, и от функционала в компании отказались.
Интернет-модуль. В 2012/13 годах активно использовался интернет-модуль системы, который позволял загружать в E-Staff Рекрутер резюме одновременно из всех работных сайтов. Единожды выставив параметры требований к кандидату (ключевое слово, возраст, пол, глубина поиска и т.д.), можно было получить результаты со всех сайтов, а не заходить на каждый в отдельности. Если найденное резюме уже было в базе, то система сообщала об этом. Программа позволяла находить даже такие резюме, которые нельзя было обнаружить напрямую на сайте, и это было преимуществом «ProfiStaff» перед работодателями и другими компаниями, не использующими интернет-модуль. Система позволяла справляться с еще одной проблемой: если кандидат обновил свое резюме, то поисковый сайт снова показывает его в поиске, а значит, рекрутер еще раз будет его просматривать, даже если уже делал это ранее. Система же делала цветовую отметку о том, что резюме просмотрено вчера, предупреждая повторные действия сотрудника. Модуль активно использовался в компании до того момента, как один из основных работных интернет-ресурсов запретил сторонним сайтам скачивать резюме.
Масштаб охвата
В «ProfiStaff» нет ни одного сотрудника, который бы не работал в E-Staff Рекрутер. Системой пользуются все рекрутеры и даже клиент-менеджер. Серьезных усилий, чтобы разобраться в E-Staff Рекрутер, не требуется. Достаточно изучить инструкцию и начать работать или обратиться за очной консультацией к более опытному коллеге. Кроме этого, в самой программе есть справка, помогающая справиться с проблемой, если пользователь забыл, как она решается.
На текущий момент база кандидатов насчитывает более 2 миллионов человек и постепенно приближается к цифре в 3 миллиона. Более 45 000 кандидатов трудоустроены. География работы охватывает всю Россию и СНГ.
Результаты
После внедрения E-Staff Рекрутер производительность сотрудников выросла в 1,5 раза. Все, что рекрутер делал раньше за 10 минут, сейчас он делает за 3.
Планы и перспективы
В «ProfiStaff» отмечают, что постоянно поддерживают связь с разработчиком и регулярно оставляют свои комментарии о доработках и изменениях. Среди них – улучшение поисковой строки, чтобы можно было более глубоко искать по тексту узкопрофильных специалистов; интеграция E-Staff Рекрутер с социальными сетями, чтобы прямо из системы переходить на профайл кандидата. Дополнительное пожелание к программе от консультантов – интеграция с Google календарем или похожим продуктом, которым можно пользоваться вне офиса, в любое время и в любом месте, где бы сотрудника ни застал звонок кандидата или клиента.
«Я считаю, что E-Staff Рекрутер – это лучшая система, с которой может работать рекрутер. У нас есть сотрудники, которые приходят из других агентств, где пользовались другими программами. Они единогласно отмечают, что система понятна для изучения, проста и удобна в использовании, существенно экономит время и упрощает работу». Ирина Никулина
