Кейс банка "Открытие" - внедряем автоматизированную систему оценки целей
По заслугам и награда: внедряем автоматизированную систему оценки целей
«Если у нас не будет работать система управления по целям (МВО), мы не сможем корректно рассчитать ежеквартальную премию сотрудников, а от этого напрямую зависит часть их дохода», – говорят в ПАО Банк «ФК Открытие». Для реализации новой системы мотивации оплаты труда, внедряемой в банке, нужна была автоматизированная система постановки и оценки квартальных целей сотрудников. За разработкой банк обратился в компанию WebSoft.
Справка проекта
Компания: ПАО Банк «ФК Открытие»
Идея: внедрить удобный автоматизированный инструмент для реализации системы Мanagement By Objectives (МВО), которая бы соответствовала требованиям новой системы мотивации и оплаты труда.
Срок реализации: 1,5 месяца
Представитель компании: начальник Управления оценки персонала и управления талантами Департамента подбора и развития персонала Ирина Веригина.
О банке
Банк «Открытие» входит в топ-10 крупнейших банков России и является системно значимым банком. Работает на финансовом рынке с 1993 года и развивает следующие направления бизнеса: корпоративный, инвестиционный, розничный, малый и средний, а также Private Banking. В феврале 2018 года Банк России объявил об объединении переданных на санацию Фонду консолидации банковского сектора банков «Открытие» и «Бинбанк». Все процедуры, связанные с объединением, завершены 1 января 2019 года.
С чем столкнулись
В 2018 году произошла практически полная смена топ-команды банка «Открытие». На фоне прихода новой команды и объединения с «Бинбанком» возникла потребность в серьезной трансформации и изменении многих бизнес-процессов. В том числе была разработана и внедрена новая система оплаты труда сотрудников банка, частью которой, помимо KPI, являются результаты ежеквартального выполнения целей деятельности. Действующая система квартальной оценки не соответствовала требованиям новой системы мотивации и оплаты труда. На этом фоне требовалось оперативно разработать и развернуть на банк новую автоматизированную систему постановки и оценки квартальных целей сотрудников. Решение было найдено совместно с компанией WebSoft.
Как это работает
Управление по целям (MBO) в рамках банка – ежеквартальная процедура оценки выполнения индивидуальных целей и задач за прошедший квартал и постановки индивидуальных целей и задач на следующий квартал. Процедура MBO является частью Системы мотивации и оплаты труда, в которой выступает в качестве образующего показателя премирования.
Цели в рамках MBO – это конкретные индивидуальные цели, которые включают в себя приоритетные проекты подразделения и вписываются в установленный период (квартал).
Цели МВО устанавливаются для руководителей начиная от уровня начальника отдела, но на усмотрение руководителя подразделения в систему оценки могут быть включены и сотрудники, занимающие другие должности.
Процедура МВО состоит из нескольких этапов.
Постановка целей, Выполнение/Корректировка целей, Оценка выполнения целей.
1. На этапе постановки сотрудник вносит цель, описывая ожидаемый результат, срок выполнения, устанавливая вес целей пропорционально их значимости, после чего отправляет форму руководителю на согласование и дальнейшее утверждение. Если руководитель не согласен с указанными формулировкой/весом/сроком достижения целей, он может вернуть форму сотруднику на корректировку.
2. Выполнение / Корректировка. После утверждения форма переходит на этап Выполнение, в рамках которого сотрудник реализует заявленные цели в течение согласованных сроков. При необходимости на этапе выполнения цель может быть скорректирована в случае изменения приоритетов или фокусов деятельности подразделения. При этом, если цель была скорректирована, она вновь проходит те же этапы согласования и утверждения, а все изменения фиксируются в форме.
3. По завершении квартала наступает этап Оценки выполнения целей. Сотрудник вносит результаты выполнения своих целей по итогу данного периода, после чего отправляет форму на согласование и дальнейшее утверждение результатов руководителями. Если руководитель не согласен с внесенными сотрудником результатами, он может вернуть форму на корректировку, добавив соответствующий комментарий.
Работа в формах происходит на Учебном портале. Зайти в оценочные формы можно двумя способами:
1. Открыть процедуру МВО через ссылку из уведомления, полученного по электронной почте сотрудника.
2. Или же через Персональный кабинет на Учебном портале.
Зайдя в процедуру, сотрудник может увидеть свою форму и все формы, закрепленные за ним, в которых он является согласующим/утверждающим руководителем.
Для каждого этапа процедуры предусмотрены определенные сроки. Старт каждого этапа сопровождается рассылкой автоматических уведомлений от системы. Стартовое уведомление включает в себя ссылку на процедуру МВО, которая проходит на Учебном портале.
Роль администратора на старте процедуры – в создании форм. Также администратор является инициатором старта процедуры. Далее в течение всей процедуры администратор контролирует заполнение форм сотрудниками, консультирует пользователей и поддерживает работу системы. По завершении процедуры происходит ее автоматическое закрытие, после чего внесение каких-либо изменений в систему пользователем становится невозможным.
В случае если сотрудник не может по объективным причинам заполнить свою форму, согласовать, утвердить формы сотрудников, можно запросить настроить функцию замещения.
После завершения процедуры данные по выполнению целей передаются для расчета премий.
Этапы реализации
В связи с полной сменой управляющей команды банка многие процессы выстраивались с нуля, равно как и система постановки и оценки квартальных целей сотрудников. Ее изначально решили делать автоматизированной.
Со стороны банка работа шла параллельно по двум направлениям: в Управлении компенсации и льгот разрабатывали и внедряли систему оплаты труда, в это время Отдел оценки работал над МВО, которая бы эту систему поддерживала.
Перед командой стояли непростые задачи: не было возможности реализовать разработку хотя бы на месяц позже или сделать так, чтобы что-то не сработало. В связи со строгим ограничением по времени работать с коллегами из WebSoft договорились следующим образом: уйти от многостраничного ТЗ, ограничившись общим описанием процесса и необходимых этапов, и начать двигаться в формате «гибкой разработки» (agile). Уже в процессе создания системы специалисты WebSoft делали доработки, присылали пакеты с обновлениями, которые устанавливались сразу на боевой контур, и параллельно в банке определяли, что еще нужно доделать и как это должно выглядеть.
Работы начались в июне 2018 года, и уже по итогам квартала июль-август-сентябрь сотрудники банка получили премию, основанную, в том числе, на результатах работы новой системы МВО.
Параллельно с началом этапа постановки целей для пользователей в банке работали над процессом автоматизации этапа корректировки и процессом автоматизации этапа оценки. Уже в октябре 2018 года стартовали две параллельные процедуры – процедура постановки целей на следующий квартал и процедура оценки целей за третий квартал.
Дополнительную сложность составляло то, что работы происходили на фоне интеграции с «Бинбанком», соответственно, нужно было включить в систему новых сотрудников. В том числе и эти данные были также успешно переданы в расчет.
По итогам анализа работы системы ни в одной из процедур сбоев не выявлено. Внедрение прошло гладко, и сервера справились.
Сейчас система МВО уже является знакомой, понятной и привычной для всех пользователей.
Интересные решения
За основу разработки было взято коробочное решение от компании WebSoft. Однако, как и любая автоматизированная система, разработка потребовала некоторой кастомизации для оптимальной интеграции с процессами банка, доработки внешнего вида в соответствии с требованиями бренда.
1. Формирование данных по сотрудникам. В банке столкнулись с тем, что не могут в полной мере опираться на штатную структуру компании при формировании маршрута форм. Существует много индивидуальных решений, какому руководителю направляется форма того или иного сотрудника. Например, по структуре сотрудник подчиняется руководителю управления, а по факту это направление курирует его заместитель. Изначально формы собирались по матрицам в Excel и выгружались в систему агентом. Сейчас эта процедура реализуется намного проще: уже существующий документ отправляется руководителям на выверку, и возникшие изменения вносятся точечно.
2. Автоматрица. В интерфейсе системы разработана автоматрица, которая позволяет менять практически все параметры формы: руководителя, этап и т.д. Это универсальный и очень активно используемый инструмент.
3. Отчеты по результатам. Отчеты сделаны с теми полями, которые соответствуют потребностям банка. Есть отчет по статусу (в каком статусе находится форма); отчет, в рамках которого можно выгрузить содержание целей сотрудника; отчет с «сухими» результатами сотрудников и т.д.
4. Возможность внесения изменений. Если по какой-то причине дата завершения упущена, а процедура уже закрыта, есть возможность внесения в нее изменений по служебной записке. Это позволяет обеспечить единообразие данных во всех источниках и хранить их в одном месте. При выгрузке отчета данные всегда будут корректными, даже если они были изменены уже после закрытия процедуры.
5. Работа в режиме онлайн. У сотрудников нет необходимости вести таблицы Excel, а затем формально выгружать данные в систему. Вся работа осуществляется в режиме онлайн: система может быть открыта целый день, сотрудник сразу же видит комментарии руководителя, при этом данные сохраняются автоматически, даже не нужно нажимать кнопку «Сохранить» (это также было одной из доработок коробочной версии). Даже если сотрудник хочет вернуться к работе на следующий день, даже если страница обновится, все данные будут надежно сохранены.
Результаты
На данный момент в процедуре участвует весь менеджерский состав банка от уровня начальника отдела и выше заканчивая Президентом-председателем Правления банка, который является активным пользователем системы и таким же образом работает со своими подчиненными.
На апрель 2019 года успешно реализована процедура на трех полных кварталах, выгружены необходимые данные, и на их основе проведен расчет и выплата квартальных премий сотрудникам.
По итогам первого квартала 100 % сотрудников закрыли свои цели в системе. Должников и просрочек нет. При этом анализ показал, что сотрудники ставят качественные цели, а это является хорошим показателем для данной процедуры.
Разработка становится все более популярной не только как часть системы мотивации и оплаты труда, системы МВО, но и как управленческий инструмент руководителей. Его использование позволяет им намного более эффективно реализовывать управленческую функцию, ставить сотрудникам задачи, отслеживать результаты их выполнения. Количество пользователей системы постепенно растет (на февраль 2019 года их 2241 по головной организации в Москве).
Планы и перспективы
Процедура МВO уже понятна и знакома сотрудникам банка, и ее владельцы готовятся к трансляции этого контура на дочерние компании группы, а также к реализации годового контура комплексной оценки эффективности на этой же платформе. Они уверены, что знакомый и интуитивно понятный интерфейс поможет пользователям так же быстро и успешно освоить новую процедуру. В планах на 2019 год внедрение системы в около 70 филиалах банка по России и дочерних компаниях группы.
Автоматизированная система постановки и оценки квартальных целей сотрудников ПАО Банк «ФК Открытие» – разработка достаточно новая, но она быстро вошла в жизнь специалистов компании. Пользователи уверенно в ней работают и осознают всю серьезность процедуры. По итогам первого квартала запуска 100 % сотрудников закрыли свои цели в системе без долгов и просрочек.
«Если у нас не будет работать система управления по целям (МВО), мы не сможем корректно рассчитать ежеквартальную премию сотрудников, а от этого напрямую зависит часть их дохода», – говорят в ПАО Банк «ФК Открытие». Для реализации новой системы мотивации оплаты труда, внедряемой в банке, нужна была автоматизированная система постановки и оценки квартальных целей сотрудников. За разработкой банк обратился в компанию WebSoft.
Справка проекта
Компания: ПАО Банк «ФК Открытие»
Идея: внедрить удобный автоматизированный инструмент для реализации системы Мanagement By Objectives (МВО), которая бы соответствовала требованиям новой системы мотивации и оплаты труда.
Срок реализации: 1,5 месяца
Представитель компании: начальник Управления оценки персонала и управления талантами Департамента подбора и развития персонала Ирина Веригина.
О банке
Банк «Открытие» входит в топ-10 крупнейших банков России и является системно значимым банком. Работает на финансовом рынке с 1993 года и развивает следующие направления бизнеса: корпоративный, инвестиционный, розничный, малый и средний, а также Private Banking. В феврале 2018 года Банк России объявил об объединении переданных на санацию Фонду консолидации банковского сектора банков «Открытие» и «Бинбанк». Все процедуры, связанные с объединением, завершены 1 января 2019 года.
С чем столкнулись
В 2018 году произошла практически полная смена топ-команды банка «Открытие». На фоне прихода новой команды и объединения с «Бинбанком» возникла потребность в серьезной трансформации и изменении многих бизнес-процессов. В том числе была разработана и внедрена новая система оплаты труда сотрудников банка, частью которой, помимо KPI, являются результаты ежеквартального выполнения целей деятельности. Действующая система квартальной оценки не соответствовала требованиям новой системы мотивации и оплаты труда. На этом фоне требовалось оперативно разработать и развернуть на банк новую автоматизированную систему постановки и оценки квартальных целей сотрудников. Решение было найдено совместно с компанией WebSoft.
Как это работает
Управление по целям (MBO) в рамках банка – ежеквартальная процедура оценки выполнения индивидуальных целей и задач за прошедший квартал и постановки индивидуальных целей и задач на следующий квартал. Процедура MBO является частью Системы мотивации и оплаты труда, в которой выступает в качестве образующего показателя премирования.
Рисунок 1. Переход к процедуре МВО из меню HR-портала банка, построенного на платформе WebTutor
Цели в рамках MBO – это конкретные индивидуальные цели, которые включают в себя приоритетные проекты подразделения и вписываются в установленный период (квартал).
Цели МВО устанавливаются для руководителей начиная от уровня начальника отдела, но на усмотрение руководителя подразделения в систему оценки могут быть включены и сотрудники, занимающие другие должности.
Процедура МВО состоит из нескольких этапов.
Постановка целей, Выполнение/Корректировка целей, Оценка выполнения целей.
1. На этапе постановки сотрудник вносит цель, описывая ожидаемый результат, срок выполнения, устанавливая вес целей пропорционально их значимости, после чего отправляет форму руководителю на согласование и дальнейшее утверждение. Если руководитель не согласен с указанными формулировкой/весом/сроком достижения целей, он может вернуть форму сотруднику на корректировку.
Рисунок 2. Просмотр списка оценочных форм сотрудником
2. Выполнение / Корректировка. После утверждения форма переходит на этап Выполнение, в рамках которого сотрудник реализует заявленные цели в течение согласованных сроков. При необходимости на этапе выполнения цель может быть скорректирована в случае изменения приоритетов или фокусов деятельности подразделения. При этом, если цель была скорректирована, она вновь проходит те же этапы согласования и утверждения, а все изменения фиксируются в форме.
3. По завершении квартала наступает этап Оценки выполнения целей. Сотрудник вносит результаты выполнения своих целей по итогу данного периода, после чего отправляет форму на согласование и дальнейшее утверждение результатов руководителями. Если руководитель не согласен с внесенными сотрудником результатами, он может вернуть форму на корректировку, добавив соответствующий комментарий.
Работа в формах происходит на Учебном портале. Зайти в оценочные формы можно двумя способами:
1. Открыть процедуру МВО через ссылку из уведомления, полученного по электронной почте сотрудника.
2. Или же через Персональный кабинет на Учебном портале.
Рисунок 3. Форма оценки, глазами сотрудника
Зайдя в процедуру, сотрудник может увидеть свою форму и все формы, закрепленные за ним, в которых он является согласующим/утверждающим руководителем.
Для каждого этапа процедуры предусмотрены определенные сроки. Старт каждого этапа сопровождается рассылкой автоматических уведомлений от системы. Стартовое уведомление включает в себя ссылку на процедуру МВО, которая проходит на Учебном портале.
Роль администратора на старте процедуры – в создании форм. Также администратор является инициатором старта процедуры. Далее в течение всей процедуры администратор контролирует заполнение форм сотрудниками, консультирует пользователей и поддерживает работу системы. По завершении процедуры происходит ее автоматическое закрытие, после чего внесение каких-либо изменений в систему пользователем становится невозможным.
Рисунок 4. Форма оценки глазами руководителя
После завершения процедуры данные по выполнению целей передаются для расчета премий.
Этапы реализации
В связи с полной сменой управляющей команды банка многие процессы выстраивались с нуля, равно как и система постановки и оценки квартальных целей сотрудников. Ее изначально решили делать автоматизированной.
Со стороны банка работа шла параллельно по двум направлениям: в Управлении компенсации и льгот разрабатывали и внедряли систему оплаты труда, в это время Отдел оценки работал над МВО, которая бы эту систему поддерживала.
Перед командой стояли непростые задачи: не было возможности реализовать разработку хотя бы на месяц позже или сделать так, чтобы что-то не сработало. В связи со строгим ограничением по времени работать с коллегами из WebSoft договорились следующим образом: уйти от многостраничного ТЗ, ограничившись общим описанием процесса и необходимых этапов, и начать двигаться в формате «гибкой разработки» (agile). Уже в процессе создания системы специалисты WebSoft делали доработки, присылали пакеты с обновлениями, которые устанавливались сразу на боевой контур, и параллельно в банке определяли, что еще нужно доделать и как это должно выглядеть.
Работы начались в июне 2018 года, и уже по итогам квартала июль-август-сентябрь сотрудники банка получили премию, основанную, в том числе, на результатах работы новой системы МВО.
Параллельно с началом этапа постановки целей для пользователей в банке работали над процессом автоматизации этапа корректировки и процессом автоматизации этапа оценки. Уже в октябре 2018 года стартовали две параллельные процедуры – процедура постановки целей на следующий квартал и процедура оценки целей за третий квартал.
Дополнительную сложность составляло то, что работы происходили на фоне интеграции с «Бинбанком», соответственно, нужно было включить в систему новых сотрудников. В том числе и эти данные были также успешно переданы в расчет.
По итогам анализа работы системы ни в одной из процедур сбоев не выявлено. Внедрение прошло гладко, и сервера справились.
Сейчас система МВО уже является знакомой, понятной и привычной для всех пользователей.
Интересные решения
За основу разработки было взято коробочное решение от компании WebSoft. Однако, как и любая автоматизированная система, разработка потребовала некоторой кастомизации для оптимальной интеграции с процессами банка, доработки внешнего вида в соответствии с требованиями бренда.
1. Формирование данных по сотрудникам. В банке столкнулись с тем, что не могут в полной мере опираться на штатную структуру компании при формировании маршрута форм. Существует много индивидуальных решений, какому руководителю направляется форма того или иного сотрудника. Например, по структуре сотрудник подчиняется руководителю управления, а по факту это направление курирует его заместитель. Изначально формы собирались по матрицам в Excel и выгружались в систему агентом. Сейчас эта процедура реализуется намного проще: уже существующий документ отправляется руководителям на выверку, и возникшие изменения вносятся точечно.
2. Автоматрица. В интерфейсе системы разработана автоматрица, которая позволяет менять практически все параметры формы: руководителя, этап и т.д. Это универсальный и очень активно используемый инструмент.
3. Отчеты по результатам. Отчеты сделаны с теми полями, которые соответствуют потребностям банка. Есть отчет по статусу (в каком статусе находится форма); отчет, в рамках которого можно выгрузить содержание целей сотрудника; отчет с «сухими» результатами сотрудников и т.д.
4. Возможность внесения изменений. Если по какой-то причине дата завершения упущена, а процедура уже закрыта, есть возможность внесения в нее изменений по служебной записке. Это позволяет обеспечить единообразие данных во всех источниках и хранить их в одном месте. При выгрузке отчета данные всегда будут корректными, даже если они были изменены уже после закрытия процедуры.
5. Работа в режиме онлайн. У сотрудников нет необходимости вести таблицы Excel, а затем формально выгружать данные в систему. Вся работа осуществляется в режиме онлайн: система может быть открыта целый день, сотрудник сразу же видит комментарии руководителя, при этом данные сохраняются автоматически, даже не нужно нажимать кнопку «Сохранить» (это также было одной из доработок коробочной версии). Даже если сотрудник хочет вернуться к работе на следующий день, даже если страница обновится, все данные будут надежно сохранены.
Результаты
На данный момент в процедуре участвует весь менеджерский состав банка от уровня начальника отдела и выше заканчивая Президентом-председателем Правления банка, который является активным пользователем системы и таким же образом работает со своими подчиненными.
На апрель 2019 года успешно реализована процедура на трех полных кварталах, выгружены необходимые данные, и на их основе проведен расчет и выплата квартальных премий сотрудникам.
По итогам первого квартала 100 % сотрудников закрыли свои цели в системе. Должников и просрочек нет. При этом анализ показал, что сотрудники ставят качественные цели, а это является хорошим показателем для данной процедуры.
Разработка становится все более популярной не только как часть системы мотивации и оплаты труда, системы МВО, но и как управленческий инструмент руководителей. Его использование позволяет им намного более эффективно реализовывать управленческую функцию, ставить сотрудникам задачи, отслеживать результаты их выполнения. Количество пользователей системы постепенно растет (на февраль 2019 года их 2241 по головной организации в Москве).
Планы и перспективы
Процедура МВO уже понятна и знакома сотрудникам банка, и ее владельцы готовятся к трансляции этого контура на дочерние компании группы, а также к реализации годового контура комплексной оценки эффективности на этой же платформе. Они уверены, что знакомый и интуитивно понятный интерфейс поможет пользователям так же быстро и успешно освоить новую процедуру. В планах на 2019 год внедрение системы в около 70 филиалах банка по России и дочерних компаниях группы.
Автоматизированная система постановки и оценки квартальных целей сотрудников ПАО Банк «ФК Открытие» – разработка достаточно новая, но она быстро вошла в жизнь специалистов компании. Пользователи уверенно в ней работают и осознают всю серьезность процедуры. По итогам первого квартала запуска 100 % сотрудников закрыли свои цели в системе без долгов и просрочек.
