Автоматизация целеполагания. Как поймать дзен в управлении эффективностью? Часть 2
Часть 2: Автоматизация
Валерия Куропаткина, Лидер практики HR-Tech, ЭКОПСИ
Алина Уварова, Лидер практики Вознаграждение и мотивация персонала, ЭКОПСИ
Александр Суровцев, Эксперт по продукту, Websoft
Итак, мы поговорили о том, как выстроить процессы и методологию.
Пора начинать автоматизацию?
Пора начинать автоматизацию?
Основные сигналы, что вам надо идти в автоматизацию:
- Команда теряет фокус на бизнес-цели из-за непрерывного «пожаротушения»
- Не можете прогнозировать результаты бизнеса из-за недостаточной аналитики
- В компании много систем, но нет единой базы для управления эффективностью
- Возникает много ошибок в процессах. Особенно это обидно когда мы работаем с вознаграждением сотрудников и не можем корректно рассчитать премию
Стоп-факторы, когда не надо идти в автоматизацию:
- Компания маленькая или на начальной стадии роста
- Отсутствие четкой стратегии и целей компании
- Процессы не структурированы и хаотичны
- Нет зрелой команды для работы с системой
Только на пятом шаге у нас начинается то, что многие понимают под автоматизацией.
Когда к нам приходят компании, которые сразу стремятся приступить к этому шагу, мы направляем коллег проводить либо HR-IT-аудит, либо аудит одного конкретного процесса. Уровень зрелости и автоматизации процессов могут и должны развиваться синхронно. Автоматизация может способствовать повышению уровня зрелости до определенного момента, однако низкая зрелость может блокировать дальнейшую автоматизацию.
Методологий оценки зрелости процессов существует множество, мы адаптируем для заказчиков разные подходы. Один из вариантов — оценка по ГОСТ.
Если говорить кратко и упрощая терминологию, мы анализируем процесс по
следующим составляющим:
1. Наличие и распространенность процесса. Бывает такое, что, например, процесс оценки выстроен, но фактически распространяется только на десятерых менеджеров, а по остальной компании не функционирует.
2. Процессы структурированы и описаны. Если процесс существует хаотично, например, в почте, это индикатор того, что выстроенного и структурированного процесса на самом деле нет.
Недавно у нас был яркий пример. Заказчик пришел с запросом на автоматизацию процессов и был уверен, что процесс целеполагания и оценки работает корректно. Выглядел процесс так: в начале года компания ставила цели, некоторые руководители (если не забывали, в необязательном порядке) могли проставить цели своим подчиненным, это согласовывалось по электронной почте. Компания предполагала, что если появится автоматизированная система, то появится и контроль за процессом.
Процесс был не описан и не структурирован, но кроме того, когда мы стали вдаваться в детали, то обнаружили, что показатели выполнения целей ни на что не влияли — система вознаграждения не была привязана к показателям результативности. Таким образом, мы можем сделать заключение, что процесс всё-таки не готов пока к автоматизации.
3. Соответствие процесса описаниям. Бывает такое, что в компании существуют некие регламенты, но при этом процесс работает совсем не так, как описано.
4. Результативность процесса. Насколько процесс качественный, эффективный и действительно ли он влияет на показатели и сотрудников, и руководителей.
5. Соответствие процесса целям компании.
Когда мы понимаем, что процесс в целом зрел и готов к автоматизации, очень важно корректно составить техническое задание.
Многие клиенты приходят с запросом на автоматизацию в формате одного письма. Как правило, в этом письме описывается, что в системе должны быть возможности для постановки целей, оценки и формирования определенных отчетов. Все без детализации. Так делать не надо — это усложняет жизнь и клиенту, и вендору.
В качественной платформе должна быть зашита вся логика процесса, в том числе все возможные маршруты и сценарии согласования.
Что необходимо включить в техническое задание:
- Вариации процесса в зависимости от категорий должностей
- Сценарии постановки, мониторинга, пересмотра, оценки
- Роли и маршруты согласования
- Формулы расчета показателей эффективности
- Виды и форматы оценочных мероприятий
- Детальные требования к аналитическим метрикам
- Перечень интегрируемых ресурсов и интеграционных потоков в рамках процесса
Если к нам приходит крупная компания с очень сложными процессами, мы просим эти процессы отрисовывать в виде схем, либо сами помогаем это сделать. Без таких отрисованных схем мы не только не поймем, насколько процесс готов, но и не сможем определить, насколько система соответствует вашим ожиданиям.
Например, во многих платформах ограничена ролевая модель. Если у вас задействованы 5-6 участников с разными ролями, не все системы смогут это поддержать.
Подсказка
Что учитывать при составлении ТЗ
Часто используются критерии:
- Привлекательный интерфейс, верхнеуровневый перечень процессов
- Возможность любых доработок + готовые процессы
- Низкая стоимость доступа и внедрения
- Безопасность данных
- Минимальный срок внедрения
- Недорогая техподдержка
- Гибкость и простота доработок
- Внедрение решения вендором
Мы рекомендуем учитывать:
- Функциональные возможности (включая схемы процессов, ролевые модели и полномочия)
- Возможности интеграции
- Разумный подход к кастомизации, сильный центр администрирования, возможность доработок без вмешательства в код
- Адекватный срок внедрения
- Адекватная стоимость доступа и внедрения
- Централизованная поддержка, в которую вовлечен вендор
- Актуальная документация по решению и четкий roadmap по развитию решения
- Безопасность данных
- Партнерская экосистема с возможностью выбора интегратора для внедрения
Как выбрать вендора?
Обратите внимание при выборе вендора:
- Релевантный опыт компании
- Реализованные проекты (проведение референс-звонка обязательно)
- Портфолио решений
- Количество и профиль консультантов в штате
- Поддержка после реализации проекта
Websoft HCM — зрелое и гибкое решение, которое позволяет реализовать практически любую методологию:
- Более 25 лет опыта, накопленная экспертиза, отработанная система поддержки и обновлений
- Покрывает все процессы управления талантами, позволяет выстроить сквозной цикл
- Есть коробочные решения с коротким сроком внедрения по всем ключевым процессам
- Сильная админка — можно настраивать формы, полномочия и маршруты без вмешательства в код
- Гибкость и удобство доработок благодаря открытому коду
- Есть все необходимые инструменты для обеспечения безопасности данных
- Есть возможность внедрения ресурсами вендора, интегратора, заказчика
Вовлечение руководителей и сотрудников
Важно, чтобы в проекте были задействованы все держатели процессов, которые за них отвечают, иначе с большой вероятностью вы получите некорректно работающую систему, в которой что-то не будет отражено или будет настроено не в соответствии с целями компании.
Однажды мы спросили участников одного из наших вебинаров: «Какие сложности и барьеры возникали при внедрении HR-платформы?»
Один из самых частых ответов — это сопротивление персонала: непонимание сотрудниками в целом всего процесса и того, чего от них хотят.
Когда вы внедряете систему, и особенно когда делаете это одновременно с организацией нового процесса управления эффективностью, недостаточно сделать просто общую рассылку. Необходимо запланировать и провести полноценную кампанию по вовлечению сотрудников.
Многие наши заказчики начинают подготовку к запуску за несколько месяцев, проводят целый комплекс работ по коммуникации с сотрудниками и очень подробно объясняют, что и зачем будет происходить.
Активности для вовлечения могут быть самыми разными, можно использовать инструменты геймификации. Мы видим примеры, когда в компаниях разыгрывают дополнительные подарки для сотрудников, которые быстрее всех зашли, сориентировались и выполнили необходимые действия в системе. Необходимо определить, как помочь людям адаптироваться.
***
Итак, необходимо правильно выстроить и проработать систему измерения эффективности, определить наиболее критичные процессы для вашей компании и корректно заложить их в систему. Важно подобрать качественные инструменты для автоматизации и обязательно запланировать активности для вовлечения сотрудников и управления изменениями.
