Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Второе дыхание: как видоизменить Е-Staff для автоматизации массового подбора персонала

В компании DPD в России не понаслышке знают о проблемах массового подбора персонала.
Когда ответственные за реализацию проекта сотрудники столкнулись с этой задачей, встал вопрос о «реанимации» системы Е-Staff, которая на тот момент уже использовалась в компании, но не отвечала актуальным требованиям. На помощь специалистам DPD в России в реализации этой комплексной задачи пришли разработчики Е-Staff.

Справка проекта

Компания: DPD в России.
Идея: автоматизация массового персонала подбора путем доработки, внедрения и запуска дополнительных модулей в Е-Staff.
Срок внедрения: 3 месяца
Представитель компании: начальник отдела по подбору персонала Антон Тивас.

О компании DPD 

DPD в России является признанным лидером российского рынка экспресс-доставки посылок и грузов и предлагает сервис на уровне современных мировых стандартов. DPD в России оказывает тысячам клиентам полный комплекс транспортно-логистических услуг и доставляет по всей территории России, в Армению, Белоруссию, Казахстан, Кыргызстан, а также по всему миру.

DPD в России – это часть международной сети DPDgroup и одновременно провайдер, обладающий прекрасным знанием специфики российского рынка экспресс-доставки и грузоперевозок. 

С чем столкнулись 

Е-Staff используется в компании DPD в России с 2014 года. Проблема состояла в том, что система позволяла автоматизировать только точечный подбор персонала, тогда как компания нуждалась и в массовом. Также в доработке нуждалась отчетность по рекрутменту.

Е-Staff получил развитие в ходе создания ресерчингового центра – подразделения по массовому подбору персонала, которое входит в состав отдела по подбору персонала. Ключевая задача, с которой столкнулись сотрудники нового центра, – решить, каким образом осуществлять поиск и процессинг кандидатов на массовые позиции по всей стране. Так, за четвертый квартал 2018 года предстояло закрыть более 600 вакансий по стране.

Ресерчинговому центру необходимо было организовать массовый поиск и обеспечить прозрачность информации относительно поиска по всем кандидатам, которых удалось найти в рамках подбора. Кроме этого, стояла задача вовлечения руководящего состава, который дистанционно также должен был осуществлять процессинг всех кандидатов, и все это с учетом того, что сам ресечинговый центр дислоцируется в городе Смоленске.

Для реализации проекта предстояло внести в Е-Staff определенные изменения, что и было сделано при поддержке разработчиков.

Как это работает 

На текущий момент в Е-Staff, который использует компания, включены базовый модуль (классический подбор), массовый подбор, интернет-модуль для интеграции с карьерными сайтами, интерфейс руководителя, роботизированный поиск.

DPD в России – одна из первых компаний, которой был поставлен модуль роботизированный поиск, позволяющий автоматически собирать резюме с работных сайтов, производить автоматический обзвон соискателей роботом, получать детальные результаты обзвона и многое другое. В компании отмечают, что роботизированный поиск существенно помогает при массовом подборе, хотя и имеет ограничение: на данный момент он ведет сбор резюме с четырех работных сайтов, тогда как ресурсов, на которых есть интересные кандидаты и релевантные резюме, гораздо больше. Расширение спектра карьерных сайтов может быть следующим этапом развития решения.

Относительно новым модулем для использования в компании стал интерфейс руководителя, реализованный в связке с модулем массового подбора для структуризации и организации процессинга всех кандидатов с соответствующей отчетностью. Теперь сотрудники имеют прозрачную информацию при работе над всеми вакансиями вне зависимости от географии их происхождения и локации команды-исполнителя и заказчика. Коммуникация при подборе персонала осуществляется полностью дистанционно: от момента нахождения и приглашения кандидатов на собеседование с проставлением соответствующих статусов до фиксации результатов прохождения интервью непосредственно руководителем. В дальнейшем в системе можно проследить карьерную историю каждого кандидата.


История событий по кандидату

В целях автоматизации массового подбора и управления им Е-Staff был интегрирован с кадровой учетной системой компании, через которую, помимо прочего, осуществляется заявка на подбор. Заявка, которая предназначена для закрытия штатной массовой вакансии, после согласования начальником отдела по подбору персонала автоматически напрямую попадает в Е-Staff, и сотрудники ресечингового центра сразу видят новую вакансию, поступившую им в работу.

Рекрутеры активно используют смс-рассылки, автоматически настроенные через базу, и уведомления кандидатам: письма с напоминаниями о предстоящих встречах, месте собеседования либо сообщение об условиях коммуникации при утверждении кандидата.
Доработана и активно используется отчетность как по массовым, так и по точечным вакансиям в отношении каждого рекрутера и кандидата, что позволяет анализировать эффективность работы. Также в Е-Staff ведется отчетность по эффективности источников привлечения персонала, что положительным образом сказывается на экономической эффективности системы подбора в целом.


Фрагмент отчета по вакансиям

Интересные решения 


На финальных стадиях доработки и реализации находятся два решения: голосовой робот и чат-бот.

Голосовой робот Юля ранее использовался в контактном центре при осуществлении коммуникации с клиентами компании. После определенных доработок со стороны разработчиков Е-Staff он будет применяться при совершении исходящих звонков по найденным резюме. В программе автоматически формируются очередность обзвона кандидатов, результаты обзвона, очередность задач для обзвона, информация по его результатам и т.д.

Чат-бот будет коммуницировать с кандидатами по конкретным вакансиям, а анкеты, полученные по итогам общения, будут автоматически формироваться и попадать в Е-Staff.

Масштаб проекта


Системой пользуются порядка 70 человек: рекрутеры отдела подбора персонала, сотрудники ресечингового центра, руководители, то есть заказчики, оставляющие заявки на подбор. Количество резюме, которые содержит база, неустанно растет и исчисляется десятками тысяч.


Список групповых интервью

Результаты проекта

1. Получена полностью прозрачная картина по массовому подбору персонала от момента поиска кандидатов до закрытия вакансии.
2. Доступна информация по всему процессингу кандидатов, а также об эффективности процесса по результатам отчетности.
3. Реализована возможность в режиме 24/7 обратиться к результатам текущего и предыдущего подбора.
4. Минимизирован ручной труд сотрудников, увеличена эффективность рекрутмента при сохранении штатной численности сотрудников (без системы ее необходимо было бы увеличить в 2 раза для закрытия сотен вакансий за квартал).

Планы и перспективы 

Специалисты DPD в России регулярно отслеживают современные тенденции рекрутмента, чтобы эффективно и своевременно отвечать вызовам рынка. Они уверены, что реализованные доработки – это не последний проект в деле автоматизации массового подбора персонала. Остается только следить за тенденциями рынка и быть готовыми оперативно программировать соответствующие доработки и внедрять их на базе Е-Staff. Уже осуществленный проект продемонстрировал: в компании умеют слаженно и оперативно решать поставленные задачи, а разработчики Е-Staff всегда готовы оказать поддержку для реализации коробочных и индивидуальных решений.



Популярные сообщения из этого блога

Только без рук, или Как в системе обучения автоматизировать все, что делалось вручную

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Опыт внедрения WebTutor в ПАО «Транснефть»

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Классификация HR-систем