Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Хранение почтовой переписки с кандидатами в E-Staff

В очередной статье о функциях E-Staff расскажем о возможностях системы получать и сохранять в базе переписку пользователей с кандидатами и контактными лицами.

Возможности системы:

  • Загрузка сообщений из почтовой системы
  • Просмотр сообщений
  • Хранение сообщений
  • Поиск по архиву сообщений

Эта возможность, несложная по настройкам, открывает рекрутерам интересные новые возможности для автоматизации взаимодействия с кандидатами.

Зачем эта возможность?

Очень часто рекрутеру необходимо просматривать переписку с соискателем, которая велась по электронной почте.

Без автоматизации, требуется несколько действий:

  • скопировать из карточки кандидата его e-mail, 
  • открыть почтовую программу, 
  • запустить поиск 
  • найти все соответствующие письма. 


Для этого рекрутеру придется переключиться на другое приложение. Поиск может занять достаточно ощутимое время при больших объемах почтовой базы.

Чтобы этого избежать, в E-Staff реализован функционал хранения переписки, причем не только с кандидатами, но и с другими контактными лицами (например, внешними контрагентами).

Сканирование почтовых ящиков 

После настройки на основании указанных учетных данных пользователя программа сканирует его почтовый ящик и сверяет электронные адреса всех кандидатов и контактных лиц, которые есть в базе, на предмет наличия писем. Если письма будут обнаружены, то они автоматически подгружаются системой в базу E-Staff и закрепляются за соответствующей карточкой.

Сканирование происходит в соответствии с расписанием, заданным администратором. Например, каждые полчаса.



Просмотр загруженных писем 

Рекрутер может просмотреть переписку прямо в карточке кандидата в разделе «Переписка по E-mail». Никакого дополнительного поиска производить не нужно –  достаточно просто в этой же карточке перейти в соответствующий подраздел. Он содержит список загруженных писем в хронологическом порядке, относящихся к определенному человеку, с пометкой «Входящее/Исходящее».

Аналогичным образом отображается переписка с другими контактными лицами, внешними контрагентами. Просмотреть общий список загруженных почтовых сообщений можно в главном окне программы, в разделе «E-mail-переписка».



Использование функционала позволяет:

  • Экономить время на рутинных операциях. 
  • Повысить качество взаимодействия с кандидатами и контактными лицами.
  • Сохранить всю историю переписки и иметь к ней удобный доступ 24/7.


Популярные сообщения из этого блога

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Как подсчитать стоимость подбора персонала, опираясь на показатели воронки подбора?

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации