Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Доработки для «коробки» WebTutor или Автоматизация процедуры оценки в новом интерфейсе

Система WebTutor - гибкий инструмент для автоматизации HR-процессов компании. В системе множество готовых,"коробочных" инструментов и интерфейсов, но они не всегда подходят для решения всех задач. Проекты по автоматизации на платформе WebTutor можно разделить на 2 категории:


Особенность WebTutor в том, что это не просто автоматизированная HR система, а полноценная среда разработки, позволяющая заказчику настроить решение максимально гибко, сохранив при этом совместимость с "коробочным" продуктом. В этом кейсе мы расскажем о проекте по автоматизации оценки, в котором заказчик своими силами глубоко кастомизировал систему.

Специалисты Московской Биржи, начав автоматизировать процедуру оценки на базе коробочной версии WebTutor, спустя некоторое время пришли к выводу о необходимости другого подхода. Инициаторы проекта решили полностью поменять интерфейс, чтобы сделать систему более удобной в соответствии с нуждами компании. Разработка, которая уже находится в эксплуатации, продолжает дорабатываться и улучшаться.

Справка проекта

Компания: Московская Биржа
Идея: упростить процедуру оценки, создав новый интерфейс на базе коробочной версии WebTutor.
Срок реализации: 1,5 года.
Представитель компании:  руководитель направления автоматизации Ирина Орехова.

Группа «Московская Биржа» включает в себя ПАО «Московская биржа», которое управляет единственной в России многофункциональной биржевой площадкой по торговле акциями, облигациями, производными инструментами, валютой, инструментами денежного рынка и товарами. В состав Группы также входит центральный депозитарий (НКО АО «Национальный расчетный депозитарий»), а также клиринговый центр (НКО НКЦ (АО)), выполняющий функции центрального контрагента на рынках, что позволяет Московской бирже оказывать клиентам полный цикл торговых и пост-трейдинговых услуг.

Московская биржа была образована в декабре 2011 года в результате слияния двух основных российских биржевых групп — Группы ММВБ (год основания 1992) и Группы РТС (год основания 1995). Возникшая в результате слияния вертикально интегрированная структура, обеспечивающая возможность торговли всеми основными категориями активов, была переименована в Московскую биржу. 

С чем столкнулись 

Московская Биржа реализовала три подхода к автоматизации процедуры оценки: в 2016, 2017 и 2018 годах, ежегодно производя ряд доработок в системе. С конца 2015 для автоматизации процедуры оценки использовалась коробочная версия WebTutor. Но в конце 2017 года было принято решение на ее базе реализовать абсолютно новый интерфейс и сделать систему более простой и гибкой, а самое главное увеличить скорость ее работы. После полутора лет, прошедших с момента написания ТЗ до запуска в эксплуатацию, в базовый функционал системы продолжают вноситься изменения и улучшения. Только теперь работы, вначале начатые сторонней компанией, в Московской Бирже реализуются силами внутренних разработчиков.

Как это работает 

Инициаторы проекта ставили своей целью упростить и построить эффективную систему оценки на базе корпоративных и индивидуальных KPI. В компании внедрены три вида KPI: корпоративный, индивидуальный и проектный. На основании этого построена модель комплексной автоматизации, где под каждый уровень должности, грейда и в зависимости от деятельности сотрудника пользователю предоставляется доступ к тем или иным функциональным возможностям WebTutor.

На базе коробочной версии системы был создан полностью новый интерфейс, который позволяет задействовать все базовые функции WebTutor на стороне бэкенда. Это, в том числе, архивное хранение, переподчинение, регрейдинг, уникальный документооборот под каждую категорию должности в зависимости от подчиненности, разноуровневая подчиненность и согласование тех или иных функций.




Формы оценки

В системе реализован ряд ролей, каждая из которых обладает гибкими правами, позволяющими управлять теми или иными полями в зависимости от этапа документооборота. Например, обычный сотрудник, находящийся на этапе постановки целей, может поставить цели, отредактировать их, отправить на согласование. Руководитель обладает правами, чтобы согласовать, отклонить, отредактировать, откаскадировать, декомпозировать цели, причем на непосредственных подчиненных либо на других сотрудников компании. Функциональный руководитель наблюдает за функциональными подчиненными и может корректировать те или иные цели. Вышестоящий руководитель имеет права согласовывать цели. Администраторам и HR бизнес-партнерам доступны абсолютно любые функции в отношении подчиненных сотрудников в управленческой структуре.


Интерфейс кабинета руководителя

Благодаря доработкам на любом этапе с легкостью можно отследить, от кого первоначально делегирована или каскадирована задача, когда это было сделано и на основании чего.
Также в системе была доработана панель руководителя – полностью изменен инструмент управления эффективностью подчиненных сотрудников. Добавлены планы эффективности в виде карточного отображения и различные фильтры, которые помогают управлять не только работающими сотрудниками, но и находящимися в декретном отпуске, работающими в декретном отпуске, уволенными, функциональными сотрудниками, подчиненными функциональными сотрудниками, а также сотрудниками, которым делегированы функции.
Кроме этого, создана система гибких комментариев (например, к функции каскадирования и декомпозиции), а внутри плана эффективности реализован индивидуальный чат, где каждый сотрудник добровольно может оставить сообщение (например, дату согласования плана). Благодаря отметкам о системных действиях (согласовано, утверждено, дата) есть возможность гибкого отслеживания изменений планов на дату.



Итоговые формы оценки эффективности


Также реализована функция полноценного визуального поиска не только по спискам, но и по карточкам, что позволило быстро и удобно координировать функции управления эффективностью внутри портала.

Интересные решения 

Основной отличительной особенностью системы инициаторы проекта считают гибкий дизайн и гибкую настройку бэкенда, благодаря чему абсолютно все внутренние справочники системы оценки являются настраиваемыми. Благодаря заложенной логике можно управлять всеми типами целей, типами шкал целей, типами категорий сотрудников, которым доступны те или иные инструменты.

Иными словами, в системе абсолютно все можно настроить под узкую категорию должностей. При этом процедура останется одна (в компании каждый год проходит одна процедура на постановку целей и одна процедура на ИПР), но при этом все, что касается узкой деятельности группы сотрудников, кастомизировано.

Масштаб охвата 

Общее количество пользователей системы составляет около 1150 человек, в число которых входят как сотрудники, оформленные по основному месту работы, так и те, которые работают по договорам ГПХ, срочным трудовым договорам, являются совместителями. Система охватывает все уровни управленцев, включая топов, и сотрудников.

Результаты 

Так как портал создан на базе одной страницы и включает ряд генерящихся на лету приложений, это позволило увеличить скорость загрузки. Время загрузки дерева удалось снизить с 3-4 минут до 30 секунд, личного кабинета и кабинета руководителя – до 2 секунд.
Благодаря юзабилити портала, гибкому и удобному интерфейсу отсутствует необходимость обучать сотрудников работе с системой. Она настолько интуитивно понятная, что самообучение занимает не более нескольких минут. Это возможно благодаря тому, что пользователю доступны те базовые функции WebTutor, которые нужны на каждом этапе документооборота: на этапе постановки целей только функции для постановки целей, на этапе согласования – только функции для согласования и т.д. Тем самым человек поэтапно изучает систему и постепенно запоминает, как с ней полноценно работать.
После 1,5 месяцев эксплуатации (на период апреля 2019 года) 960 сотрудников воспользовались системой. Заполнено 895 планов эффективности.

Планы и перспективы 

Автоматизация системы оценки стала первым шагом к автоматизации ключевых бизнес-процессов в компании. В планах на текущий год – улучшить все бизнес-процессы Московской Биржи и внедрить  модуль адаптации постановки целей на испытательный срок, который находится на этапе доработки.

Итоги 

Новая система Progress MOEX – это:
  • Легкий интерфейс на базе WEB со скоростью загрузки любой страницы около 3-6 секунд.
  • Личный кабинет сотрудника/руководителя, в котором разработаны представления, помогающие управлять процессами постановки, корректировки целей и итоговой оценки.
  • Контроль времени по шагам процесса постановки.
  • Возможность индивидуального делегирования полномочий и отмены делегирования подчиненным сотрудником.
  • Улучшенные функции каскадирования/декомпозиции. Для руководителей реализован просмотр списка сотрудников, которым была каскадирована/декомпозирована цель, для всех сотрудников реализован просмотр ФИО того, кто каскадировал/декомпозировал цель. 
  • Доработанный интерфейс системы (автоматическое расширение окон ввода теста, отчеты и индивидуальные формы выгружаются расширением xls, при вводе значений порога реализовано использование разделителей: «.» или «,»). 

Популярные сообщения из этого блога

Как выбрать систему HR-автоматизации? Сравниваем несравнимое.

Своим путем: составляем адаптивные учебные планы сотрудника

Классификация HR-систем

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Опыт внедрения WebTutor в ПАО «Транснефть»